Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её корректное оформление регулируется нормативными актами (Приказ Минтруда РФ № 320н от , Инструкция по заполнению трудовых книжек и др.). Ниже представлен подробный гид, который поможет кадровикам и бухгалтерам избежать типичных ошибок и оформить записи в соответствии с актуальными требованиями на 2026 год.

Общие требования к оформлению

• Язык заполнения – исключительно русский.
• Пишем черными или синими чернилами (не карандашом, не гелевой ручкой, которая может стираться).
• Отступы и выравнивание – записи делаются строго по строкам, без переносов слов через дефис.
• Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочного текста одной тонкой линией, сверху пишется правильная информация и ставится подпись ответственного лица с расшифровкой и датой.
• Подписи – обязательны подписи работника и уполномоченного представителя работодателя (кадровик, бухгалтер) с указанием ФИО и должности.
• Печать организации ставится на ьном листе и, при необходимости, на вкладыше.

ьный лист (страница 1)

На ьном листе указываются личные данные работника. Образец заполнения:

Фамилия ___________________________

Имя _____________________________

Отчество ________________________

Дата рождения (дд.мм.гггг) _______

Место рождения __________________

Образование _____________________

Специальность / профессия _______

Серия и номер трудовой книжки ___ / __________

Дата выдачи (дд.мм.гггг) _______

Подпись работника _______________ Дата __.__.____

Подпись уполномоченного лица ___________ Дата __.__.____

Печать организации (круглая) __________

Важно! Если данные изменяются (например, фамилия после замужества), вносится дополнительная запись в разделе «Изменения личных данных» (см. п. 4).
Запись о приёме на работу
Заполняется в разделе «Сведения о работе» (строка с номером 1). Порядок заполнения:

В колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма (дд.мм.гггг).
В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» – полное название работодателя.
В колонке «Должность, профессия, специальность» – точно как в трудовом договоре.
В колонке «Основание» – номер и дата приказа о приёме (например: «Приказ № 123 от »).
Подписи работника и уполномоченного лица, печать организации.

Образец записи:
Дата

Наименование организации ООО «ТехноСервис»

Должность, профессия, специальность Инженер-программист

Основание Приказ № 123 от

Подпись работника _____________ Дата

Подпись уполномоченного лица ___________ Дата

Печать организации __________

Запись о переводе (внутреннем или внешнем)
Перевод оформляется как новая запись в том же разделе «Сведения о работе».

Указывается дата перевода.
В колонке «Наименование организации» – если перевод внутри одной компании, пишем то же наименование; если переход к другому работодателю – новое название.
В колонке «Должность» – новая должность.
В колонке «Основание» – номер и дата приказа о переводе.

Пример:
Дата

Наименование организации ООО «ТехноСервис»

Должность, профессия, специальность Старший инженер-программист

Основание Приказ № 456 от

Подписи … (как в п. 3)

Запись об увольнении (прекращении трудового договора)
Заполняется в том же разделе после последней записи о работе.

Дата увольнения – последний день работы.
Наименование организации – как в трудовом договоре.
Должность – та, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
Основание – номер и дата приказа об увольнении, а также основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.п.).
Подписи работника и уполномоченного лица, печать.

Образец:
Дата

Наименование организации ООО «ТехноСервис»

Должность, профессия, специальность Старший инженер-программист

Основание Приказ № 789 от (по соглашению сторон)

Подпись работника _____________ Дата

Подпись уполномоченного лица ___________ Дата

Печать организации __________

Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество)
Данные вносятся в отдельный блок «Изменения личных данных», расположенный после ьного листа.

Указывается дата изменения.
В колонке «Прежние данные» – старые ФИО.
В колонке «Новые данные» – новые ФИО.
Основание – документ, подтверждающий изменение (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
Подписи и печать.

Пример:
Дата изменения

Прежние данные Иванова Анна Сергеевна

Новые данные Петрова Анна Сергеевна

Основание Свидетельство о браке № 45/2026 от

Подписи … (как выше)

Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С года ведение трудовых книжек допускается в электронном виде. При переходе на ЭТК:

На бумажном носителе делается запись о выдаче электронной трудовой книжки (в разделе «Сведения о выдаче дубликата/электронной трудовой книжки»).
Указывается серия и номер ЭТК, дата выдачи, реквизиты организации, которая выдала ЭТК.
Подписи работника и уполномоченного лица, печать.

Образец записи о выдаче ЭТК:
Дата выдачи ЭТК

Серия и номер ЭТК ЭТК 001234567

Организация, выдавшая ЭТК ООО «ТехноСервис»

Основание Приказ № 10 от о переходе на электронный формат

Подписи … (как выше)

Вкладыш в трудовую книжку
Если все страницы одного из разделов заполнены, к трудовой книжке пришивается вкладыш. Он считается неотъемлемой частью документа.

Вкладыш оформляется по тем же правилам, что и основной лист.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись: «Исправленному на … Выдан вкладыш серия … номер …».
Указываются серия и номер вкладыша, дата его выдачи, подписи и печать.

Пример записи на обложке:
Исправленному на Выдан вкладыш серия ВК 001 номер 00012

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие даты – всегда указывайте полную дату (дд.мм.гггг).
Неполное наименование организации – пишите полное официальное название без сокращений, если только они не утверждены уставом.
Исправления корректирующей жидкостью – запрещено. Исправляйте только зачёркиванием и подписью.
Отсутствие ссылки на приказ – основание записи должно содержать номер и дату соответствующего приказа.
Неправильное расположение записи – записи вносятся строго в хронологическом порядке, без пропусков строк.
Отсутствие печати – на ьном листе и при выдаче вкладыша/ЭТК печать обязательна.

Правильное заполнение трудовой книжки – залог законности трудовых отношений и защита прав работника. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, вы сможете оформить документ без ошибок и избежать возможных споров в будущем. Помните, что актуальные нормативные акты могут изменяться, поэтому периодически сверяйтесь с последними версиями Приказа Минтруда и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 год.