Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ. С 2026 года правила оформления трудовых отношений претерпели значительные изменения, особенно в части перехода на электронные формы учета. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу, как бумажную, так и электронную — с учетом актуальных требований законодательства, сроков, необходимых документов и типичных ошибок.
Обязательные документы при приеме на работу в 2026 году
Перед оформлением трудовой книжки работодатель обязан запросить у кандидата следующие документы:
- Паспорт — для идентификации личности;
- СНИЛС, для регистрации в системе персонифицированного учета;
- Трудовая книжка — если работник уже имеет трудовой стаж;
- СТД-Р или СТД-СФР — если работник перешел на электронную трудовую книжку (см. ниже);
- Документ об образовании — при необходимости для подтверждения квалификации;
- Документ о воинской обязанности — для мужчин 18–27 лет;
- Справка об отсутствии судимости, при работе в определенных сферах (образование, здравоохранение и др.).
Важно! С 1 января 2026 года новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, не получают бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде.
Бумажная трудовая книжка: когда и как оформлять
Кто получает бумажную трудовую книжку?
Бумажная трудовая книжка оформляется только в следующих случаях:
- Работник уже имел трудовой стаж до 1 января 2026 года;
- Работник подал заявление о желании продолжать ведение бумажной трудовой книжки (даже если впервые устраивается на работу после 2026 года — это возможно по его инициативе);
- Работник потерял трудовую книжку и оформляет дубликат.
Как оформить трудовую книжку при первичном трудоустройстве?
Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки — работодатель обязан оформить ее в течение 5 рабочих дней с даты подписания трудового договора (ст. 66 ТК РФ, п. 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Порядок оформления:
- Заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия (по паспорту и заявлению работника).
- Внести запись о приеме на работу (см. раздел 3).
- Сделать отметку о выдаче книжки под роспись работника.
- Заверить печатью организации (если она используется).
Важно! Записи в трудовой книжке вносятся только чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша, корректора или исправлений недопустимо.
Запись о приеме на работу: образец и правила
Запись о приеме на работу — самая важная в трудовой книжке. Она подтверждает начало трудовых отношений и является основой для расчета стажа.
Формулировка записи
Запись должна содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дата приема на работу (день, месяц, год);
- Наименование должности (в соответствии со штатным расписанием);
- Основание для приема — «принят на работу по трудовому договору»;
- Номер и дата приказа (например, «приказ № 15 от »).
Пример записи:
1. г. принят на работу в должности бухгалтера по трудовому договору № 23 от г.
Использование штампов
Работодатель может использовать готовые штампы с наименованием организации и стандартными формулировками. Однако даты, номера приказов и должности всегда указываются от руки — это требование Инструкции № 58.
Электронная трудовая книжка: что нужно знать в 2026 году
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Все записи о трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод, награждения) автоматически передаются работодателем через систему.
Как проверить, есть ли у кандидата ЭТК?
При приеме на работу уточните у соискателя:
- Предоставил ли он СТД-Р (сведения о трудовой деятельности, выданные работодателем) или СТД-СФР (выписка из ПФР через Госуслуги);
- Подавал ли он заявление в ПФР о переходе на ЭТК — это можно проверить через личный кабинет на Госуслугах.
Если работник предоставил СТД-Р/СТД-СФР — бумажная трудовая книжка не оформляется!
Как внести запись в ЭТК?
Работодатель обязан:
- В течение одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу передать сведения в ПФР через сайт Работодатель (https://cabinets.pfrf.ru) или через ЭДО (электронный документооборот);
- Убедиться, что данные переданы успешно — система выдает подтверждение;
- Предоставить сотруднику распечатку подтверждения (по его запросу).
Дубликат трудовой книжки: как оформить при утере
Если работник потерял трудовую книжку, работодатель обязан:
- Получить от работника заявление о выдаче дубликата;
- Запросить подтверждающие документы о трудовом стаже (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, выписки из ПФР);
- В дубликате в разделе «Сведения о работе» сначала вносятся все ранее проработанные периоды, на основании подтвержденных документов;
- Затем — запись о текущем месте работы;
- Дубликат оформляется в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления.
Важно! Дубликат заверяется печатью и подписью руководителя. В нем делается отметка: «Дубликат».
Сроки оформления: что говорит закон
Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции № 58:
- Оформление трудовой книжки при первичном трудоустройстве — не позднее 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора;
- Внесение записи о приеме — в день издания приказа (но не позднее 5 дней);
- Передача данных в ПФР для ЭТК, в течение 1 рабочего дня после приказа;
- Выдача дубликата — в течение 15 рабочих дней.
Нарушение сроков — основание для штрафа! Работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Внесение записи от руки карандашом или краской другого цвета — недопустимо. Используйте только чернила.
- Ошибка 2: Использование корректора или перечеркивание записей — запрещено. При ошибке делается исправление с пометкой «исправлено», подписью и печатью.
- Ошибка 3: Не передаются данные в ПФР для ЭТК — нарушение закона. Даже если сотрудник имеет бумажную книжку, данные о нем все равно должны передаваться в ПФР, если он подал заявление на ЭТК.
- Ошибка 4: Не проверяется наличие ЭТК, работодатель может оформить бумажную книжку, хотя сотрудник уже имеет ЭТК. Это приведет к дублированию и юридическим спорам.
В 2026 году система учета трудовой деятельности в России находится на перепутье между бумажной и цифровой формами. Ключевые принципы:
- Новые сотрудники без стажа — только электронная трудовая книжка.
- Сотрудники со стажем — бумажная книжка (если не подали заявление на ЭТК).
- Все записи — строго по Инструкции № 58, с соблюдением сроков и формы.
- Электронные данные — передаются в ПФР в течение 1 дня после приказа.
- Документы — всегда проверяйте СТД-Р/СТД-СФР, чтобы не оформить лишнюю книжку.
Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность, а гарантия прав работника на пенсию, компенсации и социальные льготы. Ответственность за ее ведение лежит на работодателе, не пренебрегайте этим!
Рекомендация: Внедрите внутренний регламент по ведению трудовых книжек, назначьте ответственного сотрудника (кадровика или секретаря) и регулярно проходите обучение по изменениям в трудовом законодательстве — это сэкономит вам время, деньги и нервы.
Для получения актуальных образцов и шаблонов записей обращайтесь к официальным источникам: КонсультантПлюс, Гарант, Госуслуги.