Трудовая книжка — это официальный персональный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно законодательству Российской Федерации, она является основным доказательством трудовой деятельности и используется для расчета пенсии, подтверждения стажа, оформления льгот и других социальных гарантий. В 2026 году процесс оформления на работу с использованием трудовой книжки претерпел ряд изменений, особенно в связи с переходом на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём все этапы оформления, правила заполнения, особенности бумажной и электронной трудовой книжки, а также ответим на ключевые вопросы работодателей и новых сотрудников.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это государственный документ, утверждённый Правительством РФ, в который вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводе на другую работу;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях;
- смене фамилии, имени или отчества;
- переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Она обязательна для всех работников, заключивших трудовой договор на срок более 5 дней. Документ выдаётся работнику бесплатно при первом трудоустройстве.
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве
Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него ещё нет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Зарегистрировать сотрудника в качестве нового работника.
- Оформить ему трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора.
- Заполнить ьный лист и внести первую запись о приёме на работу.
Как заполнить ьный лист трудовой книжки
ьный лист заполняется от руки чёрными чернилами или печатным способом. Допускается использование печатной формы, но только если она соответствует утверждённому образцу. Обязательные реквизиты:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
- Дата рождения, число, месяц, год;
- Образование — указывается по документу (например, «среднее общее», «высшее»);
- Специальность — по диплому или другому документу об образовании;
- Дата заполнения — день, когда книжка выдана;
- Подпись работника — ставится в присутствии ответственного лица;
- Печать организации — обязательна, если организация имеет печать.
Важно! Записи вносятся только на русском языке, даже если организация расположена в республике с другим государственным языком. Исключение — только если законодательство республики предусматривает двуязычное ведение, но в этом случае русский язык должен присутствовать обязательно.
Запись о приёме на работу: образец и правила
Первая запись в трудовой книжке — это приём на работу. Она вносится на основании:
- трудового договора (письменного);
- приказа о приёме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма по согласованию с работодателем).
Образец записи:
«Принят на работу»
15 марта 2026 года
Приказ № 12/2026 от
На должность: менеджера по продажам
Структурное подразделение: отдел продаж
Правила внесения:
- Запись делается в хронологическом порядке — дата приёма должна совпадать с датой начала работы;
- Указывается полное наименование должности, соответствующее штатному расписанию;
- Если есть структурное подразделение, его тоже указывают;
- Основание — номер и дата приказа (не указывается «по трудовому договору» — это не является основанием для записи в книжке!);
- Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как оформить и что изменится в 2026 году
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. По состоянию на 2026 год:
- ЭТК, это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в Пенсионном фонде РФ (ПФР);
- Работодатель обязан передавать сведения о сотруднике в ПФР в электронном виде;
- Сотрудник может выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на ЭТК.
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процедура проста:
- Сотрудник подаёт заявление в письменной форме (бланк утверждён Приказом Минтруда № 585н) — добровольно.
- Работодатель вносит запись в бумажную книжку: «Сведения о трудовой деятельности переданы в ПФР в виде электронного документа».
- С этого момента все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются только в ЭТК.
- Бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ, но новые записи в неё не вносятся.
Где посмотреть ЭТК?
Доступ к электронной трудовой книжке есть у каждого гражданина через:
- Личный кабинет на Госуслугах;
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — es.pfrf.ru;
- Мобильное приложение «ПФР»;
- В офисе ПФР по предварительной записи.
Важно! Если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Оформление дубликата трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней с момента обращения работника.
Для этого:
- Работник пишет заявление с просьбой выдать дубликат;
- Работодатель собирает все документы, подтверждающие трудовой стаж (приказы, справки, выписки из архива);
- На ьном листе дубликата делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»;
- Все записи переносятся на основании подтверждающих документов;
Особенности при работе по совместительству и вахтовым методом
- Совместительство — запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника. Если сотрудник хочет, чтобы его работа по совместительству учитывалась в стаже — он подаёт заявление, и работодатель вносит запись. Иначе — не вносится.
- Вахтовый метод, запись о приёме на вахту вносится как обычная трудовая деятельность. Указывается место работы (например, «Место работы: нефтяная вышка №7, Ямало-Ненецкий АО»), сроки вахты и должность.
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Вести журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Вести журнал движения трудовых книжек, кто, когда и зачем забирал книжку;
- Сохранять трудовые книжки в течение 75 лет после увольнения сотрудника;
- Передавать сведения в ПФР в сроки, установленные законом (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа);
- Не допускать ошибок в записях — они могут привести к нарушению прав работника на пенсию и к штрафам от трудовой инспекции.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить трудовую книжку через Госуслуги?
Нет. Госуслуги позволяют только запросить выписку из ЭТК, но не получить саму бумажную книжку. Бумажную книжку выдаёт работодатель при первом трудоустройстве.
Можно ли отказаться от трудовой книжки?
Нет. Трудовая книжка, обязательный документ. Но можно перейти на электронную форму, подав заявление. Отказаться от ведения документа полностью нельзя.
Можно ли устанавливать испытательный срок при первом трудоустройстве?
Да, можно. Исключение — только для отдельных категорий граждан (например, несовершеннолетние, лица, окончившие учебные заведения и впервые устраивающиеся по специальности). В остальных случаях испытание устанавливается по соглашению сторон, но не более 3 месяцев.
Что делать, если в трудовой книжке ошибка?
Ошибка исправляется следующим образом:
- Неверная запись не зачёркивается и не перечёркивается;
- Справа от неё делается новая запись: «Запись № X признана недействительной»;
- После этого вносится правильная запись с указанием основания (например, «на основании приказа № 15 от »);
- Запись заверяется подписью и печатью.
Оформление на работу по трудовой книжке — это не просто формальность, а важнейший элемент защиты прав работника. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки становятся нормой, работодатели должны быть готовы к ведению двух форм учёта: бумажной (для тех, кто не перешёл на ЭТК) и электронной (для всех остальных).
Самое главное помнить: каждая запись в трудовой книжке — это юридически значимый акт. Ошибки, пропуски или несвоевременное внесение данных могут привести к нарушению пенсионных прав сотрудника и к серьёзным штрафам со стороны трудовой инспекции. Поэтому ответственность за ведение трудовых книжек должна быть чётко распределена, а кадровые сотрудники — регулярно проходить обучение по актуальным правилам.
Следите за изменениями в законодательстве, используйте официальные формы и образцы, и ваша организация будет работать в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на сайте Минтруда РФ и Пенсионного фонда России.