Оформление трудовой книжки работника — это процесс документального закрепления трудового стажа сотрудника, который включает в себя заведение документа, внесение в него сведений о приеме на работу, переводах, увольнениях и других значимых кадровых изменениях․ В 2026 году этот процесс имеет свои особенности, связанные с параллельным существованием бумажных и электронных форм учета․
Форматы ведения трудового стажа в 2026 году
На сегодняшний день работодатели используют две основные формы учета трудовой деятельности:
- Бумажная трудовая книжка (БТК): традиционный документ, который хранится у работодателя и выдается сотруднику при увольнении․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): цифровой реестр сведений, который ведется в системе Социального фонда России (СФР)․
Оформление при первом трудоустройстве
Если сотрудник устраивается на работу впервые в 2026 году, работодатель сразу оформляет ему электронный документ․ В этом случае бумажная книжка не заводится, а все сведения передаются напрямую в СФР․
Порядок перехода с бумажной книжки на электронную
Переход на электронный формат является правом, а не обязанностью работника․ Важно помнить следующие правила:
- Добровольность: Работодатель не имеет права требовать от сотрудника подачи заявления о переходе на ЭТК․ Принуждение к этому является нарушением трудового законодательства․
- Процедура перехода: Если работник решил перейти на электронный формат, работодатель должен:
- Передать сведения о переходе в СФР․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки в течение трех рабочих дней․
- С этого момента вносить все новые записи исключительно в электронную систему․
- Дублирование записей: Сотрудники, которые в 2020 году заявили о желании дублировать записи в бумажную книжку, сохраняют это право и в 2026 году․
- Отсутствие выбора: Если работник не подавал никаких заявлений, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку в обычном режиме․
Правила заполнения трудовой книжки: основные аспекты
ьный лист
При оформлении новой бумажной книжки кадровику необходимо максимально точно заполнить ьный лист, указав:
- ФИО работника полностью;
- Дату и место рождения;
- Дату и номер выдачи книжки;
- Наименование организации, выдавшей документ․
Записи о работе
В основной части книжки фиксируются следующие события:
- Прием на работу: указывается дата, наименование организации, отдел и должность․
- Переводы: записи о перемещении сотрудника на другую должность или в другое подразделение․
- Увольнение: основание прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ․
Важно: В 2026 году при оформлении нестандартных режимов работы (например, вахтовый метод или совместительство) следует четко прописывать эти условия в трудовом договоре и соответствующим образом отражать их в записях, если того требует актуальный приказ Минтруда․
Заверение копий трудовой книжки
Порядок заверения копии трудовой книжки в 2026 году зависит от того, куда сотрудник предоставляет этот документ․ Существуют разные требования к заверению для государственных органов, банков или будущих работодателей․ Рекомендуется уточнять требования принимающей стороны перед заверением․
Как получить сведения об ЭТК?
Для тех, кто перешел на электронный формат, доступны следующие способы получения выписки о стаже:
- Через портал Госуслуги (заказ электронной выписки)․
- Лично в клиентской службе СФР․
- Через многофункциональные центры (МФЦ)․
Оформление трудовой книжки в 2026 году требует от кадровика внимательности к выбору формы учета (бумажная или электронная) и строгого соблюдения сроков передачи данных в СФР․ Главным приоритетом остается соблюдение прав работника на выбор удобного способа фиксации своего трудового стажа․