Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника. В современных организациях её оформление тесно связано с бухгалтерией‚ поскольку бухгалтерия отвечает за учёт бланков‚ движение книжек и‚ в случае электронного формата‚ за ввод данных в 1С. В статье разберём‚ как правильно оформить трудовую книжку‚ какие документы нужны‚ где участвует бухгалтерия и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Правовая база

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется:

• Приказом Минтруда РФ № 320н от  г. «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
• Постановлением Минтруда РФ от  г; № 69 (Приложение N 3 – форма книги учёта);
• Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников (приказ от  г.).

С 2025 года в большинстве компаний вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Перейти на электронный формат можно только после подачи заявления сотрудником и внесения закрывающей записи в бумажную книжку.

Кому принадлежит процесс оформления?

Необходимые документы

1. Заявление о ведении трудовой книжки в 1С (бумажный или электронный формат). В колонке «Вид заявления» указывается выбранный порядок.
2. Копия паспорта и ИНН сотрудника.
3. Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
4. Согласие на обработку персональных данных (для ЭТК).
5. Приём‑расходный журнал движения книжек (форма Приложение N 3).

Пошаговый процесс оформления

Шаг 1. Сбор заявления

Сотрудник заполняет форму «Заявление о ведении трудовой книжки в 1С». В поле «Вид заявления» выбирает:

• «Ведение бумажной трудовой книжки»;
• «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».

Поля «Руководитель» и «Должность» заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка → Организация → Учетная политика).

Шаг 2. Регистрация в 1С

Бухгалтерия открывает модуль Кадры → Трудовые книжки и вводит данные из заявления. При выборе электронного формата система автоматически создаёт запись в базе «ЭТК» и генерирует QR‑код для будущего доступа сотрудника.

Шаг 3. Выдача/приём бланка

Если выбран бумажный вариант‚ бухгалтерия оформляет приход‑расходный журнал:

1. Заполняет дату приема‚ фамилию‚ имя‚ отчество сотрудника;
2. Указывает номер бланка (по реестру бланков‚ закупленного у поставщика);
3. Подписывает запись (руководитель/бухгалтер) и ставит печать (при наличии).

Для ЭТК физический бланк не выдаётся‚ но в журнале фиксируется «Электронный переход» с указанием даты и номера заявления.

Шаг 4. Внесение первой записи в трудовую книжку

Кадровый специалист вносит запись о приёме на работу:

Дата приёма | Должность | Ставка | Основание (договор/приказ) | Подпись руководителя

Если сотрудник уже перешёл на электронный формат‚ в бумажную книжку вносят закрывающую запись:

«Перевод на электронную трудовую книжку – . Данные внесены в 1С. Дальнейшее ведение в бумажном виде прекращено.»

Шаг 5. Учёт движения книжек

Бухгалтерия ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение N 3). В ней фиксируются:

• Дата выдачи/приёма;
• Номер бланка и вкладыша;
• Ответственное лицо (бухгалтер‚ кадровик);
• Подпись и печать.

Эта книга должна быть пронумерована‚ прошнурована и заверена подписью руководителя организации (или ИП) согласно приказу Минтруда 320н.

Шаг 6. Финансовый учёт (бухгалтерия)

Оформление бланков трудовых книжек считается забалансовой операцией. В бухгалтерском учёте делаются проводки:

Дт 006 – Принятие документов на забалансовый учёт
Кт 006 – Применение бланков для оформления трудовых книжек

По окончании месяца бухгалтерия формирует отчёт о средствах‚ полученных за оформленные бланки (приходный ордер‚ кассовая книга) и передаёт его в финансовый отдел.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой государственной системе «Единый портал государственных услуг». Бухгалтерия отвечает за:

• Ввод данных о приёме‚ переводе‚ увольнении в 1С;
• Экспорт данных в формат XML‚ требуемый порталом;
• Контроль соответствия записей в 1С и в государственной системе (ежемесячная сверка).

Преимущества ЭТК:

1. Отсутствие риска потери бумажного бланка;
2. Автоматическое уведомление сотрудника о новых записях;
3. Упрощённый доступ для проверяющих органов;

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие заявления о переходе на электронный формат. Без закрывающей записи в бумажной книжке переход считается недействительным.
• Неправильное заполнение книги учёта движения. Требуется обязательная нумерация и подпись руководителя – иначе журнал может быть признан недействительным при проверке.
• Отсутствие автоматической подстановки полей «Руководитель» и «Должность». Убедитесь‚ что справочник организации в 1С актуален.
• Неучтённые расходы на бланки. В бухгалтерском учёте необходимо фиксировать затраты на покупку бланков (проводка Дт 90 Кт 51).
• Несвоевременная сверка с порталом ЭТК. Делайте проверку минимум раз в квартал.

Практические рекомендации

1. Назначьте ответственного за трудовые книжки. Чаще всего это главный бухгалтер или специалист отдела кадров‚ но в организации должна быть чётко прописана должностная инструкция.
2. Автоматизируйте процесс. Используйте модуль «Трудовые книжки» в 1С: Предприятие 8.3 – он генерирует заявления‚ формирует закрывающие записи и экспортирует данные в ЭТК.
3. Ведите резервный журнал. На случай технических сбоев храните копию бумажного журнала в архиве (по приказу Минтруда 320н).
4. Обучайте персонал. Проводите раз в полгода инструктаж по правильному заполнению записей и работе с 1С.
5. Контролируйте сроки. По закону запись о приёме должна быть внесена в течение 3 рабочих дней с даты начала работы.

Оформление трудовой книжки – это совместный процесс кадрового отдела и бухгалтерии. Бухгалтерия отвечает за документальное подтверждение наличия бланков‚ их учёт в журнале движения и‚ в случае электронного формата‚ за корректный ввод данных в 1С и их передачу в государственный портал. Соблюдение правовых требований‚ автоматизация в 1С и чёткое распределение ответственности позволяют избежать ошибок‚ ускорить процесс и обеспечить надёжную защиту трудовых прав сотрудников.

Статья актуальна на 22 мая 2026 г. При изменении нормативных актов рекомендуется проверять актуальность информации в официальных источниках (Минтруд‚ КонсультантПлюс‚ официальный сайт 1С).