Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она необходима для расчёта пенсии, получения социальных выплат, подтверждения стажа при приёме на новую работу и в ряде других ситуаций. Ниже представлен пошаговый гид по оформлению трудовой книжки в РФ, актуальный на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и когда она требуется

• Трудовая книжка (ТК) – официальный бланк установленного образца, в котором фиксируются сведения о приёме, переводах, увольнениях, поощрениях и других важных событиях трудовой жизни.
• Оформление ТК обязательно при:
• приёме на работу впервые (если у сотрудника ещё нет ТК);
• переводе на другую работу, если предыдущая ТК ведётся у текущего работодателя;
• восстановлении документа при утере или порче;
• переходе на электронную форму (ЭТК) – с 1 января 2021 года, но переходный период завершается только 1 января 2026 года.

Подготовительные этапы

Перед непосредственным заполнением трудовой книжки необходимо:

1. Подготовить бланк ТК (форма Т-2) – можно приобрести в канцелярских магазинах или скачать шаблон с сайта Минтруда России.
2. Подготовить личную карточку работника (форма Т-2) – её оформление не обязательно, но часто ведётся в кадровой службе для удобства учёта.
3. Составить уведомление о приёме на работу – требуется в случаях, установленных законом (например, при приёме на работу иностранных граждан или при работе в особых условиях).

Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки

При приёме на работу впервые

1. В разделе «Сведения о работнике» заполняем ФИО, дату рождения, место рождения, образование, профессию, специальность.
2. В разделе «Приём на работу» указываем:
• дата приёма;
• наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• структурное подразделение;
• должность;
• вид трудового договора (срочный/бессрочный).
3. Ставим подпись ответственного лица (кадровика, директора) и печать организации.
4. Запись заверяется подписью работника.

При переводе на другую работу (внутри организации)

1. В разделе «Перевод» указываем дату перевода, новое структурное подразделение, новую должность.
2. Подпись и печать организации.

При увольнении

1. В разделе «Увольнение» фиксируем:
• дата увольнения;
• основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• номер и дата приказа об увольнении.
2. Подпись и печать.
3. Работник получает трудовую книжку на руки.

Внесение сведений о поощрениях и наградах

Согласно разъяснениям Минтруда, в трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые имеют прямое отношение к трудовой деятельности:

• премии, выплаченные за выполнение производственных планов, за выслугу лет, за высокие показатели работы;
• грамоты, благодарности, награды, связанные с трудовыми достижениями.

Обычные денежные выплаты, не связанные с производственными показателями (например, компенсации за отпуск, больничные), в ТК не отражаются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года в России начал действовать переходный период на электронный формат трудовых книжек. По информации из открытых источников:

• С 1 января 2026 года переходный период завершается – все трудовые отношения должны вестись исключительно в электронном виде.
• ЭТК хранится в личном кабинете на портале «Госуслуги» и в системе ПФР.
• Работодатель обязан передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях в электронном формате не позднее следующего рабочего дня.

Если работник предпочитает бумажный вариант, он может запросить выписку из ЭТК в любой момент.

Что делать при утере, порче или повреждении трудовой книжки

1. Сотрудник обязан немедленно сообщить об утере работодателю.
2. Работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки на основании заявления сотрудника и внутреннего приказа.
3. В дубликате делается запись: «Выдан дубликат вместо утерянной (повреждённой) трудовой книжки № … от …».
4. Все предыдущие записи переносятся из оригинала (если он сохранился частично) или восстанавливаются на основании приказов, трудовых договоров и иных документов.
5. Дубликат заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Ответственность за ошибки в оформлении

Неточности в трудовой книжке могут привести к:

• занижению пенсионных выплат (так как стаж считается по записям в ТК);
• отказу в назначении социальных пособий;
• административной ответственности для работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Кандидат юридических наук Ирина Сивакова отмечает, что даже небольшая ошибка в дате приёма может привести к спорам при расчёте пенсии, поэтому важно тщательно проверять каждую запись.

Полезные советы для кадровых специалистов

• Всегда используйте только актуальные бланки ТК, утверждённые Приказом Минтруда России № 697н от .
• Перед внесением записи сверяйтесь с приказом о приёме/переводе/увольнении – даты и номера должны совпадать.
• Ведите журнал учёта issued трудовых книжек и дубликатов – это упрощает восстановление при утере.
• При переходе на ЭТК сохраняйте бумажные копии как резерв (до завершения переходного периода).
• Обучайте сотрудников кадровой службы правилам заполнения ТК – минимум раз в год проводите внутренние семинары.

Оформление трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и знания нормативных требований. Соблюдение установленного порядка гарантирует корректный учёт трудового стажа, защищает права работника при расчёте пенсии и социальных выплат, а также снижает риски для работодателя. С учётом завершения переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году рекомендуется уже сейчас начинать работу с ЭТК, сохраняя при этом бумажные варианты для тех сотрудников, кто предпочитает традиционный формат.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров вашей организации или консультируйтесь у юриста, специализирующегося на трудовом праве.