Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на развитие электронных форм, бумажная книжка по‑прежнему требуется при приёме на работу, переводе, увольнении и оформлении дубликата. Ниже представлен подробный алгоритм действий для кадровой службы учреждения, основанный на действующем законодательстве (ТК РФ ст. 66, Постановление Правительства РФ № 225 от , приказы Минтруда и актуальные разъяснения на 2026 год).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – общие правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках» – порядок заполнения, хранения и выдачи дубликатов.
• Приказы Минтруда России (например, Приказ № 320н от ) – образцы записей о приёме, переводе, увольнении, смене фамилии и переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Письма Минтруда (например, Письмо от № 14‑6/В‑1049) – разъяснения о необязательности обмена старых бланков на новые.

Когда требуется оформление новой трудовой книжки?

• У сотрудника никогда не было трудовой книжки (первый трудоустройство).
• Книжка утеряна, пришла в негодность или требуется дубликат.
• Переход с электронной трудовой книжки на бумажный носитель (по заявлению работника).

Этапы оформления трудовой книжки в учреждении

Подготовка документов

Перед заполнением необходимо собрать:

• Заявление работника о выдаче (или дубликате) трудовой книжки.
• Документ, подтверждающий личность (паспорт).
• Трудовой договор (или приказ о приёме).
• Сведения о предыдущих местах работы (если они есть – выписки из прежних книжек, справки от бывших работодателей).
• Для электронной трудовой книжки – выписка из СФР (если требуется перенос данных).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется от руки или печатным способом черными чернилами. Обязательные поля:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Дата рождения (дд.мм.гггг).
• Место рождения.
• Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания).
• Серия и номер паспорта, кем и когда выдан.
• ИНН (при наличии).
• Дата заполнения ьного листа и подпись ответственного лица (кадровик или руководитель).

Важно: все записи делаются без сокращений, исправлений и зачёркиваний. При ошибке необходимо зачеркнуть неверную строку одной горизонтальной линией, написать сверху правильный вариант и заверить подписью и датой.

Внесение записи о приёме на работу

Запись делается в разделе «Сведения о работе». Формат записи (по Приказу Минтруда № 320н):

1. Номер порядковый (по возрастанию).
2. Дата приёма (дд.мм.гггг).
3. Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
4. Должность (согласно штатному расписанию).
5. Основание – номер и дата приказа о приёме.

Пример записи:

г. – принят на работу в ООО «Развитие» на должность инженера‑конструктора по приказу № 45 от г.

Записи о переводе, совмещении и увольнении

Для каждого события используется отдельная строка с аналогичной структурой:

• Перевод: указывается новая должность, подразделение, основание (приказ о переводе).
• Совмещение: добавляется пометка «совместитель» и указывается основное место работы.
• Увольнение: запись содержит дату увольнения, формулировку основания (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), номер и дату приказа об увольнении.

Записи о награждениях и поощрениях

В разделе «Сведения о награждении» фиксируются:

• Название награды (орден, медаль, благодарность, грамота).
• Дата награждения.
• Основание (приказ, распоряжение).

Оформление дубликата трудовой книжки

Если оригинал утерян или повреждён:

1. Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Кадровик запрашивает справки о периодах работы у всех предыдущих работодателей (или использует данные из СФР/ЭТК).
3. На основе полученных сведений заполняется новый бланк трудовой книжки (ьный лист и все разделы).
4. В конце книжки делается запись: «Выдан дубликат трудовой книжки вместо утерянного (или пришедшего в негодность) оригинала. Дата выдачи — дд.мм.гггг. Подпись ответственного лица и печать организации».
5. Дубликат регистрируется в журнале учёта трудовых книжек.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовой книжки в электронном виде является обязательным для всех работодателей. Однако сотрудник может потребовать бумажный дубликат. Порядок действий:

• Работодатель ежемесячно передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении в Социальный фонд России (СФР) через ЕГИСЗ.
• При запросе сотрудника о выдаче бумажной книжки кадровик формирует её на основе данных из СФР (выписка из ЭТК).
• Заполняется ьный лист и все разделы, как описано выше, после чего делается отметка о том, что книжка выдана на основании электронных данных.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка (несвоевременное внесение записей, выдача дубликата без основания, хранение в ненадлежащих условиях) влечёт:

• Административный штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.) и для организации (от 30 000 до 50 000 руб.) – ст. 5.27 КоАП РФ.
• Возможные civil‑иски от работников в случае утраты трудового стажа из‑за ошибок в книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде без бумажного носителя?

Да, с 2021 года ведение трудовой книжки в электронном виде является обязательным. Бумажный носитель выдаётся только по заявлению работника или при необходимости (например, для подачи документов в посольство).

Нужно ли менять старую трудовую книжку на новый бланк при изменении законодательства?

Нет. По письму Минтруда от № 14‑6/В‑1049 обмен старых бланков на новые не требуется. Книжка продолжает использоваться до её заполнения или утраты.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек в организации?

Ответственное лицо назначается приказом руководителя (обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер). Книжки хранятся в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которым ограничен.

Как правильно исправить ошибку в уже сделанной записи?

Ошибочную строку зачёркивают одной горизонтальной линией, сверху пишут правильный вариант, после чего ставят подпись ответственного лица и дату исправления. Исправления не должны затрагивать более одной строки.

Можно ли принимать на работу без трудовой книжки?

Приём на работу допустим только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бланка (ст. 66 ТК РФ). Если у сотрудника нет книжки, работник обязан оформить её в течение пяти рабочих дней с момента приёма;

Оформление трудовой книжки в учреждении требует внимательного соблюдения нормативных требований и аккуратности при внесении записей. Следуя представленному алгоритму, кадровая служба обеспечит:

• Соответствие законодательству и отсутствие штрафных санкций;
• Достоверное отражение трудового пути сотрудника;
• Возможность быстрой выдачи дубликата или перехода на электронный формат при необходимости.

Помните, что трудовая книжка – не просто формальность, а юридически значимый документ, защищающий права как работника, так и работодателя. Регулярное обновление знаний о изменениях в законодательстве и периодический внутренний аудит помогут избежать ошибок и поддерживать репутацию организации как надёжного работодателя.