Вопросы оформления трудовой книжки часто вызывают сложности у работодателей и сотрудников. Особенно это касается ситуаций‚ когда запись об исполнении обязанностей руководителя (например‚ директора‚ заместителя генерального директора‚ начальника отдела) требует особого подхода. Ниже – подробный разбор правил‚ форм и примеров‚ основанный на актуальной информации (на ).

Общие принципы ведения трудовой книжки

Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и Пенсионным законом. Заполняются они в соответствии с образцами заполнения‚ утвержденными Министерством труда.

• Записи вносятся вручную в бумажную форму или электронно в ЭТК (электронную трудовую книжку).
• Обязанность по оформлению и ведению книжки возлагается на работодателя‚ а не на сотрудника.
• Записи должны быть сделаны в течение пяти рабочих дней с момента начала работы в новой должности.

Кто отвечает за оформление?

Обычно этим занимается начальник отдела кадров‚ но в некоторых организациях полномочия могут быть переданы генеральному директору или его заместителю.

Что именно записывается в книжку?

В раздел «Сведения о работе» вносятся данные о:

1. Позиции‚ на которую возложены обязанности.
2. Дата начала исполнения обязанностей.
3. Номер и дату приказа (или иного нормативного акта)‚ который устанавливает перевод‚ назначение или временное исполнение обязанностей.
4. Сведения о временных переводах‚ совмещениях‚ награждениях.

Примеры записей

Ниже – типичные формулировки‚ которые можно использовать при оформлении.

• Приём на работу: «Принят на работу в должности начальник отдела продаж».
• Временное исполнение обязанностей: «Назначен временно исполняющим обязанности руководителя отдела производства».
• Постоянный перевод: «Установлена вторая профессия – электрогазосварщик‚ с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в цехе № 3».

Запись об исполнении обязанностей руководителя

Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс‚ в трудовую книжку не вносят сведения о полномочиях‚ а только о фактическом выполнении работы. Поэтому:

• Если сотрудник работает заместителем генерального директора и одновременно исполняет обязанности руководителя отдела‚ то в книжку следует записать лишь его основную должность и дату начала работы в ней.
• Записи о исполнении обязанностей директора в книжку не делаются‚ если он не является постоянным директором.

Как оформить запись о временном исполнении обязанностей?

При временном исполнении обязанностей (например‚ в период отпуска руководителя) оформляют запись следующим образом:

Графа 1 – порядковый номер записи.
Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей.
Графа 3 – наименование структурного подразделения.
Графа 4 – дата и номер приказа‚ на основании которого введено временное исполнение.

Пример оформления

«Назначен временно исполняющим обязанности начальника отдела производства (приказ № 123 от )».

Частые вопросы и ответы

Делается ли запись о совмещении обязанностей?

Нет. Записи о совмещении (например‚ «работает по совмещению») в трудовую книжку не вносятся. Они могут отражаться только в трудовом договоре и в соответствующих справках.

Можно ли внести запись о временном исполнении обязанностей директора?

Нет. Такие сведения не включаются в трудовую книжку‚ так как они не являются постоянными и не фиксируются в официальных должностных инструкциях.

Как оформить запись о переходе на постоянный перевод?

Если временный перевод признан постоянным‚ в графе 2 указывается дата фактического начала работы‚ в графе 3 – наименование подразделения и должность‚ а в графе 4 – даты и номера приказов‚ на основании которых произведён перевод.

Практический чек‑лист для оформления

1. Определите тип записи (приём на работу‚ перевод‚ временное исполнение‚ постоянный перевод).
2. Сформируйте текст записи‚ используя официальные формулировки.
3. Укажите номер и дату приказа‚ который устанавливает данную ситуацию.
4. Внесите запись в нужную графу «Сведения о работе» в течение пяти рабочих дней.
5. Подпишите запись (при необходимости) и отметьте её в журнале учёта движения трудовых книжек.

Запись об исполнении обязанностей руководителя в трудовой книжке вносится только в случаях‚ когда такие обязанности являются постоянными и оформлены соответствующим приказом. Временные исполнения (например‚ в период отпуска) фиксируются отдельным отдельным пунктом‚ но не заменяют основной должности в книжке.

Помните‚ что работодатель отвечает за правильность и своевременность заполнения трудовых книжек. Ошибки в оформлении могут привести к проблемам при расчёте пенсии‚ оформлении отпусков и других социальных выплатах.

Автор статьи: кадровый консультант‚ 21 мая 2026.