Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Именно в ней документально фиксируются все важнейшие изменения в профессиональной жизни человека: прием на работу, переводы, повышения, увольнения и поощрения. Кроме того, трудовая книжка является документом строгой отчетности, и ее неправильное оформление может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии.

В данной статье мы подробно разберем, как именно осуществляется оформление трудовой книжки работнику, какие существуют законодательные нормы и на что стоит обратить особое внимание кадровым специалистам.

Электронная и бумажная форма: что изменилось?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять преимущественно электронные трудовые книжки (ЭТК). Переход на электронный формат стал обязательным для всех работодателей. Однако это не означает, что бумажные варианты полностью исчезли:

• Для работников, начавших трудовую деятельность до 2021 года, сохранилась возможность ведения бумажной трудовой книжки параллельно с электронной (если они подали соответствующее заявление).
• Для тех, кто впервые устраивается на работу, теперь заводится только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк по умолчанию не оформляется.

Тем не менее, бумажная трудовая книжка все еще имеет юридическую силу и требует строгого соблюдения правил ведения.

Новая форма трудовой книжки

Важно помнить, что новая форма трудовой книжки и вкладыша в нее применяется с 1 января 2023 года. Она была принята Приказом Минтруда России № 320н от . Работодатели обязаны использовать именно обновленные бланки при выдаче новых трудовых книжек (если сотрудник настаивает на бумажном варианте).

Основания и процедура оформления

Оформление при первичном приеме на работу

Оформление трудовой книжки работнику осуществляется работодателем по основному месту работы в следующих случаях:

1. Если сотрудник устраивается на работу впервые.
2. Если сотрудник работал ранее, но трудовая книжка была утеряна, испорчена или отсутствует (в этом случае по заявлению работника оформляется новая книжка с указанием общего стажа).

Работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента приема сотрудника на работу. При этом внесение записей производится на основании приказа (распоряжения) работодателя.

Оформление дубликата

С 1 января 2024 года изменился порядок оформления дубликата трудовой книжки. Эта процедура теперь строго регламентирована и осуществляется в случае:

• Утери трудовой книжки самим работником или работодателем.
• Повреждения документа (ветхость, порча, обгорание и т.д.).
• Массовой утраты документов вследствие чрезвычайных ситуаций.

Для оформления дубликата работник должен предоставить документы, подтверждающие его стаж. Если таких документов нет, работодатель обязан оказать содействие в их запросе.

Смена фамилии: как правильно отразить?

Часто в практике кадровиков встречается ситуация, описанная в одном из актуальных вопросов: в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работы работница вышла замуж и сменила фамилию.

Как осуществляется оформление в этом случае?

1. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись о смене фамилии со ссылкой на документ, удостоверяющий личность (паспорт), и реквизиты свидетельства о браке.
2. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а новая фамилия пишется над ней.
3. Изменения заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).

Подтверждение стажа без трудовой книжки

Многие задаются вопросом: какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии? В условиях перехода на ЭТК это становится особенно актуальным. К таким документам относятся:

• Сведения индивидуального (персонифицированного) учета из Пенсионного фонда (выписка из ФНС или СФР).
• Трудовые договоры и соглашения.
• Справки, выданные работодателями или государственными архивами.
• Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении.
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Ответственность за нарушения

Неправильное оформление трудовой книжки, отсутствие необходимых записей или грубые ошибки могут привести к тому, что Пенсионный фонд не зачтет определенные периоды в стаж работника. Это напрямую повлияет на размер будущей пенсии. За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафов.

Оформление трудовой книжки работнику осуществляется с соблюдением строгих правил и актуальных нормативных актов. Сегодня кадровику необходимо учитывать переход на электронные форматы, применение новых бланков (с 2023 года) и обновленные правила выдачи дубликатов (с 2024 года). Внимательность и компетентность в этих вопросах — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.