Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г. ( 15:06:17)

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В современных условиях работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой: на бумажном носителе или в электронном виде. Ниже представлен подробный проект оформления трудовых книжек, который учитывает актуальные нормативные акты, рекомендации Роструда и практические вопросы, возникающие у кадровых служб.

Основные этапы проекта

1. Анализ текущей системы ведения трудовых книжек
   • Определение доли бумажных и электронных трудовых книжек в организации.
   • Выявление проблемных моментов (потеря, повреждение, необходимость дубликата).
2. Разработка нормативной базы
   • Утверждение внутреннего положения о ведении трудовых книжек (бумажных и электронных).
   • Согласование с юридическим отделом и представителями работников.
3. Техническое обеспечение
   • Выбор программного обеспечения для электронного ведения трудовых книжек (соответствие требованиям ФЗ‑273 «Об электронном документе»).
   • Настройка резервного копирования и защиты данных.
4. Обучение кадрового персонала
   • Проведение вводных семинаров по правилам заполнения графе 4, оформлению дубликатов и работе с электронной системой.
   • Создание методических пособий и чек‑листов.
5. Пилотный запуск и контроль качества
   • Тестирование на отдельном подразделении (например, в бухгалтерии).
   • Сбор обратной связи, корректировка инструкций.
6. Полномасштабное внедрение
   • Перевод всех сотрудников на выбранную форму ведения трудовых книжек.
   • Обеспечение доступа к копиям трудовой книжки по требованию работника (в бумажном и электронном виде).

Особенности оформления бумажных трудовых книжек

Согласно действующему законодательству, при ведении бумажной трудовой книжки необходимо:

• Заполнять графу 4 «Сведения о работе» строго хронологически, без пропусков.
• При повреждении (например, заливка водой) оформлять дубликат на основании приказа руководителя и заверенной копии трудовой книжки.
• В случае утраты трудовой книжки выдавать дубликат после представления сотрудником заявления и подтверждающих документов (трудовой договор, приказы о приёме и переводе).

Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы

Преимущества

• Снижение риска физической порчи документа.
• Быстрый доступ к информации и возможность мгновенного предоставления копии по требованию работника.
• Автоматизация расчёта стажа и формирования справок.

Недостатки и риски

• Необходимость обеспечения информационной безопасности (защита от несанкционированного доступа, резервное копирование).
• Требование к квалификации кадрового персонала (работа с электронными системами, электронной подписью).
• Потребность в соответствии с нормативными актами о электронном документообороте (ФЗ‑273, Приказ Минтруда № … ).

Процедура оформления дубликата трудовой книжки

Эксперты Роструда разрешили работодателю оформить дубликат трудовой книжки сотруднику, который перешёл на электронный вариант и потерял доступ к электронному носителю. Основные шаги:

1. Получить письменное заявление сотрудника о выдаче дубликата.
2. Подготовить приказ руководителя о выдаче дубликата (указать причину: потеря, повреждение, переход на электронный формат).
3. Сделать заверенную копию всех записей из оригинальной трудовой книжки (или из электронного архива).
4. Оформить дубликат на бланке трудовой книжки, проставить печати организации и подпись уполномоченного лица.
5. Выдать дубликат сотруднику под расписку.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос: ТК не потеряна, а испорчена (залита и т.д), как вносить записи в графе 4?

Если трудовая книжка повреждена, но её содержание всё ещё читается, допустимо:

• Продолжать вносить новые записи в графе 4, аккуратно обходя повреждённые участки.
• При значительной порче, когда невозможно обеспечить чёткость записей, оформить дубликат согласно пункту выше и продолжить ведение уже в дубликате.

Вопрос: Нужно ли составлять трудовой договор с совместителем?

Да, трудовый договор с совместителем оформляется отдельно от основного места работы. В договоре указываются:

• Режим работы (частичная занятость, гибкий график).
• Условия оплаты труда.
• Срок действия договора (если он срочный).
• Права и обязанности сторон, включая предоставление копии трудовой книжки по требованию.

Проект оформления трудовых книжек направлен на обеспечение законности, прозрачности и удобства ведения трудовых документов как в бумажном, так и в электронном виде. Следуя предложенным этапам и учитывая рекомендации Роструда, организация сможет минимизировать риски потери информации, обеспечить своевременное предоставление копий трудовой книжки сотрудникам и соблюсти все требования трудового законодательства.

Материал подготовлен специалистами отдела кадров и юридического подразделения компании. Дата актуализации: .