Оформление трудовых книжек — это строго регламентированный процесс. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или при проверках трудовой инспекции. Один из самых частых вопросов кадровиков и сотрудников: как правильно сделать следующую запись, если предыдущая закончилась печатью организации?
В данной статье мы подробно разберем правила расположения записей, отступы и технические аспекты заполнения документа.
Общие принципы заполнения трудовой книжки
Трудовая книжка заполняется в соответствии с требованиями законодательства (в РФ это Правила ведения, хранения и передачи на хранение трудовых книжек). Основной принцип, последовательность и непрерывность.
Каждая запись должна иметь свой порядковый номер. Если запись о приеме на работу или увольнении была заверена печатью организации, это не меняет общего алгоритма внесения последующих данных.
Где делать следующую запись после печати?
Многие ошибочно полагают, что после проставления печати нужно оставить большой пустой промежуток или начать с новой страницы. На самом деле, правила следующие:
Соблюдение последовательности строк
Следующая запись (например, о приеме на работу в новую организацию или о переводе) делается сразу под предыдущей записью. Печать организации, которая завершает предыдущий этап трудовой деятельности (запись об увольнении), обычно ставится так, чтобы она не перекрывала текст, но могла заходить на свободное пространство ниже.
Правило «одной строки»
Рекомендуется оставлять одну пустую строку между записью об увольнении (с печатью) и новой записью о приеме на работу. Это делается для визуального разделения периодов работы в разных организациях и чтобы текст новой записи не «наползал» на оттиск печати предыдущего работодателя.
Если печать занимает много места
Если печать предыдущего работодателя оказалась очень крупной и перекрыла несколько строк ниже, следующую запись следует начинать с первой полностью чистой строки, которая идет после края оттиска печати. Главное, не писать текст поверх печати, так как это делает запись нечитаемой и может быть расценено как нарушение правил ведения документа.
Пошаговый алгоритм внесения новой записи
- Проверка номера: Посмотрите номер последней записи. Новая запись должна идти под следующим порядковым номером (например, если последняя была №10, новая будет №11).
- Определение строки: Найдите строку, следующую за записью об увольнении и печатью. Оставьте одну строку для эстетики и четкости.
- Заполнение данных: Впишите дату, основание (приказ) и должность согласно правилам.
- Проверка: Убедитесь, что текст четкий, без исправлений и не перекрывается элементами предыдущих записей.
Частые ошибки и как их избежать
- Запись поверх печати: Категорически запрещено писать текст поверх оттиска печати. Это делает документ нелегитимным.
- Слишком большие разрывы: Оставлять несколько пустых страниц или десяток строк между записями не стоит, так как это создает пространство для несанкционированных дописок.
- Пропуск номера: Забыть пронумеровать запись после печати — распространенная ошибка. Помните, что нумерация сквозная за всю трудовую жизнь человека.
Резюме
Таким образом, следующая запись в трудовой книжке после печати делается с новой строки (желательно через одну пустую строку). Главное требование, обеспечить читаемость текста и соблюсти строгую последовательность нумерации. Если вы сомневаетесь в наличии места на странице, смело переходите на следующую, но не забывайте про порядковый номер записи.
Помните, что с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие из этих технических сложностей уходят в прошлое, однако бумажные носители всё еще остаются актуальными для миллионов работников.