Дата подготовки статьи: 22 мая 2026 г. 07:24:54

Содержание

1. Что такое оформление?
2. Правовая база оформления трудовых книжек
3. Новые бланки трудовых книжек (с 2023 г.)
4. Пошаговый порядок оформления
5. Пример заполнения записи
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Электронные трудовые книжки
8. Ведение и хранение книжек в организации

Что такое оформление?

Слово оформление (ОФОРМЛЕ́НИЕ, -я, ср.) имеет два основных значения:

• Придание чему‑нибудь окончательной, установленной формы (например, оформление документа).
• Зачисление куда‑нибудь с соблюдением всех необходимых формальностей (оформление на работу, в учебное заведение и т.п.).

В контексте трудовых книжек оформление – это процесс официального фиксирования трудовой истории работника в соответствии с требованиями законодательства.

Правовая база оформления трудовых книжек

Оформление трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. – порядок оформления, заполнения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ о введении новых бланков трудовых книжек, вступившее в силу 1 января 2023 г.
• Трудовой кодекс РФ (статьи 65‑71) – обязательные реквизиты записей, сроки их внесения и порядок исправления ошибок.

С 1 сентября 2023 г. изменён порядок ведения книжек: работодатели обязаны вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей внутри организации.

Новые бланки трудовых книжек (с 2023 г.)

С 1 января 2023 г. в России начали использовать трудовые книжки изменённого формата. Основные изменения:

• Увеличенный размер листа (А5) и более чёткая разметка.
• Вкладка для внутренних записей работодателя (дата, подпись, печать).
• Отдельный раздел для электронных записей (при наличии ЭТК).
• Новые графы: «Код организации», «Сокращённое наименование организации», «Основание прекращения трудовых отношений».

Эти изменения направлены на упрощение контроля за трудовой историей и подготовку к полной цифровизации.

Пошаговый порядок оформления трудовой книжки

Приём на работу (первая запись)

1. Работодатель запрашивает у соискателя дубликат трудовой книжки (если оригинал находится у прежнего работодателя) или оригинал.
2. Проверяется наличие всех обязательных реквизитов: ФИО, дата рождения, серия и номер книжки.
3. Заполняются поля:
   • Дата начала работы.
   • Наименование организации (полное и сокращённое), ИНН, ОКПО.
   • Должность, разряд, тарифная ставка.
   • Основание приёма (трудовой договор, приказ).
4. Работодатель ставит подпись, печать и указывает код организации (по классификатору ОКВЭД).
5. Сотруднику вручается копия записи (при необходимости) и подписывается акт приёма‑передачи книжки.

Оформление перемещения (перевод, командировка, отпуск)

1. При переводе внутри компании делается внутренняя запись – указывается новая должность, дата перевода, причина.
2. Во время отпуска (отпуск без сохранения места работы) запись не вносится, но в журнале учёта фиксируется факт отпуска.
3. При командировке в другую организацию (по совместительству) в книжку вносятся сведения о совместительстве.

Окончание трудовых отношений

1. Записывается дата увольнения и основание прекращения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.п.).
2. Указывается «Основание прекращения трудовых отношений» – статья ТК РФ.
3. Работодатель ставит подпись и печать, а работник подписывает запись о получении книжки.

Передача в Пенсионный фонд (ЭТК)

С 7 марта 2024 г. работники могут обратиться в ПФР для переноса данных из бумажной книжки в электронную (ЭТК). Для этого необходимо:

• Подать заявление в ПФР.
• Предоставить оригинал или заверенную копию трудовой книжки.
• Подтвердить личность (паспорт, СНИЛС).

Пример заполнения записи в трудовой книжке

В конце каждой записи работник ставит свою подпись, подтверждая, что сведения проверены.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие печати работодателя. Без печати запись считается недействительной.
• Неправильный порядок заполнения дат. Дата начала работы указывается в формате ДД.MM.ГГГГ, а не «2022‑02‑01».
• Пропуск обязательных реквизитов. Например, не указать ИНН организации или код ОКВЭД.
• Использование чернил разных цветов. По правилам допускаются только чёрные или синие чернила.
• Заполнение записей от руки без штампа. При заполнении в электронном виде штамп заменяется цифровой подписью, но в бумажной версии нужен штамп.
• Неоформление дубликата. При потере оригинала необходимо оформить дубликат в порядке, установленном Приказом Минтруда № 320н.

Для предотвращения ошибок рекомендуется вести журнал контроля заполнения и проводить ежеквартальную проверку записей специалистом по кадрам.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Преимущества:

• Удобный доступ через личный кабинет ПФР.
• Автоматическое обновление записей при передаче данных от работодателя.
• Снижение риска потери или порчи документа.

Для перехода на ЭТК работнику необходимо:

1. Подать заявление в ПФР (можно онлайн).
2. Предоставить скан оригинала трудовой книжки.
3. Подтвердить личность (ЭЦП или подтверждение через Госуслуги).

После одобрения в личном кабинете появляется раздел «Трудовая книжка», где отображаются все записи, внесённые работодателями.

Ведение и хранение трудовых книжек в организации

Работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В ней фиксируются:

• Дата выдачи книжки сотруднику.
• Дата возврата (при увольнении, переводе, командировке).
• Сведения о временной передаче (например, в органы соцзащиты).

Хранить книжки следует в закрытом шкафу, доступ к которому имеют только уполномоченные лица (кадровик, бухгалтер).

Срок хранения бумажных трудовых книжек после увольнения – 5 лет (по статье 68 ТК РФ). После этого книжка может быть уничтожена, если работник не требует её сохранения.

Оформление трудовых книжек – важный элемент трудовых отношений, который гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа.
• Право работника на пенсионные выплаты и социальные гарантии.
• Прозрачность взаимодействия между работником и работодателем.

С учётом последних изменений (новый бланк с 2023 г., переход к электронным книжкам) работодателям необходимо обновить внутренние регламенты, обучить персонал и обеспечить надёжный контроль за процессом оформления.

Тщательное соблюдение правил оформления, своевременное исправление ошибок и переход к цифровым решениям помогут избежать конфликтов и упростить процесс ведения трудовой документации.

Автор статьи: ваш виртуальный помощник, подготовлен .