Ситуация, когда в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки осталось всего две строки, встречается довольно часто, особенно у сотрудников с длительным стажем. Ниже подробно описано, как правильно оформить запись в таких условиях, какие нормативные акты регулируют процесс и какие шаги следует предпринять работодателю.
Нормативная база
- Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от г.
Согласно пункту 13 Правил ведения трудовых книжек, если место в основном бланке заканчивается, оформляется вкладыш (дополнительный лист), в котором продолжается нумерация записей соответствующего раздела.
Что делать, если осталось только две строки?
- Определите, поместится ли вся необходимая запись в две строки.
Обычная запись о приёме на работу занимает минимум три строки (номер, дата, наименование организации, должность, условия труда). Поэтому две свободные строки недостаточно. - Оформите вкладыш.
На вкладыше продолжается нумерация раздела «Сведения о работе». Первый номер вкладыша следует присваивать следующим за последним номером, использованным в основной книжке. - Заполните основную книжку до конца.
Если в двух оставшихся строках можно разместить только часть информации (например, номер записи и дату), сделайте это, а остальные данные перенесите в вкладыш. - Укажите ссылку на вкладыш.
В основной трудовой книжке, в графе «Примечание» (или в свободном поле рядом с последней записью) делайте пометку: «См; вкладыш № X». Это помогает избежать путаницы при последующем просмотре документа.
Пример оформления пометки в основной книжке:
Графа 1: 45
Графа 2:
Графа 3: ООО «Ромашка»
Графа 4: Инженер‑конструктор
Графа 5: Принят на работу
Примечание: См. вкладыш № 2
Как оформить вкладыш
- Формат. Вкладыш изготавливается из того же плотного бумажного листа, что и основная трудовая книжка, размером А5 (148 × 210 мм).
- . На листе указывается: «Вкладыш к трудовой книжке № [номер основной книжки]».
- Нумерация. Нумерация записей в вкладыше продолжается сквозным методом из основной книжки. Если последняя запись в основной книжке имеет номер 44, то первая запись во вкладыше получает номер 45.
- Заполнение граф. Графы заполняются точно так же, как и в основной книжке (№ записи, дата, наименование организации, должность, вид деятельности, основание записи).
- Подпись и печать. После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
Пример первой записи во вкладыше:
Графа 1: 45
Графа 2:
Графа 3: ООО «Ромашка»
Графа 4: Инженер‑конструктор
Графа 5: Принят на работу по трудовому договору № 78 от
Графа 6: Основание: приказ № 15 от
Ответственность работодателя
Согласно ст. 65 ТК РФ и пункту 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, работодатель обязан:
- обеспечить правильность и полноту записей;
- своевременно оформить вкладыш при отсутствии места в основной книжке;
- хранить трудовую книжку и вкладыш в условиях, исключающих их повреждение или утрату;
- при выдаче трудовой книжки сотруднику ознакомить его с содержанием всех сделанных записей (включая вкладыш).
Нарушение этих требований может повлечь административную ответственность (штрафы от 1 000 до 5 000 рублей) и гражданско‑правовые последствия (например, невозможность подтверждения стажа при назначении пенсии).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли просто зачеркнуть лишние строки и продолжить запись?
- Нет. Зачеркивание ранее внесённых записей запрещено (п. 2.4 Инструкции). Необходимо использовать вкладыш.
- Нужно ли заверять вкладыш нотариально?
- Нет. Достаточно подписи уполномоченного лица и печати организации.
- Как быть, если вкладыш уже заполнен и места снова нет?
- Оформляется следующий вкладыш, нумерация продолжается сквозным методом.
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
- Да, с 2021 г. допускается ведение электронных трудовых книжек. В этом случае проблема с отсутствием строк не возникает, но при переходе на бумажный формат всё равно потребуется оформлять вкладыш.
Когда в трудовой книжке осталось лишь две свободные строки, правильным решением является оформление вкладыша с продолжением нумерации записей. Это обеспечивает соблюдение требований законодательства, гарантирует достоверность трудового стажа сотрудника и защищает работодателя от возможных штрафов и споров. Следуйте представленной инструкции, аккуратно заполняйте все графы и не забывайте делать ссылку на вкладыш в основной книжке – тогда ваш документооборот будет прозрачным и legally compliant.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, запись о переводе, совмещении или увольнении), рекомендуем обратиться к актуальной редакции Инструкции по заполнению трудовых книжек (Минтруд России) либо проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.