Процесс оформления трудовых книжек при приеме нового сотрудника — это ответственная процедура‚ требующая строгого соблюдения законодательства. В 2026 году в России окончательно завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ что вносит свои коррективы в привычный документооборот. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно вести учет трудовой деятельности при приеме на работу.

Общие положения и нормативная база

Основным документом‚ регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ является Приказ Минтруда России от № 320н. Также ключевые нормы закреплены в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Важно помнить‚ что заполнение трудовой книжки поручается только сотруднику‚ который официально уполномочен вносить в нее записи и заверять их подписью.

Выбор формы ведения: Бумажная или Электронная

Порядок оформления зависит от того‚ имеет ли сотрудник стаж и какой формат учета выбран:

Случай А: Первый прием на работу

Если человек устраивается на работу впервые‚ бумажная трудовая книжка не заводится. В этом случае:

• Работодатель ведет учет только в электронном виде.
• Работодатель подает форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России (СФР).
• На основании этих данных фонд автоматически создает электронную трудовую книжку (ЭТК).

Случай Б: Наличие бумажной трудовой книжки

Если работник предъявляет бумажную книжку‚ возможны два варианта:

1. Переход на ЭТК: Если работник согласен на переход‚ работодатель делает в бумажной книжке запись о приеме на работу‚ а затем вносит специальную запись о переходе на электронный формат учета.

Правила внесения записей при приеме на работу

Если используется бумажный носитель‚ необходимо соблюдать строгую последовательность действий:

Шаг 1: Оформление заголовка

Перед внесением записи о приеме сотрудника обязательно делается запись о работодателе (так называемый «заголовок»). В нем указывается полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.

Шаг 2: Заполнение основной записи

Запись о приеме оформляется следующим образом:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата издания приказа о приеме на работу.
• Графа 3: Текст записи (например: «Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста»);
• Графа 4: Реквизиты приказа (номер и дата).

Шаг 3: Заверение и печати

На титульном листе ставится подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек. Печать организации или ИП проставляется‚ если она используется в организации.

Сроки и отчетность

Своевременность подачи сведений является критически важной для избежания штрафных санкций:

• Срок подачи сведений: Информация о приеме на работу (форма ЕФС-1) должна быть отправлена не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа о приеме.
• Срок оформления: Если трудовая книжка заводится впервые (в исключительных случаях или при дублировании)‚ это осуществляется в присутствии работника не позднее недели со дня приема.

Особенности оформления дубликатов

При оформлении дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней:

Записи о работе заверяются подписью нанимателя однократно до внесения записи о приеме на работу к тому работодателю‚ который оформляет данный дубликат.

Резюме для работодателя