Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию работника. Поэтому кадровикам и бухгалтерам крайне важно соблюдать все требования закона при ее оформлении. В нашей статье мы подробно разберем, какими нормативными документами нужно руководствоваться, как заполнять трудовые книжки по новым правилам и на что обратить особое внимание в 2025–2026 годах.

Основные нормативные документы

Главный документ, который регламентирует работу с трудовыми книжками на сегодняшний день — это Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок № 320н). Именно этим приказом утверждена актуальная форма трудовой книжки и вкладыша в нее.

Постановление Правительства РФ от № 225, которое долгие годы было главным ориентиром для кадровиков, утратило силу с 1 сентября 2021 года. Теперь при любом сомнении следует обращаться именно к Порядку № 320н.

Нововведения 2023–2026 годов: что изменилось

Работа с трудовыми книжками постоянно совершенствуется. Вот главные изменения, которые важно учитывать:

• Новые производители бланков: С 2024 года выпускать бланки трудовых книжек имеет право не только Гознак, но и любые другие предприятия, отвечающие строгим требованиям. Актуальный список таких производителей публикуется на сайте Гознака.
• Новый образец бланка: Трудовые книжки нового образца введены в действие с . Однако менять старые книжки на новые не обязательно. Если сотрудник при устройстве на работу приносит книжку старого образца, работодатель обязан продолжать вести ее в обычном порядке.
• Оформление дубликата: Если старая трудовая книжка утеряна и нужно оформить дубликат, у работодателя есть два варианта: использовать старые чистые бланки (приобретенные до 2024 года) или оформить дубликат на бланке нового образца.
• Бесплатная выдача: Бланки трудовых книжек и вкладышей оформляются сотрудникам бесплатно в случаях их порчи, утраты или при первичном оформлении.

Общие требования к заполнению

Чтобы избежать ошибок, приводящих к необходимости исправлений, при заполнении трудовой книжки следует соблюдать базовые правила, закрепленные в Порядке № 320н:

1. Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой. Допускается использование световодостойких чернил (паста, тушь) черного, синего или фиолетового цвета.
2. Сокращения слов не допускаются. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «перев.» вместо «переведен».
3. Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год, четырехзначными (например, ).
4. Если на ьном листе или в разделе «Сведения о работе» не хватает места, необходимо вшить вкладыш. Запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе трудовой книжки или на ьном листе первого вкладыша, если места на первой странице уже не осталось, после чего ставится печать организации.

Инструкция по заполнению основных разделов

ьный лист

ьный лист заполняется при первичном приеме на работу сотрудника, у которого никогда не было трудовой книжки. На нем указываются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Образование, профессия, специальность (на основании документов об образовании);
• Дата заполнения;
• Подпись самого работника;
• Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• Печать организации (при наличии).

Если у работника изменилась фамилия, то старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Ссылка на документ, подтверждающий смену фамилии (например, свидетельство о браке), указывается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Сведения о работе (прием, перевод, увольнение)

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Если название организации было указано с ошибкой, то после последней записи в разделе делается исправительная запись.

Далее вносятся записи:

• Графа 1: порядковый номер записи;
• Графа 2: дата события (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• Графа 3: запись о приеме на работу, переводе или увольнении с указанием должности, профессии, квалификации и причины увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ);
• Графа 4: наименование документа (приказ, распоряжение), его дата и номер.

Пример записи о приеме на работу:

Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
Графа 4: Приказ от № 12-к

Пример записи об увольнении по собственному желанию:

Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Специфические записи

В трудовую книжку также вносятся записи:

• О прохождении службы в армии: запись делается на основании военного билета с указанием воинского звания и периода службы.
• О переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК): если работник подал заявление о переходе на ЭТК и отказе от бумажного формата, в бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Исправление ошибок

Если в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» была допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. В графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — дата внесения исправления, в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная формулировка. В графе 4 указывается ссылка на приказ работодателя, на основании которого вносится исправление.

Правильное ведение трудовых книжек, это не просто формальность, а обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрена административная ответственность. Несмотря на то что бумажных трудовых книжек с каждым годом становится меньше из-за перехода на ЭТК, заполнять их необходимо предельно внимательно и в строгом соответствии с Порядком № 320н. Использование актуальных образцов и соблюдение инструкции помогут избежать типичных ошибок и конфликтов с сотрудниками.