Ведение трудовых книжек — один из ключевых процессов кадрового делопроизводства. Рано или поздно каждый работодатель сталкивается с ситуацией, когда в одном из разделов трудовой книжки работника заканчиваются страницы для записей. В этом случае необходимо оформить и выдать вкладыш. Ошибки при оформлении этого документа могут привести к проблемам при подсчете стажа работника или при проверке трудовой дисциплины. В данной статье мы подробно разберем процедуру выдачи вкладыша, актуальную на май 2026 года.
Когда необходима выдача вкладыша?
Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ), вкладыш заводится в том случае, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены. Чаще всего это раздел «Сведения о работе», но может потребоваться и при заполнении раздела «Сведения о награждении».
Важно помнить: вкладыш не выдается «на будущее». Он оформляется только по факту необходимости внесения новой записи, когда свободное место в основном документе исчерпано.
Пошаговый алгоритм выдачи вкладыша
Процедура оформления и выдачи вкладыша строго регламентирована. Ниже представлен порядок действий, который должен выполнить работодатель.
Шаг 1. Заявление от работника
Работник обязан инициировать процесс. Для этого он пишет заявление на выдачу вкладыша на имя руководителя предприятия. В заявлении указывается просьба выдать вкладыш в связи с окончанием страниц в трудовой книжке.
- Полученное заявление регистрируется и передается руководителю.
- Заявление заверяется секретарем или ответственным лицом у руководителя предприятия.
Шаг 2. Издание приказа
На основании заверенного заявления руководитель предприятия издает приказ о выдаче работнику вкладыша. В приказе указываются ФИО работника, причина выдачи (окончание страниц) и ответственный за оформление сотрудник.
Шаг 3. Приобретение бланка
Вкладыш является документом строгой отчетности. Приобретать бланки необходимо только у официальных распространителей, имеющих договор с предприятием «Гознак».
Бухгалтерский учет: Если согласно учетной политике организации вкладыши учитываются как несущественные активы (малоценные предметы), для их оприходования может использоваться счет 10.21 («Прочие материалы») вместо счета 10.06, в зависимости от принятых в организации стандартов учета малоценных ОС и запасов.
Шаг 4. Оформление ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша заполняется аналогично ьному листу трудовой книжки:
- Указываются ФИО работника, дата рождения, образование.
- Проставляется дата заполнения вкладыша.
- Вкладыш подписывает работник и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
- Ставится печать организации (при наличии) или печать кадровой службы.
Важно: На ьном листе вкладыша не ставится штамп «Выдан взамен утерянной» или подобные, если только это не дубликат. Вкладыш просто продолжает трудовую книжку.
Шаг 5. Проставление штампа в трудовой книжке
Это самый критичный этап. Согласно пункту 33 Порядка № 320н и разъяснениям Роструда, при выдаче каждого вкладыша необходимо:
- Взять трудовую книжку работника.
- На ьном листе (первой странице) в правом верхнем углу (или в свободном месте сверху) поставить штамп размером 10х25 мм с надписью: «Выдан вкладыш».
- Внутри штампа или сразу после него указать серию и номер выданного вкладыша.
Если на ьном листе основной трудовой книжки уже нет места для штампа (например, выдан уже второй или третий вкладыш), то запись о выдаче нового вкладыша делается на ьном листе первого вкладыша.
Шаг 6. Вшивание вкладыша
После внесения всех записей и проставления штампов, вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку. Прошивка осуществляется таким образом, чтобы невозможно было изъять или заменить листы без нарушения целостности документа. Скрепление нитками заверяется подписью ответственного лица и печатью организации на последней странице вкладыша (или на месте прошивки).
Особенности учета и хранения
Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ). Поэтому:
Учет: В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним делается запись о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Работник расписывается в получении.
Хранение: Трудовая книжка хранится вместе с вшитым в нее вкладышем. Разделять их нельзя.
Записи: Нумерация записей во вкладыше продолжается. Если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16. Даты в графах ставятся фактические.
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие штампа. Без штампа «Выдан вкладыш» с серией и номером на ьном листе основной книжки, вкладыш может считаться недействительным или оторванным документом.
- Неверная нумерация записей (начало нумерации с «1» вместо продолжения).
- Выдача вкладыша «про запас», когда в трудовой книжке еще есть свободные строки.
- Использование копий бланков или бланков, не приобретенных у официальных поставщиков.
Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку — это гарантия сохранности трудового стажа сотрудника и соблюдение законодательства работодателем. Помните, что с 2026 года требования к точности реквизитов (серия, номер, дата) остаются высокими, а электронные архивы могут требовать сканирования всех страниц, включая штампы о выдаче вкладышей. Всегда проверяйте наличие свободного места перед выдачей нового бланка и своевременно вносите данные в книги учета.