В 2026 году ведение трудовых книжек в России окончательно сформировалось в гибридном формате, где электронные реестры стали основным способом учета, а бумажные документы сохранили юридическую силу для тех, кто сделал такой выбор ранее. Тем не менее, правильное внесение сведений о работнике остается критически важным процессом, требующим строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ (в редакции от с изменениями от ) и актуальных инструкций.
Ниже представлен подробный разбор того, какие данные вносятся, как оформляется ьный лист и какие нюансы появились в текущем году.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку
Согласно статье 66 ТК РФ и разъяснениям Государственной инспекции труда, в трудовую книжку (как бумажную, так и в электронную базу данных) вносится строго определенный перечень информации:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия/специальность.
- Сведения о выполняемой работе: Дата приема, должность, структурное подразделение.
- Переводы: Записи о переводах на другую постоянную работу.
- Увольнение: Дата и основание прекращения трудового договора.
- Награждения: Сведения о награждениях за успехи в работе (государственные награды, почетные звания, грамоты организаций).
- Совместительство: Вносится только по желанию работника (ст. 66 ТК РФ).
> Важно: В 2026 году для сотрудников, перешедших на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ больше не ведется. Однако, если работник ранее выбрал бумажную форму, работодатель обязан продолжать ее заполнение наравне с передачей данных в Социальный фонд России (СФР).
Оформление ьного листа: сведения о работнике
ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки или при выдаче дубликата. Ошибки здесь недопустимы, так как могут привести к признанию документа недействительным.
Фамилия, имя, отчество
Записи производятся разборчиво, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Данные вносятся полностью, без сокращений или замены имен инициалами, строго на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Дата рождения
Указывается в формате: день, месяц (цифрами или прописью), год. Например: 15 мая 1990 г. или *.
Образование
С 2026 года запись об образовании вносится только на основании документов об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении).
Указывается уровень образования (высшее, среднее профессиональное, общее среднее и т.д.).
- Если образование неполное, делается соответствующая запись (например, «неоконченное высшее»).
- Нюанс 2026 года: При наличии у работника нескольких уровней образования, рекомендуется вносить запись о наивысшем полученном уровне, но по желанию работника могут быть указаны и другие документы.
Профессия, специальность
Запись вносится на основании документа об образовании (диплома); Если документ еще не получен (студент), графа может оставаться пустой до момента его предоставления.
Подпись и печать
На ьном листе обязательны:
- Подпись владельца трудовой книжки.
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика).
- Печать организации (или штамп кадровой службы), если она используется в документообороте компании.
Особенности работы с бумажными и электронными книжками в 2026 году
В текущем году окончательно закрепился принцип: для впервые устраивающихся на работу после 2021 года оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажная им не выдается.
Для сотрудников, сохранивших бумажный вариант:
Все записи дублируются в электронном виде (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1).
При увольнении работнику выдается бумажная трудовая с заверенной записью об увольнении.
Если работник подал заявление о переходе на электронную форму и получил бумажную книжку на руки с закрывающей записью, вернуть бумажную версию в кадровую службу для дальнейшего ведения нельзя.
Работа с совместителями
Записи о работе по совместительству (внешнему или внутреннему) вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.
- Основанием служит документ от основного места работы (копия приказа о приеме) или заявление работника.
- В 2026 году при заполнении графы «Наименование организации» для внешнего совместителя указывается полное название работодателя, у которого он работает по совместительству.
Исправление ошибок и внесение изменений
Если при заполнении сведений о работнике (на ьном листе) была допущена ошибка, она исправляется следующим образом:
Неверная запись аккуратно зачеркиваеться одной чертой.
Рядом (или над строкой) пишется правильный вариант.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись: «Запись исправлена, верно: [правильные данные]».
Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
> Пример записи об исправлении:
> «Запись в фамилии «Иванов» исправлена на «Петров». Основание: Паспорт серии ХХХХ № ХХХХХХ. Директор ООО «Ромашка» (Подпись) А.А. Сидоров. Печать.»
Для изменений в разделах о работе (прием, перевод, увольнение) принцип «зачеркивания» запрещен. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с указанием номера и даты ошибочной записи.
Выдача трудовой книжки и журнал учета
При увольнении работника или по его письменному заявлению в период работы, трудовая книжка выдается на руки.
В 2026 году текст записи в журнале учета движения трудовых книжек при выдаче на руки должен выглядеть следующим образом:
> «Выдана на руки на основании письменного заявления (Фамилия Имя Отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).»
Работник обязательно должен расписаться в журнале учета в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Правильное внесение сведений о работнике в 2026 году требует от кадровых специалистов внимательности к деталям и понимания двойственной природы документооборота (бумага + цифра). Главные правила остаются неизменными: запись вноситься на основании оригиналов документов, чернилами стойких цветов, без сокращений и помарок. Соблюдение этих норм гарантирует работнику сохранение его трудового стажа и права на пенсию, а работодателю — отсутствие штрафов со стороны трудовой инспекции.