Оформление на работу водителя имеет свои нюансы, так как эта профессия связана с управлением источниками повышенной опасности. Правильно сделанная запись в трудовой книжке о принятии на должность водителя — это далеко не вся работа, которую должен проделать кадровый сотрудник при оформлении трудоустройства. Однако именно корректное заполнение трудовой книжки является важнейшей обязанностью отдела кадров.

В 2026 году работодатели обязаны вносить информацию о приеме на работу в сведения о трудовой деятельности и в трудовую книжку в случае ее ведения (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ). В данной статье мы подробно разберем, как правильно работать с трудовой книжкой водителя, и приведем актуальные образцы записей.

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек?

Ответственность за правильное ведение, хранение и заполнение трудовых книжек несет работодатель. Непосредственно внесение записей осуществляет уполномоченное лицо, обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер, на которого возложены соответствующие обязанности приказом руководителя. Именно этот сотрудник несет дисциплинарную (а в некоторых случаях и административную) ответственность за ошибки в документах.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки?

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России).

Особенности приема на работу водителя

При внесении сведений в раздел трудовой книжки водителя о выполняемой им работе, необходимо учитывать важный нюанс: должность водителя отнесена к категории рабочих. Поэтому, чтобы корректно внести запись, кадровику нужно строго следовать штатному расписанию и Общероссийскому классификатору профессий рабочих (ОКПДТР).

Недостаточно просто написать «Принят водителем». В наименовании должности часто отражается тип транспортного средства, что имеет критическое значение для подтверждения стажа и назначения льготной пенсии. Например, в штатном расписании может быть указано: «водитель автомобиля», «водитель погрузчика», «водитель автобуса», «водитель-экспедитор».

Как правильно сделать запись о приеме водителем

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указываеться полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся следующие данные:

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
2. Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3, делается запись: «Принят(а) в [название структурного подразделения] на должность [точное название должности по штатному расписанию]». Если структурного подразделения нет, формулировка будет проще.
4. Графа 4, указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Образцы записей о приеме на работу

Вариант 1: Прием водителем автомобиля (без указания структурного подразделения)

Сведения о приеме на работу:

• Графа 1: 11
• Графа 2: 15 05 2026
• Графа 3: Принят на должность водителя автомобиля.
• Графа 4: Приказ от № 24-к

Вариант 2: Прием водителем автобуса в конкретное подразделение

Сведения о приеме на работу:

• Графа 1: 12
• Графа 2: 20 05 2026
• Графа 3: Принят в автотранспортный цех на должность водителя автобуса.
• Графа 4: Приказ от № 31-к

Вариант 3: Прием водителем с указанием разряда (квалификации)

Сведения о приеме на работу:

• Графа 1: 5
• Графа 2: 01 06 2026
• Графа 3: Принят на должность водителя автомобиля 3 класса.
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Другие кадровые изменения: переводы и увольнение

Кадровая работа с водителями не ограничивается приемом. В процессе трудовой деятельности могут происходить переводы, а рано или поздно наступает увольнение.

Образец записи о переводе

Если водитель переводится на другой транспорт или в другой цех, запись должна отражать суть изменений;

• Графа 1: 13
• Графа 2: 10 09 2026
• Графа 3: Переведен в гараж легкового транспорта на должность водителя автомобиля.
• Графа 4: Приказ от № 82-к

Образец записи об увольнении по собственному желанию

При увольнении в графе 3 обязательно указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, а в графе 4 — реквизиты приказа об увольнении.

• Графа 1: 14
• Графа 2: 15 11 2026
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 105-к

После внесения записи об увольнении все записи за период работы в данной организации заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Документы для оформления водителя

Чтобы кадровик мог корректно сделать все записи и оформить водителя, от кандидата на должность, связанную с повышенной опасностью, необходимо получить следующий пакет документов:

• Паспорт;
• Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
• Документ об образовании и/или о квалификации (удостоверение водителя соответствующей категории);
• СНИЛС;
• Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к управлению транспортным средством (обязательное требование для водителей);
• Военный билет (для военнообязанных).

Правильно заполнить трудовую книжку — образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации — значит обеспечить работнику подтверждение его стажа и квалификации. Работа водителя транспортного средства всегда связана с риском, поэтому требования к документальному оформлению таких сотрудников особенно строги. Используйте актуальные бланки, сверяйтесь со штатным расписанием и не забывайте, что с 2026 года ведение бумажной трудовой книжки продолжается только для тех работников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат (СТД-Р).