В 2026 году процедура оформления трудовых отношений и работы с трудовыми книжками в России окончательно сформировалась вокруг цифровых технологий, однако бумажный документооборот также сохраняет свою силу в определенных ситуациях. Работодателям важно четко понимать, откуда берутся данные о стаже сотрудников и как правильно оформлять прием на работу в условиях гибридной системы (электронной и бумажной).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): основной источник данных

С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек. На текущий момент (2026 год) это основной формат хранения сведений о трудовой деятельности.

Откуда работодатель берет сведения?

Важно понимать фундаментальное отличие электронной трудовой от бумажной: работодатель не «получает» электронную трудовую книжку на руки или в виде файла от сотрудника.

• Где хранится: ЭТК ведется и хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР, ранее ПФР).
• Как работодатель получает данные: При приеме на работу сотрудник предоставляет выписку из электронной трудовой книжки. Это может быть бумажный документ с печатью СФР или работодателя, либо электронный файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Действия работодателя: Получив выписку, работодатель знакомится с предыдущим опытом сотрудника. После издания приказа о приеме на работу, именно работодатель обязан сформировать отчет по форме ЕФС-1 и отправить его в СФР. Таким образом, работодатель не заполняет саму ЭТК, а передает данные для ее пополнения в государственный реестр.

> Ключевой момент: Электронная трудовая книжка не выдается работнику на руки при увольнении. Она остается в базе СФР. Работник в любой момент может получить новую выписку через Госуслуги, в МФЦ или у последнего работодателя.

Бумажная трудовая книжка: когда и как она попадает к работодателю

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки (ТК) никуда не исчезли. Согласно актуальным правилам, менять старые трудовые книжки на новые образцы не обязательно. Если сотрудник приходит с бумажным документом, работодатель обязан продолжать вести его в обычном порядке.

Сценарий А: Сотрудник впервые устраивается на работу

Если человек трудоустраивается впервые (или у него не было бумажной ТК до 2020 года, и он не изъявил желания ее завести), бумажный документ ему не выдается. Вся его история ведется только в электронном виде. В этом случае работодатель не получает бумажную книжку.

Сценарий Б: Сотрудник предоставляет имеющуюся бумажную ТК

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка (старого или нового образца), он обязан предоставить ее работодателю при приеме на работу.
Процедура получения и учета:
Прием документа: Работодатель принимает трудовую книжку (или ее дубликат) от сотрудника.
Регистрация: Наниматель обязан сделать запись о получении документа в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Расписка: Работодатель выдает работнику расписку о получении трудовой книжки; Расписка составляется в произвольной форме, но должна подтверждать факт передачи документа.
Хранение: Бумажная трудовая книжка должна постоянно находиться у работодателя (за исключением случаев выдачи на руки по заявлению работника для оформления пенсии или получения копии).

Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника

Чтобы корректно «получить» и оформить трудовые данные сотрудника в 2026 году, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Запрос документов

При приеме на работу запросите у кандидата:

• Паспорт.
• Документ об образовании.
• Выписку из электронной трудовой книжки (если это его не первое место работы).
• Бумажную трудовую книжку (если она велась и хранится у сотрудника).

Шаг 2. Анализ ситуации

• Если есть только ЭТК (бумажной нет): Работодатель не заводит бумажную книжку. Данные о приеме на работу передаются в СФР через отчет ЕФС-1.
• Если есть бумажная ТК: Работодатель принимает ее на хранение, регистрирует в книге учета и продолжает вносить записи вручную параллельно с отправкой данных в СФР.
• Если ТК утеряна: Работодатель не восстанавливает прошлый стаж. Он заводит новую бумажную трудовую книжку (если сотрудник написал заявление об этом) и вносит запись только о текущей работе. Прошлый стаж подтверждается справками от предыдущих работодателей и отображается в ЭТК в базе СФР.

Шаг 3. Передача данных в СФР

Независимо от наличия бумажного носителя, работодатель обязан при любых кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) заполнять и отправлять отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Срок подачи отчета — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (для приема и увольнения).

Выдача копий и оригиналов работнику

Часто сотрудники просят предоставить им их трудовые данные. Здесь важно различать бумажный и электронный форматы.

• Копия бумажной трудовой: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать заверенную копию бумажной трудовой книжки. Копия должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
• Оригинал бумажной трудовой: Выдается на руки только в двух случаях:

1. Для оформления пенсии.
2. По письменному заявлению для предоставления в другие организации (с обязательным возвратом).

• Электронная трудовая: Работодатель по заявлению сотрудника обязан предоставить ему выписку из ЭТК (в бумажном или электронном виде). Также сотрудник может самостоятельно получить эту выписку через портал Госуслуг.

Ответственность и важные нюансы

Согласно статье 66 ТК РФ, форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным органом власти. Нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек влечет за собой административную ответственность.

На что обратить особое внимание в 2026 году:
Непрерывность данных: Даже если бумажная книжка не велась (например, была утеряна), данные в ЭТК должны быть актуальными. Работодатель не имеет права отказывать в приеме на работу из-за отсутствия бумажной книжки, если у человека есть запись в ЭТК.
Заявление о выборе формы: Для работников, которые впервые трудоустраиваются после 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Для тех, кто работал ранее, выбор между бумажной и электронной формой должен был быть сделан ранее, но право на ведение бумажной версии сохраняется, пока она не закончится или не будет утеряна.

Безопасность хранения: Бумажные трудовые книжки должны храниться в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность и защиту от огня, как документы строгой отчетности.

Работодатели в 2026 году не «получают» трудовые книжки в виде готового продукта от государства. В случае с электронным форматом они получают доступ к данным через выписки от сотрудников и сами наполняют базу СФР через отчеты ЕФС-1. В случае с бумажным форматом — они принимают физический документ от сотрудника, берут на себя ответственность за его хранение и правильное ведение.

Грамотное сочетание работы с электронной базой СФР и правильное оформление бумажных носителей (там, где они сохранились) — залог отсутствия проблем с проверяющими органами и корректного стажа сотрудников.