Оформление трудовых отношений — это важнейший этап взаимодействия между работником и нанимателем. От того, насколько грамотно составлен и подписан контракт, зависит защита прав обеих сторон и отсутствие рисков наступления негативных правовых последствий. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовые отношения по контракту, на какие условия обратить внимание и как избежать типичных ошибок.

Чем контракт отличается от обычного трудового договора?

Прежде чем перейти к оформлению, важно понимать ключевую разницу между документами. Трудовые отношения могут оформляться путем заключения трудового договора (на неопределенный срок или срочного) либо контракта. Главные отличия контракта заключаются в следующем:

• Срочный характер: контракт всегда заключается на определенный срок (обычно от 1 до 5 лет).
• Дополнительные гарантии: при досрочном расторжении контракта по инициативе нанимателя часто предусмотрена специальная выплата компенсации.
• Особенности прекращения: если наниматель или работник планирует прекратить трудовые отношения по окончании срока контракта, необходимо не менее чем за месяц до его окончания письменно предупредить другую сторону.
• Детализация: примерная форма контракта может состоять из 20 пунктов и 65 подпунктов, охватывая 11 важных направлений регулирования трудовой деятельности.

Пошаговый алгоритм оформления контракта

Чтобы оформить отношения без ошибок, следуйте установленному порядку:

Шаг 1. Предоставление документов будущим работником

Для заключения контракта кандидат предоставляет стандартный пакет документов: паспорт, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), документы об образовании, а также иные документы, предусмотренные законодательством (например, медицинскую книжку, если этого требует специфика работы).

Шаг 2. Согласование условий и подписание контракта

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой остается у нанимателя; С 2021 года в ряде случаев возможно также электронное подписание с помощью КЭДО (квалифицированной электронной цифровой подписи).

Шаг 3. Издание приказа о приеме на работу

На основании заключенного контракта оформляется приказ (распоряжение) нанимателя о приеме работника. В приказе обязательно указываются дата и номер заключенного контракта.

Шаг 4. Ознакомление работника с локальными актами

До начала работы сотрудник под подпись должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, должностной инструкцией и иными нормативными актами нанимателя.

Шаг 5. Внесение данных в документы персонифицированного учета

Необходимо отразить факт заключения контракта в форме ПУ-2 (и других необходимых формах ДПУ). Документы персонифицированного учета оформляются в соответствии с Инструкцией о заполнении ДПУ, а порядок и сроки их представления установлены специальными Правилами.

Обязательные условия контракта

Вид трудового договора определяется характером трудовых отношений и сроками действия, однако в контракте должны быть обязательно отражены следующие данные и условия:

1. Сведения о сторонах: ФИО работника и наименование нанимателя.
2. Трудовая функция: работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием и должностной инструкцией.
3. Место работы: точный адрес или структурное подразделение.
4. Срок действия: конкретная дата начала и окончания контракта.
5. Условия оплаты труда: размер тарифной ставки (оклада), доплаты, надбавки, поощрительные выплаты и сроки выплаты зарплаты.
6. Режим рабочего времени и времени отдыха.
7. Условия труда на рабочем месте (в т.ч. указание на вредные или опасные условия, если они есть).

Дополнительные условия контракта

Помимо обязательных, в контракт могут включаться дополнительные условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с законодательством:

• Испытательный срок (если предусмотрен).
• Условие о неразглашении коммерческой тайны.
• Условия о дополнительном страховании работника.
• Дополнительные случаи выплаты компенсации при досрочном расторжении контракта.
• Особенности работы по совместительству, надомная работа и т.п.

Продление контракта или заключение нового

Порядок продления или заключения нового контракта имеет строгие правила:

• Если рассматривается вопрос о переводе работника на контракт (например, с трудового договора на неопределенный срок), это делается с его согласия.
• Срок действия нового контракта наниматель определяет в таком же порядке, как и при продлении.
• Если трудовые отношения продолжаются после истечения срока контракта, но ни одна из сторон не потребовала его прекращения, а работник продолжает работать, контракт может трансформироваться в трудовой договор, заключенный на неопределенный срок (ст. 261-4 ТК РБ и аналогичные нормы в других юрисдикциях).

Риски ненадлежащего оформления

Некоторые работодатели до сих пор уклоняются от надлежащего оформления трудовых отношений, заменяя их гражданско-правовыми договорами (ГПХ) или допуская фактическое допущение к работе без подписания документов. Это серьезный риск.

Чем чревато ненадлежащее оформление?

• Штрафы и проверки: трудовые инспекторы наделены полномочиями выявлять скрытые трудовые отношения. Минтруд активно предлагает закреплять новые признаки трудовых отношений в законе, чтобы искоренить практику работы «всерую».
• Судебные разбирательства: закрепление признаков трудовых отношений способно снизить шансы на злоупотребление правом со стороны нанимателей. Суд может признать фактически сложившиеся отношения трудовыми (допущение к работе с ведома работодателя = возникновение трудовых отношений).
• Налоговые последствия: доначисление налогов, пеней и штрафов за неправильное исчисление НДФЛ и страховых взносов.

Оформление трудовых отношений по контракту — это обязательный этап, обеспечивающий правовую безопасность и работника, и нанимателя. Используйте актуальные образцы и бланки (например, форму N ТД-1), обязательно прописывайте все обязательные и специфические условия, не забывайте о сроках предупреждения при увольнении и ведите документацию в строгом соответствии с Трудовым кодексом. Грамотно составленный контракт — залог спокойной и продуктивной работы!