С 2021 года в России действует двойная система учёта трудовой деятельности: работник может вести бумажную или электронную трудовую книжку (ЭТК)․ При приёме на новое место работы работодатель обязан знать‚ какой способ использовался у предыдущего работодателя‚ чтобы корректно оформить приём и продолжить ведение учёта․ Ниже – пошаговое руководство‚ как получить эту информацию․

Почему важно знать способ ведения трудовой книжки у прежнего работодателя

• Согласно ст․ 66 и ст․ 66․1 ТК РФ работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и сохранить его при переходе к новому работодателю․
• Если новый работодатель не учтёт выбранный способ‚ могут возникнуть ошибки в формировании СЗВ‑ТД‚ а также проблемы при предоставлении выписки из трудовой книжки․
• Знание способа позволяет правильно заполнить поля в документах приёма (например‚ в 1С:ЗУП) и избежать штрафов со стороны контролирующих органов․

Основные источники информации о способе ведения трудовой книжки

1. Запрос к предыдущему работодателю – самый надёжный способ․ Работник может направить письменное заявление (или электронное письмо) с просьбой предоставить сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки и дате подачи соответствующего заявления (если оно было)․
2. Личный кабинет на портале «Госуслуги» – в разделе «Трудовая деятельность» отображается информация о текущем способе ведения ЭТК‚ если работник уже подал заявление о переходе на электронный формат․
3. Выписка из Пенсионного фонда РФ (СЗВ‑ТД) – работник может запросить выписку о своих периодах страхования через сайт ПФР или через МФЦ․ В выписке указывается‚ ведётся ли учёт в электронном виде․
4. Сведения из трудовой книжки (бумажной) – если у работника на руках бумажная трудовая книжка‚ в ней обычно есть отметка о способе ведения (например‚ штамп «Электронная трудовая книжка ведётся» или отсутствие такой отметки)․
5. Документы из 1С:ЗУП у предыдущего работодателя – при наличии доступа к корпоративной системе (например‚ через бывшего бухгалтера) можно посмотреть карточку сотрудника‚ где указывается «Способ ведения трудовой книжки» и дата заявления․
6. Запрос в отдел кадров нового работодателя – иногда новый работодатель уже получил от предыдущего работодателя форму СЗВ‑ТД и может сообщить выбранный способ․

Пошаговая инструкция для работника

Шаг 1․ Подготовьте запрос к предыдущему работодателю

Составьте официальное письмо (можно в свободной форме) с následujющими реквизитами:

• Ваши ФИО‚ дата рождения‚ номер СНИЛС․
• Период работы у данного работодателя (с … по …)․
• Просьба предоставить сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки (бумажный/электронный) и дату подачи заявления о переходе на электронный формат (если такое заявление подавалось)․
• Указать‚ в каком виде вы хотите получить ответ (электронная почта‚ заказное письмо‚ личное получение)․

Отправьте запрос через каналы‚ которые гарантируют подтверждение получения (например‚ заказное письмо с уведомлением о вручении или корпоративную электронную почту с запросом подтверждения чтения)․

Шаг 2․ Проверьте личный кабинет на Госуслугах

Войдите на gosuslugi․ru‚ перейдите в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․ Если вы ранее подавали заявление о переходе на ЭТК‚ здесь будет отображаться статус «Ведётся электронная трудовая книжка» и дата подачи заявления․

Шаг 3․ Закажите выписку из ПФР

На сайте ПФР (pfrf․ru) или через МФЦ оформите запрос на получение выписки о периодах страхования (форма СЗВ‑ТД)․ В выписке будет указано‚ ведётся ли учёт в электронном виде для каждого периода․

Шаг 4․ Изучите свою бумажную трудовую книжку

Откройте трудовую книжку и обратите внимание на:

• Наличие штампа или надписи «Электронная трудовая книжка ведётся» (обычно ставится кадровой службой после подачи заявления)․
• Отметки о приёме и увольнении – если после определённой даты в книжке нет новых записей‚ а вы продолжали работать‚ это может указывать на переход на электронный формат․

Шаг 5․ Свяжитесь с бухгалтерией/кадровой службой предыдущего работодателя (если возможно)

Если вы сохраняете хорошие отношения с бывшими коллегами‚ попросите их посмотреть в системе 1С:ЗУП карточку сотрудника․ Там должно быть поле «Способ ведения трудовой книжки» с указанием даты заявления․

Шаг 6․ Уточните у нового работодателя

При приёме на работу предоставьте новому работодателю все полученные сведения (выписку из ПФР‚ ответ от предыдущего работодателя‚ копию трудовой книжки)․ Кадровая служба нового работодателя внесёт информацию в свою систему и оформит приём согласно выбранному способу․

Что делать‚ если информация не удалось получить

Если все попытки узнать способ ведения трудовой книжки у прежнего работодателя оказались безуспешными‚ действуйте следующим образом:

1. Предположите‚ что способ ведения – бумажный‚ если вы никогда не подавали заявление о переходе на ЭТК и в вашей трудовой книжке нет отметок о электронном ведении․
2. Сообщите новому работодателю о своём предположении и приложите все доступные документы (трудовую книжку‚ выписку из ПФР‚ копию запроса к предыдущему работодателю)․
3. Новый работодатель‚ согласно ст․ 66 ТК РФ‚ обязан принять ваш выбор и вести трудовую книжку в том виде‚ который вы указали․ Если позже выяснится‚ что на предыдущем месте работы велась электронная книжка‚ вы сможете подать заявление о переходе на электронный формат в текущей организации․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66 – право работника выбрать способ ведения трудовой книжки․
• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66․1 – порядок ведения электронной трудовой книжки․
• Приказ Минтруда России от № 182н «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․
• ФЗ‑125 «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с ПФР и форму СЗВ‑ТД․

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – личный кабинет‚ раздел «Трудовая деятельность»․
• Пенсионный фонд РФ – запрос выписки СЗВ‑ТД․
• Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты и разъяснения по ЭТК․
• КонсультантПлюс – справочные материалы по вопросам ведения трудовой книжки․

Узнать способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы можно‚ комбинируя несколько источников: запрос к бывшему работодателю‚ проверка личного кабинета на Госуслугах‚ выписка из ПФР‚ анализ бумажной трудовой книжки и данные из корпоративных систем (1С:ЗУП)․ При отсутствии точной информации следует исходить из факта отсутствия заявления о переходе на электронный формат и считать‚ что ведётся бумажная трудовая книжка․ Правильное оформление этого момента при приёме на работу обеспечивает соблюдение трудового законодательства и исключает возможные штрафы со стороны контролирующих органов․