Оформление трудовых отношений посредством избрания на должность имеет свои правовые и документальные особенности․ Чаще всего такой порядок приема на работу применяется к руководителям организаций (генеральным директорам, директорам), а также к лицам, избираемым по конкурсу или выборным органом․ В связи с этим у кадровых специалистов часто возникают вопросы: как правильно отразить избрание в трудовой книжке и какие документы указывать в качестве основания?

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила внесения записей об избрании на должность, опираясь на действующие нормативные акты, в частности, на Приказ Минтруда России от № 320н, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек․

Нормативная база: Приказ Минтруда № 320н

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н (зарегистрирован в Минюсте России № 63748)․ Именно этот документ регламентирует, как правильно вносить записи о приеме на работу, в т․ч․ и при избрании на должность․

Согласно порядку, заполнение раздела «Сведения о работе» имеет строгую структуру, где каждая графа несет свою смысловую нагрузку․ Особое внимание уделяется тому, на какую работу (должность) избран работник и какому документу это подтверждает․

Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»

При избрании работника на должность заполнение трудовой книжки осуществляется в следующем порядке:

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация)․
2. Графа 2 — указывается дата избрания (внесения записи) арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
3. Графа 3 — указывается полное наименование выборного органа, а также сокращенное наименование выборного органа (при его наличии)․
   Далее в этой же графе делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник․ Например: «Общим собранием учредителей избран на должность генерального директора»․
4. Графа 4 — указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия․

Особенности для руководителей организаций

В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась устойчивая практика оформления трудовых книжек руководителей (директоров, гендиректоров)․ Поскольку генеральный директор — это единоличный исполнительный орган, его трудовые отношения начинаются с решения собственников․

Существует два основных сценария оформления:

• Сценарий 1: Избрание с последующим изданием приказа․ После вынесения письменного и заверенного решения (протокола) об избрании на пост, вновь избранный руководитель издает распоряжение (приказ) о своем вступлении в должность․ В этом случае в графу 4 вписываются реквизиты приказа․
• Сценарий 2: Указание только протокола․ В качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации․

Что указывать в графе 4 «Основание»?

Один из самых частых вопросов: можно ли указать в графе 4 сразу оба документа — и протокол общего собрания (решение учредительного органа), и приказ о приеме на работу?

Эксперты сходятся во мнении, что поскольку нормативными документами и правилами ведения трудовых книжек не запрещено указывать сразу два документа в графе «Основание для внесения записи», в графе 4 можно указать и реквизиты (дату, номер) приказа о приёме на работу, и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора․

Это делает запись максимально информативной и прозрачной․ Пример заполнения графы 4: «Приказ от № 1-к, Протокол общего собрания учредителей от № 5»․

Важные нюансы и правила ведения

При внесении любых записей в трудовую книжку, включая запись об избрании, следует помнить о ряде важных правил:

• Указание структурного подразделения: Если трудовой договор или протокол об избрании содержит информацию о конкретном подразделении, это нужно отразить в графе 3․ Например: «Избран на должность директора по маркетингу в отдел маркетинга»․ Если подразделение не указано, вносить подобные сведения в книжку не нужно․
• Работа по совместительству: Запись об избрании по совместительству вносится только по основному месту работы․ Для этого сотрудник должен написать заявление, в котором указывается название второй компании, должность и дата начала работы, а также предоставить подтверждающие документы (приказ, справка)․
• Постоянный характер работы: В трудовую книжку вносят запись только о постоянном характере работы․ Запись о временном избрании (например, на время декретного отпуска) не вносится․

Образец внесения записи об избрании на должность

Для наглядности приведем пример заполнения раздела «Сведения о работе» при избрании генерального директора ООО «Альфа»․

Избрание на должность — это юридически значимый факт, который требует грамотного документального подтверждения; При внесении записи в трудовую книжку кадровику необходимо четко следовать Приказу Минтруда № 320н, корректно указывая наименование выборного органа в графе 3 и реквизиты протокола/решения (а при необходимости и приказа) в графе 4․ Использование актуальных образцов и соблюдение сложившейся практики позволит избежать ошибок и претензий со стороны трудовой инспекции․