Оформление трудовых отношений с руководителем организации (генеральным директором) имеет ряд существенных особенностей. Это единственная должность, на которую работник назначается решением собственников бизнеса (учредителей, участников, совета директоров). Из-за этого у кадровиков часто возникают вопросы: как правильно внести запись в трудовую книжку, на основании какого документа и в какие сроки? В этой статье мы подробно разберем все правила оформления приема на работу генерального директора в 2026 году.

Общие правила внесения записей

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку сотрудника, если данное место работы является для него основным и человек проработал более 5 рабочих дней. Это правило в полной мере распространяется и на генерального директора.

Информация о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». В 2026 году актуальны следующие общие правила заполнения:

• Графа 1: указывается порядковый номер записи.
• Графа 2: ставится дата приема на работу (дата вступления в должность).
• Графа 3: вносится информация о самом приеме. Обратите внимание: заполнение этой части начинается с наименования организации (в соответствии с учредительными документами, также можно указать сокращенное наименование при его наличии). Под названием организации пишется должность.
• Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или протокол), его номер и дата.

Стоит отметить важную деталь: сейчас записи разрешено делать не только от руки, как это было раньше, но и с помощью готовых штампов с предзаполненными данными (например, штамп с наименованием организации), что значительно ускоряет кадровый документооборот.

Особенности приема генерального директора

Главная сложность при оформлении генерального директора заключается в определении основания для приема на работу. Для обычного сотрудника таким основанием всегда является трудовой договор и приказ руководителя. Но кто издает приказ на самого руководителя?

Трудовой договор с генеральным директором подписывает лицо, уполномоченное решением единственного учредителя, протоколом общего собрания участников или советом директоров. Что же касается приказа о приеме на работу, то генеральный директор вправе издать его сам на себя, вступив в должность на основании решения собственников.

Что указывать в графе 4 (Основание)?

В графе 4 трудовой книжки при приеме на работу генерального директора необходимо указать два документа:

1. Решение (протокол) уполномоченного органа о назначении лица на должность руководителя (например: «Протокол общего собрания участников от № 4»).
2. Приказ о вступлении в должность (например: «Приказ от № 1-к»).

Оба этих документа являються законным основанием для внесения записи. Игнорировать протокол или решение и указывать только приказ — неверно, так как именно решение собственников первично.

Пошаговый образец заполнения

Рассмотрим конкретный пример заполнения трудовой книжки при приеме на работу генерального директора ООО «Альфа» Иванова И.И.

Шаг 1. Наименование организации

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без порядкового номера и даты) указывается полное и при необходимости сокращенное наименование организации:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
(ООО «Альфа»)

Шаг 2. Запись о приеме

Под наименованием организации вносятся данные в соответствующие графы:

• Графа 1: 10
• Графа 2:
• Графа 3: Принят в должности генерального директора.
• Графа 4: Протокол общего собрания участников от № 7, Приказ от № 1-к

Важные нюансы формулировок:

• Если директор принимается в порядке перевода из другой организации, в графе 3 делается соответствующая отметка: «Принят (назначен) в должности генерального директора в порядке перевода».
• Если в штатном расписании должность называется «Генеральный директор и член правления», именно так и нужно писать. Сокращения и самовольные изменения должности недопустимы.

Сроки внесения записи

Сроки для руководителя действуют те же, что и для остальных работников. Данные в трудовую книжку должны быть внесены в течение 5 рабочих дней с момента фактического приступления генерального директора к своим обязанностям. Если информация о приеме внесена не будет, работодателю (а в данном случае — самой организации) грозит административная ответственность.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Не стоит забывать, что с 2020 года в России функционируют электронные трудовые книжки, и в 2026 году их ведение остается обязательным для работодателей. При приеме генерального директора на работу кадровик должен не только заполнить бумажный бланк (если сотрудник не перешел полностью на ЭТК и сохранил бумажную версию), но и своевременно подать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).

В электронной трудовой книжке отражаются те же сведения, что и в бумажной:

• Сведения о приеме на работу с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе (для руководителей это, как правило, ст. 275 ТК РФ или глава 43 ТК РФ).
• Основание, по которому внесена запись (номер и дата протокола/решения и приказа).

Кто подписывает трудовую книжку?

Еще один частый вопрос: кто заверяет своей подписью запись в трудовой книжке генерального директора? Поскольку именно генеральный директор является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек в организации, он же и подписывает свою запись. Аналогичная ситуация складывается и при увольнении генерального директора: он сам подписывает приказ о своем увольнении и заверяет запись в своей трудовой книжке.

Однако на практике часто встречается ситуация, когда подпись ставит лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (на основании доверенности), либо специалист кадровой службы, если на него оформлен соответствующий приказ о назначении ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

Внесение записи о приеме на работу генерального директора требует внимательности и знания юридических тонкостей. Главное — не забывать указывать в качестве основания не только приказ о вступлении в должность, но и решение (протокол) собственников бизнеса. Соблюдение 5-дневного срока, правильное указание наименования организации и актуальных формулировок должности позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую чистоту кадрового учета.