Вопрос оформления трудовых отношений с индивидуальным предпринимателем часто вызывает путаницу. Главное, что нужно помнить с самого начала: индивидуальный предприниматель (ИП) не может и не должен делать запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку. Трудовая книжка ведется исключительно для фиксации трудовых отношений с наёмными работниками. Деятельность ИП как самозанятого лица для стажа учитывается иным способом, через страховые взносы в Пенсионный фонд (СФР) по его ИНН.
Данная статья подробно разбирает, как правильно оформить записи в трудовую книжку сотрудника, принятого на работу к ИП, и отвечает на ключевые вопросы.
Основные правила для ИП-работодателя
Законодательство не устанавливает особых правил для ИП в сравнении с юридическими лицами при оформлении приема, перевода и увольнения работников. Все записи вносяться в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ № 722 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…».
Что обязательно должно быть в записи:
- Дата кадрового события (приема, увольнения и т.д.).
- Наименование кадрового события (например, «Принят на работу», «Уволен»).
- Основание для события (номер и дата приказа, договора).
- Подпись руководителя (самого ИП) и подпись работника.
- Расшифровка подписей (ФИО).
- Печать (если ИП использует печать в своей деятельности).
Пошаговая инструкция для записи о приеме на работу
Алгоритм действий для ИП-работодателя:
-
Подготовка документов:
- Заключите с работником трудовой договор в письменной форме.
- Издайте приказ о приеме на работу (форма Т-1 или своя, главное — содержать все реквизиты).
- Убедитесь, что у работника есть трудовая книжка (или вкладыш к ней).
-
Заполнение записи в трудовой книжке:
Запись делается на основании приказа. Примерный образец:
Принят на работу с «___» __________ 20__ г.
На должность ________________________________________
На основании приказа № ___ от «___» __________ 20__ г.
Подпись работника: _________________ / ______________________ /
(подпись) (ФИО)
Подпись работодателя: _________________ / ______________________ /
(подпись) (ФИО ИП)
Печать ИП (при ее наличии)
-
Особенности с печатью:
Если ИП использует печать в хозяйственной деятельности, то печать ставится после подписи ответственного лица (т.е. после подписи самого ИП). Печать должна быть четкой, не заходить на подписи и текст; Если печать не используется — этого требования нет.
Запись об увольнении: критически важный момент
Неправильная формулировка записи об увольнении — самая частая причина судебных споров. Запись должна точно отражать основание увольнения, указанное в приказе и трудовом договоре.
Как правильно:
- Указывайте точную статью или пункт Трудового кодекса РФ (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Формулируйте суть: «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей…» или «Уволен в связи с ликвидацией организации (ИП)».
- Не пишите общие фразы: «Уволен по собственному желанию» (если это не так), «Уволен за прогул» (без ссылки на документы).
Образец записи об увольнении:
Уволен «___» __________ 20__ г.
На основании п. ___ ч. ___ ст. ___ ТК РФ, приказа № ___ от «___» __________ 20__ г.
Подпись работника: _________________ / ______________________ /
(подпись) (ФИО)
Подпись работодателя: _________________ / ______________________ /
(подпись) (ФИО ИП)
Печать ИП (при ее наличии)
Частые вопросы и ответы (FAQ)
Вопрос: А как быть, если у меня как у ИП есть трудовая книжка? Могу ли я в нее что-то вписать о своей деятельности?
Ответ: Нет, не можете и не нужно. Согласно части 1 статьи 15 Трудового кодекса РФ, трудовой договор заключается между работником и работодателем. ИП не может быть одновременно и работником, и работодателем по отношению к себе. Деятельность ИП для назначения пенсии учитывается через уплату страховых взносов в СФР (бывший ПФР) по его ИНН. Записи о такой деятельности в трудовую книжку не вносятся.
Вопрос: Какие документы нужны ИП для оформления сотрудника?
Помимо самого трудового договора и приказа, ИП должен:
- Заполнить личную карточку работника (форма Т-2).
- Зарегистрироваться в Едином государственном фонде социального страхования (СФР) и сообщить о принятии работника (это делается автоматически при сдаче отчетов, но ответственность лежит на ИП).
- При необходимости, иметь штатное расписание (если в организации несколько сотрудников).
Вопрос: Что, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Если у работника впервые устраивается на работу, ИП обязан выдать ему трудовую книжку (или вкладыш) и сделать в ней первую запись о приеме на работу. Если книжка утеряна, ИП оформляет дубликат по заявлению работника.
Вопрос: А электронные трудовые книжки (ЭТК)?
С 2021 года ведение ЭТК обязательно для всех работодателей, включая ИП. Если работник выбрал ЭТК, то ИП вносит сведения в СЗВ-ТД и не ставит записи в бумажную книжку (если она у него есть). Если же работник сохранил бумажную книжку, ИП вносит в нее записи в традиционном порядке, а также передает сведения в СФР. Печать на ЭТК не ставится.
Ключевые выводы и типичные ошибки
- Главное правило: ИП ведет трудовые книжки только для своих наёмных сотрудников. На себя запись не вносит.
- Печать: Если ИП использует печать — она ставится после подписи руководителя. Если печати нет, запись без нее действительна.
- Точность формулировок: В записях об увольнении обязательно указывайте конкретное основание по ТК РФ.
- Сроки: Запись о приеме или увольнении вносится в день издания приказа или не позднее следующего рабочего дня.
- Исправления: Некорректные записи можно исправить только путем зачёркивания неверного текста (одной чертой), внесения правильного текста и подписи с датой исправления.
Помните: Правильное ведение трудовых книжек — это не только соблюдение формальностей, но и защита ваших прав как работодателя и прав вашего сотрудника в будущем (при оформлении пенсии, получении пособий, в судебных спорах). При сложных ситуациях всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практики. Дата актуализации информации: май 2026 года.