Оформление трудовых отношений с работником у индивидуального предпринимателя (ИП) имеет свои особенности, но в целом регулируется теми же правилами, что и для юридических лиц. Основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю сотрудника, — это трудовая книжка. В 2026 году действуют актуальные правила, утвержденные приказом Минтруда России.

Ключевые нормативные акты (действуют в 2026 году)

• Приказ Минтруда России от № 320н — «Правила ведения и хранения трудовых книжек». Это основной документ, устанавливающий порядок.
• Трудовой кодекс РФ (статьи 66–69, 85).
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 — вступил в силу с 18 августа 2026 года и регулирует оформление копий трудовой книжки;

Особенности оформления у ИП

У индивидуального предпринимателя нет печати организации (если он ее не зарегистрировал). Поэтому:

• Все записи в трудовой книжке заверяются личной подписью ИП (работодателя).
• Если ИП нанимает работников по трудовому договору, он обязан вести книгу учета движения трудовых книжек (или приходно-расходную книгу по бланкам).
• ИП вправе вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК). Для этого нужно быть участником системы «Электронная трудовая книжка» (ЕГАИС ТК).

Этапы оформления трудовой книжки у ИП

Прием на работу (оформление новой трудовой книжки)

Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу), ИП обязан оформить новую.

1. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу. Форма свободная, но обязательно должны быть указаны: ФИО работника, должность, дата приема, основание (трудовой договор). Приказ подписывается ИП.
2. Запись в трудовую книжку. Вносится в день издания приказа. Обязательные реквизиты:
   • Дата заключения трудового договора.
   • Наименование организации (ФИО ИП) и место нахождения (адрес регистрации).
   • Должность (специальность, профессия) с указанием структурного подразделения (если есть).
   • Основание: номер и дата приказа ИП.
   • Подпись работника (с расшифровкой) и подпись ИП.
3. Выдача трудовой книжки работнику. При приеме на работу ИП должен получить у сотрудника трудовую книжку (если она есть) или оформить новую и выдать ее. Если книжка новая, на титульном листе ставятся печать (если есть) и подпись ИП.

Запись о переводе или изменении трудового договора

Если сотрудника переводят на другую должность, меняется режим работы (например, переход на вахтовый метод) или вносятся иные существенные условия, требуется новая запись.

• Запись вносится на основании приказа ИП.
• Указывается новая должность, дата перевода, основание (номер и дата приказа).
• Подписи: работника и ИП.
• Важно! Если сотрудник работает по совместительству у того же ИП, это оформляется отдельным трудовым договором и отдельной записью в той же трудовой книжке.

Увольнение работника

При прекращении трудовых отношений ИП обязан сделать соответствующую запись и выдать трудовую книжку работнику.

1. Издание приказа об увольнении (указывается дата и основание, например, по собственному желанию, истечение срока договора).
2. Запись об увольнении вносится в день увольнения. В записи указывается:
   • Дата увольнения.
   • Наименование основания увольнения (с точной формулировкой из ТК РФ, например, «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»).
   • Номер и дата приказа ИП.
3. Выдача трудовой книжки работнику в день увольнения. Если в этот день работник не работал, книжку нужно выдать не позднее следующего рабочего дня по его заявлению.
4. Если у сотрудника есть неиспользованный отпуск, в записи об увольнении указывается, что компенсация за него выплачена.

Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)

ИП, подключенный к системе ЕГАИС ТК, может оформлять ЭТК вместо бумажной. Порядок:

• При приеме на работу ИП направляет в систему сведения о трудовом договоре.
• Все записи (прием, перевод, увольнение) вносятся в электронном виде через личный кабинет.
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК на бумаге, заверенную электронной подписью ИП (или печатью, если есть).
• При увольнении работнику выдается распечатка ЭТК (если он не отказался от бумажного носителя).

Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)

Запись о приеме на работу

«Принят(а) на работу [должность] с [дата] на условиях, определенных трудовым договором от [дата] № [номер]. Приказ ИП [ФИО ИП] от [дата] № [номер].

Подпись работника: _______________ / [ФИО] /

Подпись работодателя: _______________ / [ФИО ИП] /»

Запись об увольнении

«Уволен(а) [дата] в связи с [точная формулировка основания, например: «по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»]. Приказ ИП [ФИО ИП] от [дата] № [номер].

Подпись работника: _______________ / [ФИО] /

Подпись работодателя: _______________ / [ФИО ИП] /»

Важные нюансы и изменения в 2026 году

• Отсутствие печати. Если у ИП нет печати, заверяются только подписи. Если печать есть — ее проставляют.
• Книга учета движения трудовых книжек. ИП должен вести журнал (или приходно-расходную книгу) по форме, утвержденной Минтрудом. В нем фиксируются выдача и получение бланков, прием и увольнение сотрудников.
• Новый ГОСТ для копий. С при оформлении копии трудовой книжки (по запросу работника или госорганов) нужно соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2025. На последнем листе копии ниже всех записей делается отметка: «Работает по настоящее время» (если сотрудник еще трудится) с датой, подписью ИП и (при наличии) печатью.
• Сроки. Запись о приеме, переводе или увольнении вноситься в день издания приказа. Трудовая книжка выдается при увольнении в день увольнения.
• Ответственность. За нарушение правил ведения трудовых книжек (невыдача, некорректные записи) ИП грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 руб. или дисквалификация).

Типичные ошибки ИП

1. Невыдача трудовой книжки при увольнении. Это грубое нарушение, влекущее штраф.
2. Некорректное указание основания увольнения. Нужно цитировать точную норму ТК РФ (пункт, часть, статья).
3. Пропуск записи о переводе. Любое изменение существенных условий трудового договора (должность, оплата, режим) требует отдельной записи.
4. Заверение копии по старому ГОСТу. С августа 2026 года нужно соблюдать новый стандарт.
5. Отсутствие книги учета бланков. Даже у одного сотрудника ИП должен учитывать движение бланков трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки у ИП — обязательная процедура, требующая внимания к деталям. Ключевые правила:

• Все записи делаются на основании приказа ИП.
• Заверяются подписью ИП (и печатью, если есть).
• Соблюдаются сроки: запись, в день приказа, выдача — в день увольнения.
• Ведется учет бланков в отдельном журнале.
• При использовании ЭТК нужно быть подключенным к ЕГАИС ТК.

Следуя этим инструкциям, ИП может правильно оформить трудовые книжки своих работников и избежать штрафов в 2026 году.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или кадровым специалистом, учитывая изменения в законодательстве.