Оформление трудовых отношений с руководителем организации (генеральным директором‚ директором) имеет ряд существенных особенностей. Главная из них заключается в том‚ что работодатель и работник в данном случае — это одно и то же лицо. Именно поэтому внесённые сведения в книжку директора разительно отличаются от записей рядовых сотрудников. Тем не менее‚ если вам необходимо внести данные в трудовую книжку руководителя, действуйте уверенно‚ опираясь на актуальное законодательство.
Нормативная база и сроки
В настоящее время ведение трудовых книжек регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н. Согласно новым правилам‚ установленным этим документом‚ записи о приеме на работу‚ избрании и назначении на должность должны вноситься по единым стандартам.
Важно помнить о сроках: если бумажная трудовая книжка ведется‚ запись об избрании директором нужно сделать не позже 5 рабочих дней со дня фактического принятия на должность.
Документы-основания для записи
Генеральный директор принимается на работу не по обычному заявлению‚ а на основе решения собственников бизнеса. Основанием для внесения записи являются:
- Решение единственного учредителя (если у компании один собственник);
- Протокол общего собрания учредителей (или акционеров) об избрании директора;
- Приказ (распоряжение) о вступлении в должность.
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (и актуальному Порядку № 320н)‚ в графе 4 трудовой книжки заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя‚ согласно которому работник принят на работу. В случае с директором это может быть как дата и номер приказа о вступлении в должность‚ так и реквизиты протокола/решения учредителей (на практике чаще указывают приказ‚ изданный на основании протокола).
Кто подписывает и заполняет трудовую?
Это один из самых частых вопросов: как подписать документ‚ если подписант и есть сам руководитель? В обязанности руководителя входит назначение на должность сотрудника‚ ведущего кадровые документы‚ или же самостоятельное ведение записей.
Несмотря на то‚ что генеральный директор зачастую сам заполняет трудовые книжки в организации‚ запись в его собственной трудовой может вноситься другими‚ уполномоченными на эти действия людьми:
- Специалист по кадрам (или другое лицо‚ ответственное за ведение кадрового учета)‚ назначенное приказом самого директора.
- Сам директор‚ если в организации нет штатного кадровика и обязанности по ведению книжек возложены на него приказом.
Если запись вносит кадровик‚ он же ставит свою подпись и печать организации (при наличии). Если директор вносит запись себе сам‚ он расписывается дважды: за себя как за работника и за себя как за лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.
Пошаговая инструкция: как внести запись
Записи в бумажную трудовую книжку вносятся в раздел «Сведения о работе». В остальном записи трудовой книжки директора идентичны всем прочим записям при приеме на работу‚ но имеют важные нюансы в формулировках.
Шаг 1. (наименование организации)
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без порядкового номера и даты) укажите полное наименование организации. Под ним можно указать сокращенное наименование (если оно есть).
Шаг 2. Порядковый номер
В графе 1 поставьте порядковый номер записи (например‚ 5‚ если это пятая запись у данного работодателя).
Шаг 3. Дата приема
В графе 2 проставьте дату избрания на должность арабскими цифрами: день и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например: ).
Шаг 4. Формулировка записи
В графе 3 необходимо сформулировать саму запись. Единственной особенностью при оформлении записи в трудовой книжке генерального директора будет то‚ что здесь рекомендуется использовать формулировку «Избран» или «Назначен»‚ а не просто «Принят».
Формулировку можно сделать такую:
- «Избран на должность генерального директора»
- «Назначен на должность директора»
- «Принят на должность директора в соответствии с решением учредителей»
Шаг 5. Реквизиты приказа
В графе 4 укажите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ согласно которому работник приступил к работе.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен наглядный пример того‚ как должна выглядеть запись в трудовой книжке об избрании директором:
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу‚ переводе… | Наименование‚ дата‚ номер документа |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |||
| 1 | 12 05 2025 | Избран(а) на должность генерального директора. | Приказ от № 1-к |
Особенности перевода на должность директора
Если руководитель избирается на должность не с нуля‚ а переводом (например‚ сотрудник уже работал в компании на другой должности)‚ важно понимать‚ как сделать запись в трудовой книжке и что вписать в графу 4.
При переводе на должность Генерального директора в графе 3 указывается: «Переведен(а) на должность генерального директора». Основанием в графе 4 будет выступать приказ о переводе‚ изданный на основании протокола общего собрания участников.
Что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Если генеральный директор подал заявление о выборе электронной трудовой книжки‚ бумажный бланк закрывается‚ и дальнейшие сведения о работе направляются работодателем в Пенсионный фонд (СФР) в форме электронного документа (ЕФС-1). Правила формулировок при этом остаются теми же: избрание или назначение на должность руководителя фиксируется аналогичным образом.
Внесение записи об избрании директором — процесс‚ требующий внимания к деталям. Главное — не пропустить пятидневный срок‚ использовать корректную формулировку («Избран»/«Назначен») и правильно указать реквизиты документа-основания (приказа‚ изданного на основании решения учредителей). Соблюдение этих простых правил позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую чистоту кадрового учета.