Оформление трудовых отношений — это строго регламентированный процесс, от которого зависит легальность работы как для работодателя, так и для сотрудника. Центральным документом здесь является трудовой договор, но для его заключения и последующего оформления требуется пакет сопутствующих документов. Данная статья подробно разбирает назначение, состав и правила работы с кадровой документацией.

Трудовой договор: основа трудовых отношений

Трудовой договор — это письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, и своевременно и в полном размере выплачивать ему заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформлять трудовые отношения с работником в письменном виде. При этом важно различать два документа:

• Трудовой договор, создает и регулирует сами трудовые отношения.
• Приказ о приеме на работу (или распоряжение) — это локальный акт работодателя, который фиксирует факт издания решения о приеме конкретного человека на конкретную должность на основании уже заключенного договора. Приказ издается после заключения договора.

Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ)

Законодательство четко определяет, какие документы соискатель обязан предъявить работодателю. Этот перечень является исчерпывающим, и требовать иные документы (за исключением случаев, прямо предусмотренных законом) работодатель не вправе.

Обязательные документы для всех:

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность. Это основной документ, подтверждающий личность и возраст.
• Трудовая книжка (в случае наличия) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц (СЗВ-ТД). С года ведение трудовых книжек необязательно для впервые устраивающихся на работу. В этом случае работодатель обязан запросить и получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде через межведомственное взаимодействие. Если трудовая книжка есть, она предоставляется.
• СНИЛС (страховое свидетельство государственного пенсионного страхования). Ксерокопия. При первичном трудоустройстве оформляется в отделе кадров.
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Требуется для корректного учета налогов.

Документы, предоставляемые по необходимости:

• Документы об образовании и (или) о квалификации. Предъявляются, если работа требует специальной подготовки или наличия определенного образования/разряда/категории (диплом, аттестат, сертификат о курсах и т.д.).
• Документы воинского учета. Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Представляются в мобилизационный отдел организации (в примере из информации — 2 корпус, 3 этаж, комната 2329), где ставится отметка на бланке трудового договора. К ним относятся: военный билет, удостоверение к нему, приписное свидетельство.
• Медицинская книжка (или справка о состоянии здоровья). Требуется для работников, занятых в сфере образования, здравоохранения, общественного питания, транспорта и других, где это предусмотрено отраслевыми нормативными актами.
• Документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Фактически это тот же СНИЛС, но иногда под этим понимают иные подтверждающие документы.

Функциональное назначение и качество документов

Кадровая документация, включая трудовой договор и приложения к нему, относится к управленческой документации. Поэтому к ее содержанию предъявляются высокие требования:

• Полнота и точность. Все обязательные реквизиты (ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала, трудовая функция, оплата труда и т.д.) должны быть указаны без ошибок.
• Соответствие законодательству. Условия договора не могут ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом и иными нормативными актами.
• Ясность и однозначность. Формулировки должны исключать двоякое толкование, особенно в части обязанностей, ответственности и условий оплаты.

Ответственность сторон

Трудовой договор и связанные с ним документы определяют и границы ответственности:

• Работодатель несет ответственность за несоблюдение трудового законодательства, неоформление отношений в письменной форме, задержку выплаты зарплаты, необеспечение безопасных условий труда и т.д.
• Работник несет ответственность за ущерб, причиненный работодателю (например, в результате виновных действий или бездействия), за разглашение охраняемой законом тайны, за неисполнение трудовых обязанностей.

Особенности для отдельных категорий работников

Прием по совместительству

Для оформления трудового договора по совместительству (ст. 282 ТК РФ) требуется тот же базовый пакет документов. Дополнительно может потребоваться копия трудового договора (или приказа) с основным местом работы для подтверждения факта работы по совместительству и расчета страховых взносов.

Первичное трудоустройство (впервые в жизни)

Если гражданин устраивается на работу впервые и трудовая книжка у него отсутствует, он предоставляет только паспорт, СНИЛС и документы об образовании (если они требуются). Работодатель в этом случае обязан самостоятельно запросить сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд. Отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения договора.

Практические рекомендации

1. Проверка документов. Кадровый специалист должен проверить подлинность и актуальность всех предъявленных документов (срок действия паспорта, действительность диплома, отсутствие подчисток).
2. Копирование. Все предоставленные документы (кроме паспорта, который обычно только сверяют) должны быть сняты в копии для создания личного дела работника. Копии заверяются подписью и печатью кадровика с указанием даты.
3. Хранение. Оригиналы трудовой книжки и военного билета возвращаются работнику после сверки. Остальные оригиналы (дипломы, сертификаты) обычно хранятся у работодателя, если иное не оговорено. Копии хранятся в личном деле.
4. Отсутствие документов. Если соискатель не может предъявить какой-либо обязательный документ (например, потерял военный билет), он должен получить временное подтверждение (справку) в соответствующем органе (военкомате, ПФР). Прием на работу без необходимых документов невозможен и влечет для работодателя административную ответственность.

Правильное назначение и оформление пакета документов по трудовым отношениям — это фундамент правового статуса работника и защита работодателя от рисков. Трудовой договор, подписанный на основании полного и корректного пакета документов, является гарантией стабильности и предсказуемости трудовых отношений. Работодатель должен четко знать перечень требуемых документов, их назначение и порядок работы с ними, что прямо вытекает из требований статей 24, 65 и 67 Трудового кодекса РФ.

Примечание: Конкретные процедуры (например, куда именно в организации обращаться за отметкой о воинском учете — «мобилизационный отдел, 2 корпус, 3 этаж, комната 2329») могут различаться в зависимости от структуры и внутренних правил конкретной организации. Данный пример приведен как иллюстрация.