Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Её оформление, а также использование вкладышей (приложений) строго регламентировано․ В этой статье подробно разберем, что такое бланки ТК, как их правильно получать, учитывать и хранить в 2026 году, с учетом последних изменений в законодательстве․
Что такое бланки трудовых книжек и вкладышей?
Бланк трудовой книжки — это официально утвержденная форма (обычно в твердом переплете), предназначенная для внесения записей о работе․ Вкладыш — это дополнительный лист (обычно формата А4), который вклеивается в трудовую книжку, если место для записей закончилось․
Оба документа являются бланками строгой отчетности․ Их изготовление, продажа и учет подконтрольны государству․
Какие бланки можно использовать в 2026 году?
Основное правило установлено Постановлением Правительства РФ от № 1250․ С 1 января 2023 года можно применять только бланки нового образца (с учетом изменений, внесенных в Инструкцию по заполнению трудовых книжек)․
Исключения, когда разрешено использовать старые бланки (до 2023 г․):
- Работодатель приобрел бланки до ․
- Трудовая книжка уже заполнена на работника (т․е․ ведется) и требуется вставить вкладыш․
Важно: Если у организации остались старые бланки, не соответствующие условиям выше, их необходимо списать и приобрести новые․
Порядок получения бланков
Бланки ТК и вкладышей не продаются в обычных канцелярских магазинах․ Их можно получить только у уполномоченных организаций․
Типичный алгоритм получения:
- Подготовка заявки․ Организация подает письменное заявление на получение бланков в установленной форме․
- Согласование․ В некоторых регионах (например, в г․ Минске) заявку необходимо предварительно согласовать в соответствующем секторе администрации района (например, по развитию предпринимательства)․
- Обращение к уполномоченному поставщику․ Часто этим занимаются Государственные унитарные предприятия (ГУП), которым делегированы такие полномочия местными органами власти․ Например, ГУТП «Брестгороптторг» обеспечивает бланками организации г․ Бреста․
- Оплата и получение․ После согласования и оплаты бланки выдаются ответственному лицу организации․
Рекомендация: Уточните у администрации вашего города/района, какая организация является официальным поставщиком бланков ТК в вашем регионе․
Обязанность работодателя: ведение двух видов учета
По п․ 39-40 Приказа Минтруда России от № 320н (и аналогичным местным инструкциям) работодатель обязан вести две отдельные книги учета:
Приходно-расходная книга по учету бланков
Учитывает движение чистых (незаполненных) бланков трудовых книжек и вкладышей․
- Что отражается: поступление бланков от поставщика, их выдача ответному лицу для заполнения, возврат неиспользованных бланков, их списание․
- Срок хранения: 5 лет․
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Учитывает движение трудовых книжек и вкладышей, в которых уже есть записи (т․е․ «загруженных» документов)․
- Что отражается: получение трудовой книжки от работника при приеме на работу, передача её при увольнении, выдача на руки работнику, вставка вкладышей, временное изъятие (например, при проверке), окончательное списание (при утере или порче)․
- Срок хранения: 75 лет (как и сами трудовые книжки после увольнения работника)․
Требования к ведению книг учета:
- Книги должны быть пронумерованы, прошиты․
- Они заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии)․
- Формы этих книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н)․ Их можно скачать в бесплатных юридических системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на специализированных сайтах (например, «Моё дело»)․
Хранение бланков и журналов учета
Бланки (как чистые, так и с записями) и книги учета являются документами строгой отчетности․
- Хранятся в организации в закрытом шкафу (сейфе) у лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или бухгалтер)․
- Выдаются этому ответственному лицу только по его письменной заявке․
- При увольнении ответственного лица бланки и книги передаются по акту приема-передачи новому ответственному лицу или руководителю․
Ответственность за нарушения
Нарушение правил оформления, учета и хранения бланков трудовых книжек может повлечь:
- Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — для должностных лиц и юрлиц․
- Претензии со стороны работников (например, при невозможности оформить запись из-за отсутствия бланка)․
- Проблемы при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ) и налоговых органов․
Проверьте образец бланков․ Убедитесь, что у вас в наличии бланки нового образца (с 2023 г․), если старые не подпадают под исключения․
Назначьте ответственного․ Четко определите, кто в организации ведет книги учета и хранит бланки․ Дайте ему инструкцию․
Ведите обе книги․ Не путайте учет чистых бланков (приходно-расходная) и учет «загруженных» книжек/вкладышей (книга движения)․
Узнайте местного поставщика․ Свяжитесь с администрацией вашего муниципалитета, чтобы выяснить, кто обеспечивает бланками в вашем регионе (как ГУТП «Брестгороптторг» для Бреста)․
Соблюдайте сроки хранения․ Приходно-расходную книгу храните 5 лет, книгу движения — 75 лет․ Чистые бланки, неиспользованные более 3 лет, подлежат списанию․
Соблюдение этих простых правил избавит организацию от проблем с трудовым законодательством и гарантирует корректное отражение трудового стажа всех сотрудников․