Уведомление (или письмо) работнику о необходимости получить трудовую книжку – обязательный документ‚ который оформляется при увольнении сотрудника‚ если в последний рабочий день им не была выдана соответствующая запись. В статье подробно рассматриваются требования к оформлению‚ формы документов‚ порядок отправки и особенности оформления расписки.

Нормативно‑правовая база

Для правильного оформления письма используют следующие нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‚ 70‚ 81)
• Постановление Правительства РФ № 135 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой книжки»
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/ООГ‑1347
• КонсультантПлюс‚ 2026 – типовые формы уведомления

Эти документы устанавливают‚ что уведомление составляется в свободной форме‚ но должно содержать определённые сведения.

Ключевые положения

1. Уведомление направляется в течение 30 календарных дней после окончания отношений.
2. В документе указываются ФИО работника‚ дата увольнения‚ место работы‚ а также просьба забрать трудовую книжку или дать согласие на её отправку по почте.
3. Если работник не явился‚ работодатель может оформить расписку о получении в электронном виде или отправить документ заказным письмом с описью вложения;

Содержание письма

В письме обязательно указываются следующие реквизиты:

• Дата составления уведомления.
• ФИО работника и его адрес проживания.
• Наименование организации‑работодателя и её юридический адрес.
• Текст просьбы «получить трудовую книжку» или «дать согласие на её отправку по почте».
• Сведения о способе доставки (лично‚ заказным письмом‚ курьерской службой).
• Подпись и печать (при наличии) руководителя.

Пример оформления:

ООО «Анион»
ИНН 1234567890
Юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10

«__» __________ 2026 г.

Работнику:
Иванов Иван Иванович
пр. Победы‚ д. 5‚ кв. 12
Москва‚ 123456

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки

Уважаемый(ая) Иванов И.И.!
В связи с окончанием вашего трудового договора‚ которое было расторгнуто по соглашению сторон г.‚ просим в течение 10 (десяти) календарных дней с даты получения данного письма:


Явиться в наш офис и забрать оригинальную трудовую книжку‚ выданную вами в период работы‚ или
Подтвердить согласие на отправку трудовой книжки по почте (указать почтовый адрес).

При получении трудовой книжки просим подписать расписку о получении (образец прилагается).

С уважением‚
_____________________/ ____________________
(Подпись‚ ФИО руководителя)
Печать

Формы и образцы

Для удобства работодателя подготовлены типовые формы‚ которые можно свободно использовать и адаптировать под конкретные условия.

Шаблон уведомления

Скачать готовый шаблон в формате .doc можно по ссылке: Шаблон уведомления. В документе предусмотрены все обязательные реквизиты и место для подписи.

Расписка о получении трудовой книжки

После того как работник получит книжку‚ необходимо оформить расписку. Пример:

• ФИО работника.
• Номер и серия трудовой книжки.
• Дата получения.
• Подпись работника.
• Примечание: «Подпись получена в двух экземплярах‚ один из которых остаётся в деле работодателя».

Образец подписи:

Расписка о получении трудовой книжки

Я‚ _______________________ (ФИО)‚ подтверждаю‚ что получил(а) в руки оригинальную трудовую книжку № ___‚ серия ___‚ выданную ООО «Анион» г.

Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 2026 г.

Заявление о выдаче дубликата

Если в книжке допущены ошибки или она потеряна‚ работник может потребовать дубликат. Для этого оформляется заявление (образец доступен в разделе «Заявление работника о выдаче трудовой книжки»).

Порядок отправки и подтверждения получения

Для минимизации рисков и снятия ответственности с работодателя рекомендуется использовать следующий алгоритм:

1. Составление уведомления в свободной форме.
2. Отправка письма заказным письмом с описью вложения (см. Письмо Минтруда от № 14‑2/ООГ‑1347).
3. Сохранение копии описи и подтверждения о вручении (скан или фотография).
4. Если работник не отвечает в течение 30 дней‚ оформляется утверждённая расписка о невозможности вручения‚ что освобождает работодателя от дальнейшей ответственности.

Таким образом‚ все документальные действия фиксируются в письменной форме‚ что защищает обе стороны.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить уведомление по электронной почте? Да‚ при условии‚ что работник ранее предоставил электронный адрес и дал согласие на такие формы коммуникации.
• Что делать‚ если работник отказывается получать трудовую книжку? В этом случае можно оформить расписку о попытке вручения и отправить документ повторно или оформить отправку по почте.
• Как оформить дубликат‚ если в книжке допущены ошибки? Работник подаёт заявление‚ а работодатель выдаёт новый экземпляр с исправленными записями‚ после чего обе стороны подписывают расписку.

Правильное оформление письма работнику о получении трудовой книжки – важный элемент юридической защиты работодателя и гарантии прав сотрудника. Используя приведённые образцы‚ соблюдая требования Трудового кодекса и правильно оформляя расписку‚ вы минимизируете риск споров и подтвердите факт передачи документа.

Для получения готовых шаблонов и бесплатной консультации юриста переходите по ссылкам:

• Бесплатная консультация юриста
• Шаблон уведомления
• Образец расписки

Соблюдайте нормы законодательства и оформляйте документы в срок – это залог чистых трудовых отношений.