Дата публикации: 22 мая 2026 года

С 2025 года в России все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки — либо по собственному выбору, либо потому, что впервые устраиваются на работу после вступления в силу новых правил․ Однако, даже при электронном ведении трудовой, работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку при увольнении, если она была бумажной, или предоставить уведомление о выдаче․

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить уведомление работника о выдаче трудовой книжки при увольнении, приведем образец, объясним, когда и как его нужно составлять, а также ответим на часто задаваемые вопросы․

Когда и зачем нужно уведомление о выдаче трудовой книжки?

Обязанность работодателя

Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (последний день работы)․ Если по каким-то причинам это невозможно (например, работник отсутствует на рабочем месте), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой․

Форма уведомления

• Уведомление составляется в письменной форме․
• Может быть вручено лично под роспись или отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Если работник отказывается получать уведомление, составляется акт об отказе․

Сроки

Уведомление должно быть направлено работнику не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения․

Структура уведомления о выдаче трудовой книжки

Уведомление должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Шапка: наименование организации, ИНН, адрес, контактные данные․
2. Дата составления (дата увольнения)․
3. ФИО работника полностью․
4. Должность и структурное подразделение (если есть)․
5. Основание увольнения (пункт, часть статьи ТК РФ, например, ст․ 77 ч․ 1 п․ 3 — по собственному желанию)․
6. Дата выдачи трудовой книжки (дата увольнения)․
7. Место и время получения (адрес офиса, кабинет, ФИО ответственного лица)․
8. Информация о возможности получения почтой (если работник согласен)․
9. Подпись работодателя или уполномоченного лица․
10. Подпись работника (при личном вручении) или отметка о вручении заказным письмом․

Также в уведомлении можно указать:

• Срок, в течение которого необходимо явиться за трудовой книжкой (обычно 7 дней с даты получения уведомления)․
• Предупреждение о том, что невостребованная трудовая книжка будет отправлена почтой по истечении указанного срока․
• Контактные данные для связи (телефон, email)․

Образец уведомления о выдаче трудовой книжки при увольнении

Как правильно вручить уведомление?

Личное вручение

• Работодатель или уполномоченное лицо вручает уведомление работнику под роспись в день увольнения․
• Если работник отказывается расписываться, составляется акт об отказе с указанием причины и присутствующих свидетелей․

Отправка почтой

• Уведомление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Дата получения письма считается датой вручения уведомления․
• Копия уведомления и уведомление о вручении хранятся у работодателя․

Электронная форма (если согласовано)

В некоторых случаях допускается направление уведомления по электронной почте, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации и согласовано с работником․ Однако, для большей юридической силы рекомендуется дублировать бумажную версию․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Можно ли не выдавать трудовую книжку при увольнении?

Нет․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы․ Исключение — если работник написал заявление о выдаче трудовой книжки почтой (ст․ 84․1 ТК РФ)․

❓ Что делать, если работник не пришел за трудовой книжкой?

Работодатель обязан:

1. Направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
2. По истечении 7 дней (или другого указанного срока) отправить трудовую книжку почтой заказным письмом с уведомлением о вручении․
3. Сохранить документы, подтверждающие отправку (квитанция, уведомление о вручении)․

❓ Можно ли уволить работника без выдачи трудовой книжки?

Нет․ Увольнение без выдачи трудовой книжки является нарушением трудового законодательства и может быть обжаловано в суде․

❓ Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель обязан:

1. Восстановить трудовую книжку (если записи сохранились в базе)․
2. Выдать дубликат трудовой книжки․
3. В случае невозможности восстановления, выдать справку о трудовой деятельности․

Работник вправе потребовать компенсацию за причиненные неудобства․

❓ Можно ли получить трудовую книжку через представителя?

Да, если у работника есть нотариально заверенная доверенность на получение трудовой книжки․

Рекомендации для работодателя

• Своевременно оформляйте приказы об увольнении и готовьте документы заранее․
• Проверяйте правильность записей в трудовой книжке перед выдачей․
• Храните копии всех документов (уведомления, акты, уведомления о вручении)․
• Соблюдайте сроки — не затягивайте с выдачей трудовой книжки․
• Объясняйте работнику его права и порядок получения трудовой книжки․

Уведомление о выдаче трудовой книжки при увольнении — это не просто формальность, а важная процедура, которая защищает права работника и работодателя․ Правильно оформленное уведомление поможет избежать споров и конфликтов, а также минимизировать риски административной ответственности․

Следуйте приведенным образцам и рекомендациям, и вы сможете грамотно оформить все необходимые документы при увольнении сотрудника․

Помните: Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Бережно храните и правильно оформляйте записи!

Полезные ссылки

• Статья 84․1 ТК РФ — Выдача трудовой книжки при увольнении
• Статья 5․27 КоАП РФ — Нарушение трудового законодательства
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)

Если у вас остались вопросы — задайте их в комментариях! Мы обязательно ответим․