Процедура увольнения сотрудника обычно подразумевает его личное присутствие, подписание приказа и получение трудовой книжки на руки. Однако на практике часто возникают ситуации, когда работник не может лично явиться в отдел кадров в свой последний рабочий день. В таком случае на помощь приходит институт представительства. В этой статье мы подробно разберем, как оформляется запись в трудовой книжке об увольнении по доверенности, какие юридические нюансы необходимо учитывать и как избежать типичных ошибок.
Что говорит закон о представительстве при увольнении?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. При этом закон не запрещает сотруднику подать заявление об увольнении, а также забрать документы и расчет через представителя, действующего на основании надлежащим образом оформленной доверенности.
Важно понимать: увольнение по доверенности — это не особое основание для расторжения трудового договора (как, например, увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию). Это лишь способ реализации прав работника, который не может присутствовать лично. Основание для увольнения в трудовой книжке указывается стандартное.
Требования к доверенности
Для того чтобы представитель мог законно подписать приказ об увольнении, ознакомиться с ним и получить трудовую книжку, доверенность должна быть составлена безупречно. К ней предъявляются следующие строгие требования:
- Нотариальная форма. Доверенность должна быть заверена нотариусом. Простая письменная форма для получения кадровых документов не подойдет, так как работодатель не может гарантированно удостовериться в подлинности подписи работника.
- Специальные полномочия. В тексте доверенности должны быть четко прописаны права представителя. Рекомендуется указать следующие полномочия:
- Право подавать заявление об увольнении;
- Право подписания приказа об увольнении (ознакомление с приказом);
- Право получения трудовой книжки, справок и иных документов, связанных с работой;
- Право получения окончательного расчета (если денежные средства не переводятся на банковскую карту).
- Срок действия. Доверенность должна быть действующей на момент совершения юридически значимых действий.
Как оформляется запись в трудовой книжке?
Сама формулировка записи в трудовой книжке об увольнении не зависит от того, лично присутствовал работник или действовал через представителя. Запись делается строго по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Пошаговая инструкция внесения записи:
- (графа 1 и 2): В виде заголовка указывается полное наименование организации (или ставится штамп). Под ним в первой графе ставится порядковый номер записи, а во второй, дата увольнения (последний рабочий день).
- Сведения об увольнении (графа 3): Вносится запись об увольнении с указанием причины. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Никаких упоминаний о том, что работник действовал через представителя, в графе 3 быть не должно!
- Основание (графа 4): Указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя. Указываются его дата и номер. Например: «Приказ от № 45-к».
Кто подписывает трудовую книжку?
Это один из самых частых вопросов, вызывающих споры у кадровиков. Согласно правилам, все записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Если работник отсутствует лично, возникает дилемма: кто ставит подпись работника?
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек: Ставится всегда. Это делает кадровик или руководитель.
- Подпись работника: Поскольку работник отсутствует, он не может лично расписаться в трудовой книжке и личной карточке. В этом случае подпись работника в трудовой книжке не ставится. Представитель не имеет права расписываться за работника (ставить факсимиле или подписывать своей подписью с пометкой «по доверенности» в графе подписи работника), так как это нарушает инструкцию.
Во избежание претензий со стороны проверяющих органов, кадровику рекомендуется сделать пометку в личной карточке работника (форма Т-2) и на экземпляре приказа: «С приказом ознакомлен по доверенности от [дата] № [номер], представитель ФИО».
Выдача трудовой книжки представителю
Получение трудовой книжки по доверенности — это ответственная процедура для работодателя. При выдаче документа представителю необходимо:
- Проверить оригинал доверенности и паспорт представителя.
- Снять копию с доверенности и паспорта представителя, заверить их и подшить в личное дело увольняемого сотрудника.
- В Книге учета движения трудовых книжек сделать запись о том, что трудовая книжка выдана на руки представителю по доверенности, с указанием реквизитов доверенности и данных паспорта представителя. Представитель должен расписаться в Книге учета.
Что делать, если никто не забрал трудовую книжку?
Если работник уволился, но ни он, ни его представитель не явились за трудовой книжкой, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи. Чтобы обезопасить себя, кадровик обязан:
- Направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Сохранить трудовую книжку в архиве организации до востребования.
Частые ошибки и их последствия
Работодатели и представители часто допускают следующие ошибки:
- Указание в трудовой книжке сведений о доверенности. Это грубая ошибка. Трудовая книжка заполняется по строгим стандартам, и упоминание представителя искажает смысл записи, так как трудовые отношения расторгаются с самим работником.
- Принятие простой письменной доверенности. Если кадровик выдаст трудовую книжку по рукописной доверенности, в случае спора работник может заявить, что не уполномочивал данного человека, и потребовать компенсацию за задержку выдачи документов.
- Подписание трудовой книжки представителем за работника. Это нарушение инструкции. В таком случае запись считается недействительной, и при следующем трудоустройстве новому работодателю придется делать исправления.
Увольнение по доверенности — это абсолютно законная и рабочая процедура, которая позволяет сотрудникам решать свои дела без лишних препятствий. Главное правило для работодателя: запись в трудовой книжке всегда стандартная, а все юридические действия, связанные с представительством, подтверждаются документально (сохранением копии доверенности, отметками в журналах и приказах). Строгое соблюдение требований к доверенности и правил заполнения кадровых документов позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств с бывшими сотрудниками.