Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Оформление увольнения и внесение записи в трудовую книжку, одна из ключевых и наиболее ответственных кадровых процедур. Ошибка на этом этапе может привести к судебным спорам, финансовым санкциям и репутационным рискам для компании. Данная статья объединяет актуальные требования Трудового кодекса РФ, разъяснения контролирующих органов и практические рекомендации на 2026 год.

Самое главное: Запись в трудовой книжке должна быть точной, полной и соответствовать формулировкам, указанным в законе. Неправильная ссылка на статью ТК РФ или искажение основания увольнения — частая причина признания увольнения незаконным.

Законные основания увольнения: на что ссылаться в записи?

В графе 3 («Основание увольнения») трудовой книжки указывается не просто слово «уволен», а конкретное основание с ссылкой на пункт части 1 статьи 77, 71, 81 или 83 ТК РФ. Обратите внимание: для увольнения по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) закон требует ссылаться на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ («расторжение трудового договора по инициативе работника»). Это распространенная ошибка кадровиков.

Таблица 1. Основные формулировки записей об увольнении

Основание увольнения (статья ТК РФ)	Правильная формулировка в графе 3 трудовой книжки	Неправильная формулировка (ошибка)
По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)	Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)	Уволен по ст. 80 ТК РФ; Уволен по инициативе работника (без ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 77)
По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)	Уволен по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)	Уволен по ст. 78 ТК РФ; Уволен по взаимному согласию
По инициативе работодателя (сроки, ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	Уволен за прогул; Уволен по ст. 81 ТК РФ (без указания конкретного пункта)
По инициативе работодателя (сокращение, ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	Уволен в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)	Уволен по сокращению; Уволен по reorganization

Пошаговая инструкция по оформлению увольнения и записи в трудовой книжке

Процедура состоит из нескольких обязательных этапов, которые должны быть выполнены строго в установленные сроки.

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Для увольнения по собственному желанию сотрудник пишет письменное заявление. Работодатель не вправе отказать в его приеме и регистрации. Дата подачи заявления фиксируется в журнале учета входящих документов.

Шаг 2: Издание приказа об увольнении

Приказ (распоряжение) издается на основании заявления сотрудника и вступает в силу в день, указанный в заявлении (если иное не оговорено). Срок для издания приказа, не позднее дня увольнения. Формулировка в приказе должна полностью соответствовать будущей записи в трудовой книжке.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится на основании изданного приказа в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). Обязательные реквизиты:

Графа 1: Порядковый номер записи.
Графа 2: Дата внесения записи (день увольнения).
Графа 3: Точная формулировка основания увольнения с указанием пункта и части статьи ТК РФ (см. Таблицу 1).
Графа 4: Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.

Важно: Запись не должна содержать оценок («не справился», «не выполнил»), только сухой факт и правовое основание.

Шаг 4: Выдача документов сотруднику в день увольнения

В последний рабочий день работодатель обязан выдать сотруднику:

Трудовую книжку (бумажную) с внесенной записью об увольнении.
Если сотрудник работает с электронной трудовой книжкой (ЭТК), ему выдается справка СТД-Р (форма утверждена Приказом Минтруда № 762н) с аналогичной записью. Сама запись автоматически попадает в ЭТК через СФР.
Копии документов по письменному заявлению сотрудника (копии приказа о приеме и увольнении, выписка из трудовой книжки) — в день увольнения (ст. 62 ТК РФ).
Справку 2-НДФЛ за текущий год и иные документы, предусмотренные законодательством.

Особенности увольнения с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. Работник может отказаться от перевода на ЭТК, тогда ведется бумажная книжка.

Ключевые отличия и действия работодателя:

При увольнении сотрудника с ЭТК не выдается бумажная книжка. Вместо нее — справка СТД-Р с печатью и подписью.
Запись об увольнении вносится в сведения о трудовой деятельности (СТД), которые автоматически передаются в Социальный фонд России (СФР).
Обязанность по отправке сведений: Работодатель обязан направить в СФР сведения об увольнении (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Если сотрудник ранее отказался от ЭТК и ведется бумажная книжка, а потом перед увольнением передумал — нужно оформить перевод на ЭТК и действовать по правилам для ЭТК.

Типичная ошибка: При увольнении сотрудника с ЭТК выдача справки СТД-Р часто затягивается. Это нарушение! Справка должна быть выдана в день увольнения.

Сроки и ответственность за нарушения

Выдача трудовой книжки/справки СТД-Р: В день увольнения (последний рабочий день). Задержка влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для должностных лиц).
Запись в книжке: Вносится в день увольнения. Неправильная запись может быть исправлена только по решению суда или по соглашению сторон (ст. 86 ТК РФ).
Направление сведений в СФР (ЕФС-1): Для всех видов увольнения (и с бумажной, и с электронной книжкой), не позднее следующего рабочего дня. За несвоевременную передачу сведений также предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Чек-лист для кадровика при увольнении

Получено и зарегистрировано письменное заявление сотрудника (для увольнения по собственному желанию).
Издан приказ об увольнении с правильной ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ.
Внесена запись в трудовую книжку (бумажную) или подготовлена справка СТД-Р (для ЭТК) с идентичной формулировкой основания.
Запись подписана руководителем и скреплена печатью организации.
В день увольнения сотруднику выданы: трудовая книжка/справка СТД-Р, копии документов (по заявлению), справка 2-НДФЛ.
Сведения об увольнении (ЕФС-1, подраздел 1.1) направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Все действия отражены в кадровом деле (заявление, приказ, квитанция о выдаче документов).

Оформление увольнения — это не формальность, а юридически значимая процедура, защищающая интересы как работника, так и работодателя. Соблюдение последовательности действий, использование точных формулировок из Трудового кодекса и строгое следование срокам (выдача документов, передача сведений в СФР) — залог того, что процедура увольнения не вызовет претензий со стороны сотрудника и проверяющих органов. В 2026 году акцент сделан на безошибочное взаимодействие с системой электронных трудовых книжек и Социальным фондом России.