Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. Вопрос о том, можно ли временно получить её у работодателя, часто возникает у сотрудников, которые, например, меняют место работы, переводятся по совместительству или просто хотят иметь документ под рукой. Ниже разберём все нюансы, которые помогут понять, как правильно оформить временную выдачу трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Официальный документ, в котором фиксируются даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и прочие сведения.
- Обязателен для всех работников, которые заключили трудовой договор с работодателем.
- В случае перехода на гражданско-правовой договор (ГПХ) или оказания услуг на разовой основе – не требуется.
Правовые основы временной выдачи
Согласно статье 18 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки всех сотрудников, проработавших у него свыше пяти дней, если работа является основной. Внутренний нормативный акт работодателя может дополнительно регулировать порядок хранения и выдачи документов.
Однако закон не предусматривает возможности получить трудовую книжку от одного работодателя у другого. Исключение существует только в случае, если работник временно хранит её не у работодателя (например, в случае переезда), но это не относится к обычной выдаче.
Когда можно попросить временно получить трудовую книжку?
- При переходе на новое место работы: чтобы новый работодатель мог внести запись.
- При работе по совместительству: работник должен получить справку с датами работы, номерами приказов о приёме и увольнении, которую затем передаёт основному работодателю.
- При переводе на другую должность (временно или постоянно): необходимо обновить запись.
- При переходе на электронную трудовую книжку: можно запросить форму СТД‑Р, содержащую только сведения о работе в текущей компании.
Как оформить временную выдачу?
- Подготовьте письменное заявление. В нём укажите:
- ФИО сотрудника.
- Номер и дата трудового договора.
- Причину запроса (например, переход на новое место работы).
- Срок, на который нужна книжка.
- Сдайте заявление в отдел кадров. Работодатель обязан рассмотреть его в течение 3 рабочих дней.
- Получите оригинал трудовой книжки. После утверждения заявления работник может забрать документ.
- Верните книжку после окончания срока. Если вы не планируете использовать её дальше, верните её работодателю.
Работа по совместительству: как оформить запись?
Для работы по совместительству физическое лицо должно получить справку с датами работы, номерами приказов о приёме и увольнении. Такая справка может быть предоставлена работодателю в любое время – как в период работы, так и после увольнения с места дополнительного заработка. После её получения основной работодатель внесёт запись в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Если сотрудник выбрал ЭТК, вернуться к бумажному варианту уже не получится.
- При переходе на ЭТК работодатель продолжает вести старый документ, если сотрудник не подал заявление о замене.
- Для тех, кто полностью перешёл на электронный формат, можно запросить форму СТД‑Р, в которой будут отражены только данные о работе в текущей компании.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить трудовую книжку у работодателя, если я работаю по ГПХ? Нет, при гражданско-правовом договоре (ГПХ) трудовая книжка не требуется.
- Что делать, если работодатель не хочет выдавать книжку? В таком случае можно обратиться в Трудовую инспекцию для проверки соблюдения законодательства.
- Можно ли оставить книжку у работодателя на длительный срок? Да, но это должно быть оформлено письменным соглашением.
Временная выдача трудовой книжки – это законный и распространённый процесс, который позволяет сотруднику иметь документ под рукой в критических ситуациях. Главное – оформить письменное заявление, получить согласие работодателя и вернуть книгу после окончания срока. При работе по совместительству и переходе на новый трудовой договор особенно важно своевременно предоставить справку с датами работы, чтобы новый работодатель мог внести корректные записи. Если вы выбрали электронную трудовую книжку, помните, что переход на бумажный вариант невозможен, но вы всегда можете запросить форму СТД‑Р, отражающую только ваш текущий стаж.