Оформление увольнения – один из самых важных кадровых процессов․ Неправильная запись в трудовой книжке может привести к проблемам при последующем трудоустройстве, получении пенсии и даже к юридическим спорам․ В статье подробно рассматривается, как правильно оформить запись о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления записи в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 77 часть 1 пункт 3 – основания увольнения по собственному желанию․
  • Статья 80 – порядок расторжения трудового договора по инициативе работника․
  • Статья 81 – порядок внесения записей в трудовую книжку (в т․ч․ электронную)․
• Постановление Правительства РФ от № 2215 «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек»․
• Приказ Минтруда России от № 105н «Об утверждении формы и содержания записей в трудовой книжке»․

Когда применяется запись «по инициативе работника»?

Запись делается в следующих случаях:

1. Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию (пункт 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
2. Работник увольняется в связи с выходом на пенсию, переводом в другую организацию по собственному желанию и т․п․, если основание указано в пункте 3 ч․ 1 ст․ 77․
3. Работник отказывается от дальнейшего выполнения обязанностей без нарушения дисциплины (не считается «по инициативе работодателя»)․

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись вносится в графу 3 «Сведения об увольнении (прекращении трудового договора)» последней страницы трудовой книжки․

Формулировка записи

Согласно рекомендациям Profiz․ru и справочникам ГАРАНТ․РУ, официальная формулировка выглядит так:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Если увольнение связано с выходом на пенсию, добавляется уточнение:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Порядок внесения записи

• Запись вносит уполномоченный сотрудник отдела кадров (или руководитель организации)․
• Запись делается чернильной печатью (черным или синим чернилом) без исправлений․
• После записи ставится подпись ответственного лица и печать организации (если организация использует печать)․
• Запись заверяется подписью работника (в некоторых организациях) – это подтверждает согласие с формулировкой․

Пример заполнения

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года большинство организаций переходит на электронный формат․ В ЭТК запись вносится автоматически через систему «Электронный кадровый документ» (ЭКД)․ Процедура аналогична бумажной, но:

• Запись формируется в системе автоматически после подтверждения увольнения в ЕФС‑1 (единой форме справки)․
• Сотрудник получает уведомление по электронной почте и может просмотреть запись в личном кабинете․
• Подтверждение записи осуществляется электронной подписью уполномоченного лица․

Пошаговый алгоритм оформления увольнения по инициативе работника

1. Получение заявления от работника․ Заявление должно быть подписано работником и содержать дату подачи․
2. Согласование даты увольнения․ По ТК РФ работник имеет право выбрать дату увольнения, но не менее чем за 2 недели (если иное не предусмотрено коллективным договором)․
3. Подготовка расчётных документов․ Сформировать ЭФС‑1, расчётную ведомость, справку о доходах (2‑НДФЛ) и др․
4. Уведомление СФР․ Работодатель обязан в течение следующего рабочего дня после увольнения передать сведения в Службу финансового контроля (СФР) через ЕФС‑1․
5. Внесение записи в трудовую книжку․ Оформить запись согласно пункту 3․1, поставить подпись и печать․
6. Выдача трудовой книжки․ Работнику в последний рабочий день выдается трудовая книжка с внесённой записью (или ссылка на запись в ЭТК)․
7. Подписание акта приёма‑сдачи․ Сотрудник и работодатель подписывают акт, в котором фиксируется факт завершения трудовых отношений․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись «Уволен по собственному желанию»?

Эта формулировка устарела․ С 2024 года рекомендуется использовать точную ссылку на пункт 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ При обнаружении ошибки необходимо:

• Составить акт исправления записи (подписывают работник и работодатель)․
• Внести корректную запись в следующей строке, указав «Запись исправлена» и дату исправления․

Нужно ли ставить печать организации?

Если организация использует печать в кадровой документации, то печать ставится․ При отсутствии печати (например, в небольших фирмах) достаточно подписи уполномоченного лица․

Можно ли использовать сокращённую формулировку «Уволен по собственному желанию»?

Теоретически допускается, но в официальных рекомендациях (ГАРАНТ․РУ, КонсультантПлюс) указано, что запись должна содержать ссылку на нормативный акт – пункт 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․ Это упрощает проверку в государственных органах․

Как оформить запись, если работник уходит в отпуск без сохранения заработной платы?

В таком случае трудовой договор не расторгается, а приостанавливается․ Запись в трудовой книжке делается только после окончательного расторжения договора․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ․ Без неё запись может быть признана недействительной․
• Неправильный порядок дат․ Дата записи должна совпадать с датой увольнения, указанной в акте․
• Использование черных маркеров или исправлений․ Запись должна быть чистой, без исправок․
• Неоформление ЭФС‑1․ Отсутствие уведомления в СФР может привести к штрафам․
• Не выдача трудовой книжки работнику․ По закону работнику обязаны выдать книжку в последний рабочий день․

Практический пример: увольнение в мае 2026 года

Иван Петров, инженер, подал заявление об увольнении с желаемой датой увольнения ․

1. – получено заявление, подписано Иваном Петровым․
2. – согласована дата увольнения, подготовлен расчётный лист․
3. – оформлен акт приёма‑сдачи, подписан обеими сторонами․
4. – в трудовой книжке внесена запись:
   

   Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

   Подпись: С․ Смирнова, начальник отдела кадров; печать организации․

5. – выдана трудовая книжка Ивану Петрову, отправлен ЭФС‑1 в СФР․

Корректная запись в трудовой книжке при увольнении по инициативе работника – это обязательный элемент трудового процесса, который защищает интересы как работника, так и работодателя․ Следуя нормативным требованиям (пункт 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ, статья 81 ТК РФ) и рекомендациям по оформлению, вы избежите юридических рисков и обеспечите прозрачность кадровой документации․

Помните: точность формулировки, своевременность подачи ЭФС‑1 и правильное оформление подписи/печати – ключ к безупречной кадровой практике․

Дата публикации: