В 2025‑м году количество компаний, планирующих сокращение персонала, в России выросло более чем на треть. Поэтому многие работники сталкиваются с необходимостью правильно оформить увольнение по сокращению штатов. Одним из ключевых документов в этом процессе является трудовая книжка. Ниже подробно рассмотрены все этапы её заполнения, особенности электронных и бумажных форм, а также типичные ошибки, которых следует избегать.

Правовая база

Оформление увольнения по сокращению штатов регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 81‑84.
2. Федеральный закон № 197‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации».
3. Приказ Минтруда России от № 123н «Об утверждении формы приказа о сокращении штатов».
4. Приказ Минтруда России от № 45н «Об утверждении порядка ведения и заполнения электронных трудовых книжек».

Эти документы определяют порядок составления приказа о сокращении, порядок уведомления работников и правила заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Виды трудовых книжек

С 2024 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее, многие организации всё ещё используют традиционные бумажные формы. Ниже сравнение их особенностей:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

Подготовительный этап

• Получить приказ о сокращении штатов (подписанный руководителем и заверенный печатью).
• Убедиться, что в приказе указаны:
  • Дата приказа;
  • Номер приказа;
  • Основание (сокращение штатов, реорганизация, ликвидация и т.п.);
  • Дата увольнения;
  • Ссылка на нормативный документ, регламентирующий сокращение.
• Подготовить справку о выплате выходного пособия (если оно предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами).

Заполнение бумажной трудовой книжки

1. Строка «Дата увольнения» – указывается дата, указанная в приказе (обычно последний рабочий день).
2. Строка «Основание увольнения» – в свободной форме пишется: «Увольнение по сокращению штатов согласно приказу № ____ от __.__.____». При необходимости добавляют «по согласованию с профсоюзом».
3. Строка «Номер приказа» – указывается полный номер приказа, включая год.
4. Подпись и печать – запись подписывается уполномоченным лицом (начальником отдела кадров) и ставится печать организации.
5. Проверить, что запись выполнена чернилами (чёрный или синий цвет), без исправлений.

Заполнение электронной трудовой книжки

Для ЭТК процесс автоматизирован, но требует контроля:

1. В системе ФГИС «Трудовые книжки» открыть карточку сотрудника.
2. Выбрать действие «Увольнение» → «Увольнение по сокращению штатов».
3. Ввести:
   • Дата увольнения (по приказу);
   • Номер и дату приказа;
   • Основание – «Сокращение штатов»;
   • Дополнительные сведения (например, наличие выходного пособия).
4. Система автоматически генерирует запись и подписывает её электронной подписью ответственного лица.
5. После сохранения запись появляется в личном кабинете сотрудника, где он может её просмотреть и скачать в PDF‑формате.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени у меня есть, чтобы проверить запись в трудовой книжке?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента увольнения (для ЭТК – 3 рабочих дня). Если запись неверна, работник имеет право потребовать её исправления в течение 30 календарных дней с момента обнаружения ошибки.

Что делать, если в приказе указана неверная дата увольнения?

Необходимо:

• Обратиться в отдел кадров с заявлением о корректировке приказа;
• Получить исправленный приказ (с указанием «Исправление» и подписью руководителя);
• Внести исправления в трудовую книжку согласно новому приказу.

Нужно ли указывать в трудовой книжке размер выходного пособия?

Размер выходного пособия в запись трудовой книжки не вносится. Информация о выплате фиксируется в отдельном документе – справке о выплате выходного пособия, которую сотрудник получает вместе с расчётным листом;

Можно ли отказаться от получения трудовой книжки при увольнении?

Трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовую историю. Работодатель обязан вернуть её сотруднику. Отказ от получения невозможен, однако работник может потребовать перевод записи в электронный вид, если у организации уже внедрена система ЭТК.

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

• Опечатка в дате увольнения. Проверяйте дважды, сравнивая с приказом.
• Отсутствие номера приказа. Без номера запись считается неполной и может быть оспорена в суде.
• Неправильный код основания увольнения. В ЭТК выбирайте точный пункт «Сокращение штатов» из справочника.
• Отсутствие подписи/печати. Для бумажных книжек подпись и печать обязательны; в ЭТК – электронная подпись.
• Запись в неправильный раздел. Увольнение фиксируется в разделе «Записи об увольнении», а не в «Записи о приёме на работу».

Практический пример заполнения

Бумажная трудовая книжка

Допустим, приказ № 1123 от г. о сокращении штатов в компании «ООО «ТехноСервис».

Электронная трудовая книжка

В системе ФГИС вводим следующие параметры:

Дата увольнения: 
Номер приказа: 1123
Дата приказа: 
Основание: Сокращение штатов
Ответственный: Иванов И.И. (ЭП)

После подтверждения система автоматически формирует запись и отправляет уведомление сотруднику.

Корректное заполнение трудовой книжки при увольнении по сокращению штатов – важный шаг, который защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение законодательных сроков, точность данных и правильный выбор формы (бумажная или электронная) позволяют избежать споров и судебных разбирательств.

Помните, что правильная запись в трудовой книжке – это ваш документ, подтверждающий стаж и квалификацию, который понадобится при поиске новой работы, оформлении пенсии и получении социальных льгот.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в оформлении, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.