Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Оформление увольнения сотрудника – один из ключевых моментов кадрового учёта․ В программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и 1С:ERP существует встроенный механизм, который автоматически формирует запись в трудовой книжке (ТК) и, при переходе на электронный формат, в электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Ниже – пошаговое руководство, которое поможет избежать типичных ошибок и оформить увольнение в соответствии с ТК РФ․

Содержание

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
Отражение увольнения в 1С:ЗУП
Отражение увольнения в 1С:Бухгалтерия
Отражение увольнения в 1С:ERP
Общий алгоритм действий в любой конфигурации 1С
Проверка и корректировка записи
Частые ошибки и как их избежать
Полезные рекомендации для HR‑службы

При увольнении сотрудника необходимо:

составить и зарегистрировать заявление на увольнение;
издать приказ об увольнении (форма Т‑8 или Т‑8а);
сделать окончательный расчёт;
внести запись в трудовую книжку (или ЭТК)․

В 1С все эти шаги можно выполнить в одном интерфейсе, а программа сама сформирует нужный текст записи в соответствии с требованиями ст․ 66 ТК РФ и положениями о ведении трудовых книжек․

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ, выдаваемый работнику при приёме на работу․ Запись вносится ручкой или печатается на принтере, после чего ставится подпись уполномоченного лица и печать организации․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г․ в России действует обязательный переход на ЭТК для всех работодателей․ Данные хранятся в ПФР (позже – в Социальном фонде России)․ В 1С запись формируется в виде XML‑файла, который автоматически отправляется в фонд через сервис «Электронная трудовая книжка»․

Независимо от формата, содержание записи о увольнении должно включать:

дата увольнения;
основание (пункт статьи ТК РФ, например, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 – по собственному желанию);
номер и дата приказа об увольнении;
подпись уполномоченного лица и печать (для бумажной ТК) либо электронную подпись (для ЭТК)․

Отражение увольнения в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

Шаг 1․ Создание заявления на увольнение

Перейдите в раздел Кадровик → Заявления сотрудников․
Нажмите Создать → выберите тип Заявление на увольнение․
Укажите сотрудника, дату подачи, желаемую дату увольнения и основание (например, «по собственному желанию»)․
Сохраните и отправьте на согласование руководителю․

Шаг 2․ Формирование приказа об увольнении

После одобрения заявления перейдите в Кадровик → Приказы по кадрам․
Нажмите Создать → выберите Приказ об увольнении․
Программа автоматически подставит данные из заявления: ФИО, должность, табельный номер, основание․
Укажите номер и дату приказа (можно сгенерировать автоматически)․
Сохраните приказ и распечатайте его для подписи․

Шаг 3․ Внесение записи в трудовую книжку

Откройте карточку сотрудника (Кадровик → Сотрудники → выберите нужного → Открыть)․
Перейдите на вкладку Трудовая книжка․
Нажмите Добавить запись → выберите тип Увольнение․
Поля заполнятся автоматически:
- Дата увольнения – берётся из приказа;
- Основание – выбирается из справочника (например, «Уволен по собственному желанию – п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»);
- Номер и дата приказа – подставляются из ранее созданного приказа;
- Подпись и печать – можно добавить вручную после печати документа․
Для бумажной ТК нажмите Печать → выберите шаблон «Запись в трудовую книжку» → распечатайте на бланке ТК․
Для ЭТК нажмите Отправить в ПФР (или в Социальный фонд)․ Программа сформирует XML‑файл и отправит его через сервис Электронная трудовая книжка․

Шаг 4․ Расчёт и закрытие

После внесения записи выполните окончательный расчёт (Зарплата → Начисления → Расчёт с сотрудником при увольнении) и закройте кадровое дело․

Отражение увольнения в 1С:Бухгалтерия

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия кадровый учёт часто ведётся через подсистему Зарплата и кадры․ Алгоритм аналогичен ЗУП, но есть небольшие отличия в меню․

Основные шаги

Зарплата и кадры → Сотрудники → Заявления на увольнение – создать заявление․
Зарплата и кадры → Приказы по кадрам → Приказ об увольнении – оформить приказ (автозаполнение из заявления)․
Зарплата и кадры → Сотрудники → Трудовая книжка – добавить запись об увольнении (как в ЗУП)․
Для ЭТК используйте кнопку Отправить в ПФР на той же вкладке․
После этого выполните Зарплата → Начисления → Расчёт при увольнении и проведите закрытие периода․

Важно: в 1С:Бухгалтерии есть отдельный регистр Сведения о трудовой деятельности, который также обновляется при внесении записи в ТК․ Проверяйте его соответствие через отчет Сведения о трудовой деятельности сотрудников․

Отражение увольнения в 1С:ERP Управление предприятием

В ERP кадровый модуль более интегрирован с другими подсистемами (проекты, производство, CRM)․ Тем не менее, процесс увольнения остаётся типовым․

Последовательность действий

Перейдите в Кадровик → Сотрудники → откройте карточку нужного сотрудника․
Нажмите кнопку Создать заявление на увольнение (или используйте действие Уволить из меню Действия)․
Заполните форму: дата увольнения, основание, комментарий․ Система предложит создать приказ автоматически․
Подтвердите создание приказа – он появится в разделе Кадровик → Приказы по кадрам․
После подписи приказа вернитесь в карточку сотрудника → вкладка Трудовая книжка → Добавить запись → выберите Увольнение․ Все поля заполнятся из приказа․
Для бумажной ТК распечатайте запись через кнопку Печать․ Для ЭТК нажмите Отправить в Социальный фонд (система сама сформирует XML и передаст его через интеграцию с сервисом ЭТК)․
Запустите расчёт final payments (Зарплата → Начисления → Расчёт при увольнении) и проведите закрытие периода․

ERP также ведёт регистр История изменений кадровых данных, где можно отследить, кто и когда внёс запись об увольнении – полезно для аудита․

Общий алгоритм действий в любой конфигурации 1С

Несмотря на различия в интерфейсе, логика остаётся одинаковой:

Создать и согласовать заявление на увольнение․
Сформировать приказ об увольнении (автоматически или вручную)․
Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) через карточку сотрудника․
Провести окончательный расчёт и закрыть период․
Проверить корректность записи (см․ раздел Проверка и корректировка)․

Проверка и корректировка записи в трудовой книжке

Что проверять

Соответствие даты увольнения дате, указанной в приказе․
Точность формулировки основания (должна точно повторять wording из ТК РФ, например: «Уволен по собственному желанию – п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»)․
Наличие номера и даты приказа․
Для бумажной ТК – наличие подписи уполномоченного лица (директор, руководитель отдела кадров) и печати организации․
Для ЭТК – статус отправки в Социальный фонд (должен быть «Принято» или «Доставлено»)․

Как исправить ошибку

Если ошибка обнаружена до отправки в фонд (ЭТК) или до выдачи бумажной ТК сотруднику – откройте запись в карточке сотрудника, нажмите Изменить, исправьте поля и сохраните․
Если запись уже отправлена в фонд, но содержит неточность – необходимо подать изменяющую запись (тип записи «Исправление записи о трудовой деятельности») через тот же интерфейс (Добавить запись → Исправление)․ Укажите дату исправления, опишите ошибку и приведите правильный вариант․
После внесения исправления повторно отправьте обновлённый файл в Социальный фонд․

Частые ошибки и как их избежать

Неправильное основание увольнения․ Часто ставят «по соглашению сторон», когда на самом деле увольнение по собственному желанию․ Решение: всегда сверяйтесь с заявлением и приказом․
Отсутствие номера приказа․ В некоторых версиях 1С номер не подставляется автоматически, если приказ создан вручную․ Решение: вручную заполните поле «Номер приказа» перед сохранением записи․
Отправка в фонд без электронной подписи․ Фонд отклоняет файл․ Решение: убедитесь, что в настройках компании указан сертификат ЭП и активирована опция «Подписывать документы при отправке в ПФР/СФР»․
Дублирование записи․ При повторном открытии карточки сотрудника иногда создаётся две одинаковые записи․ Решение: перед добавлением проверьте наличие уже существующей записи за текущую дату․
Несвоевременное закрытие периода․ Если после увольнения не выполнен расчёт, запись может не попасть в отчёты по налогам․ Решение: сразу после оформления приказа запустите расчёт и проведите закрытие месяца․

Полезные рекомендации для HR‑службы

Создайте шаблон заявления и приказа в 1С (через Настройки → Шаблоны документов)․ Это сократит время на оформление․
Настройте автоматическую нумерацию приказов по годам – так будет проще вести архив․
Используйте отчет Сведения о трудовой книжке (раздел Отчёты → Кадры) для ежемесячной сверки с данными в ПФР․
При переходе на ЭТК храните электронные копии всех приказов и заявлений в отдельной папке документа management (DMS) – это упростит аудит․
Проводите обучение сотрудников отдела кадров раз в полгода: изменения в ТК РФ, новые требования к ЭТК, обновления конфигурации 1С․

Оформление увольнения в 1С и последующее отражение записи в трудовой книжке – процесс, который при правильной настройке программы становится практически автоматизированным․ Главное – точно следовать этапам: заявление → приказ → запись в ТК (бумажную или электронную) → расчёт и проверка․ Соблюдая представленные рекомендации и избегая типичных ошибок, вы обеспечите законность кадровых процедур, сохраните доверие сотрудников и избежите штрафов со стороны контролирующих органов․

Если у вас остались вопросы по конкретной версии 1С (например, 1С:ЗУП 3․1, 1С:Бухгалтерия 3․0 или 1С:ERP 2․5), обращайтесь к специалистам по настройке или к официальной документации фирмы «1С» – там всегда есть актуальные инструкции и примеры заполнения․