Оформление увольнения сотрудника — ответственная задача для кадровика или бухгалтера. Любая неточность в трудовой книжке может привести к проблемам для работника при оформлении пенсии или на новом месте работы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении, какие формулировки использовать актуально в 2026 году, и приведем наглядные примеры заполнения.
Общие правила внесения записи об увольнении
При внесении записи о прекращении трудовых отношений необходимо строго соблюдать Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Графы 1, 2, 3 и 4 заполняются следующим образом:
- Графа 1, ставится порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2 — указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 — вносится сама формулировка причины увольнения. Она должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (ТК РФ).
- Графа 4 — указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя: дата и порядковый номер.
Допустимые формулировки: уволить, расторгнуть или прекратить?
Один из самых частых вопросов при заполнении: как именно начинать запись в графе 3? Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки. Вы можете использовать слова:
- «Уволен…»
- «Трудовой договор расторгнут…»
- «Трудовой договор прекращен…»
Все эти варианты будут совершенно равнозначными и законными. Однако многие кадровики предпочитают вариант «Трудовой договор расторгнут…», так как эта формулировка предложена в п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек и звучит более корректно юридически.
Важные нюансы и шпаргалка для кадровика
- Ссылка на часть статьи: Является ли нарушением, если запись не содержит ссылки на часть статьи? Да. Если вы пишете «п. 3 ст. 77 ТК РФ» вместо «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», это считается ошибкой. Необходимо указывать часть статьи точно так, как она звучит в кодексе.
- Основание для увольнения по собственному желанию: При увольнении по собственной инициативе работника основанием в записи трудовой книжки должен быть пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, а не статья 80 ТК РФ (ст. 80 лишь раскрывает процедуру, а п. 3 ч. 1 ст. 77 является основанием).
- Подписи и печать: После внесения записи работник должен расписаться в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе»). Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).
Примеры заполнения записей об увольнении
Ниже приведены примеры заполнения раздела «Сведения о работе» для самых частых оснований увольнения, актуальные на 2026 год.
Пример 1: Увольнение по собственному желанию
Самая распространенная ситуация. Формулировка причины должна точно отражать норму ТК РФ.
Пример заполнения граф:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Пример 2: Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
При окончании срочного договора основанием выступает пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ.
Пример заполнения граф:
- Графа 1: 10
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 112-лс
Пример 3: Увольнение по соглашению сторон
Если работник и работодатель договорились расстаться мирно, применяется пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ.
Пример заполнения граф:
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 22-у
Пример 4: Увольнение при сокращении штата
В этом случае важно не перепутать статью. Основанием является пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ.
Пример заполнения граф:
- Графа 1: 8
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 78-к
Что делать, если допущена ошибка?
Если вы заметили ошибку в записи об увольнении (например, пропущена часть статьи или неверно указана дата), исправлять ее нужно на текущем месте работы. В разделе «Сведения о работе» под следующим номером записи делается пометка: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная формулировка. Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено!
Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — залог отсутствия трудовых споров в будущем. Всегда сверяйте формулировки с Трудовым кодексом РФ, обязательно указывайте часть и пункт статьи и не забывайте о равнозначности понятий «уволен», «расторгнут» и «прекращен». Используйте актуальные образцы 2026 года и проверяйте каждую цифру в датах и номерах приказов — эта внимательность сбережет и ваши нервы, и время ваших бывших сотрудников.