Увольнение сотрудника – это событие‚ требующее особого подхода к оформлению документации. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным инструментом ведения кадровой информации‚ поэтому при прекращении трудового отношения необходимо правильно оформить её запись. В статье разберём‚ что именно требуется сделать при увольнении работника‚ какие документы подготовить и как избежать ошибок.

Правовая основа

В Украине процесс увольнения регулируется Трудовым кодексом и специальными нормативными актами‚ в т.ч. законом «Об электронном реестре трудовых книжек». Основные положения:

• С 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки теряют обязательный статус‚ а вся информация должна быть внесена в электронный реестр.
• Электронная трудовая книжка формируется в единой системе‚ доступной работодателю‚ работнику и контролирующим органам.
• При увольнении в ЭТК вносится запись о прекращении трудовых отношений‚ указывается дата увольнения и основание (по инициативе работника‚ по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).

Ключевые нормативные документы

Для правильного оформления используйте:

1. Трудовой кодекс Украины.
2. Закон Украины «Об электронном реестре трудовых книжек».
3. Постановления Министерства труда и соцзабезпечения.
4. Внутренние регламенты вашей организации.

Пошаговый алгоритм оформления увольнения в ЭТК

Ниже представлен пошаговый план‚ который поможет вам корректно оформить запись в электронной трудовой книжке.

1. Подготовка увольнительного приказа. В нем указываются:
   • ФИО работника;
   • Должность;
   • Основание увольнения (по статье ТК‚ по соглашению сторон и т.д.);
   • Дата увольнения.
2. Сбор подписей. При увольнении по собственному желанию работник подписывает заявление‚ а при увольнении по инициативе работодателя – подписывается приказ о расторжении.
3. Оплата всех выплат. Проверьте расчёт заработной платы‚ компенсаций‚ отпускных и иных выплат.
4. Подготовка трудовой книжки. В системе ЭТК создаётся запись:
   • В поле «Основание увольнения» указываеться код причины (например‚ 01 – по соглашению сторон‚ 02 – по инициативе работодателя и т.д.).
   • Указывается дата увольнения.
   • Если увольнение происходит по инициативе работника‚ в записи указывается «по собственному желанию».
5. Передача данных в ПФР и другие органы. После внесения записи в ЭТК система автоматически формирует отчёты для Пенсионного фонда‚ налоговой и других инстанций.
6. Вручение работнику копии приказа и справки о расчёте; Работнику предоставляются копии приказа‚ расчёта и подтверждения о внесении записи в ЭТК.

Что именно записывается в электронную трудовую книжку

Запись в ЭТК должна содержать минимум следующие элементы:

• ФИО работника.
• Дата увольнения.
• Основание увольнения (код причины‚ ссылка на статью ТК).
• Дата окончания работы (если она отличается от даты увольнения).
• Сведения о последнем месте работы (если требуется).

Пример оформления записи:

Запись в ЭТК
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата увольнения: 
Основание: 01 – По соглашению сторон
Последний рабочий день: 

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении увольнения в ЭТК часто допускаются следующие ошибки:

• Неправильный код причины увольнения. Убедитесь‚ что код соответствует выбранному основанию.
• Отсутствие даты увольнения. Дата должна быть указана точно‚ иначе запись будет считаться недействительной.
• Неучтённые выплаты. Все расчёты должны быть завершены до внесения записи.
• Отсутствие подписи работника (если требуется). При увольнении по собственному желанию подпись работника обязательна.

Чтобы избежать проблем‚ рекомендуется:

1. Провести внутренний аудит процесса увольнения.
2. Использовать проверенный HR‑систему‚ поддерживающую ЭТК.
3. Консультироваться с юристом по конкретному случаю.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить запись в ЭТК после её внесения?

Изменить запись можно только в случае выявления ошибки‚ но только в рамках установленного порядка (подача корректирующего заявления и подтверждающих документов).

Что делать‚ если работник отказывается подписывать приказ об увольнении?

В этом случае документ всё равно можно оформить‚ но подпись работника не ставится. В системе ЭТК указывается «отказ от подписи»‚ и это фиксируется в протоколе.

Как оформить увольнение по соглашению сторон?

Основание указывается кодом 01‚ а в поле «Примечание» указывается «по соглашению сторон». При этом необходимо‚ чтобы обе стороны подписали соответствующее соглашение.

Нужно ли хранить бумажную копию приказа об увольнении?

Да‚ хотя ЭТК – электронный документ‚ оригинальная копия приказа должна храниться в кадровом деле в бумажном виде в течение 5 лет.

Рекомендации работодателю

Для минимизации рисков и обеспечения прозрачности процесса увольнения рекомендуется:

• Вести централизованный HR‑реестр‚ где все записи в ЭТК фиксируются автоматически.
• Регулярно проверять соответствие записей законодательным требованиям (не реже одного раза в квартал).
• Обучать HR‑персонал особенностям оформления увольнений в электронной форме.
• Сохранять все подтверждающие документы (приказы‚ заявления‚ расчёты) в архиве не менее 5 лет.

Электронная трудовая книжка – важный инструмент ведения кадровой документации. При увольнении работника необходимо точно следовать установленному порядку‚ правильно оформить запись в ЭТК и обеспечить своевременное уведомление всех заинтересованных органов. Соблюдая описанные выше шаги‚ вы сможете избежать юридических ошибок‚ упростить работу с персоналом и сохранить репутацию организации.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по кадровому праву или используйте функции вашей HR‑системы для автоматического контроля за оформлением увольнений.