Смерть сотрудника — это всегда трагедия, однако для отдела кадров это еще и сложная юридическая и бюрократическая процедура, которая должна быть выполнена безупречно. Внесение записи в трудовую книжку в таком случае имеет свою специфику и строгий порядок, регламентированный Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Самое главное помнить, что увольнение в связи со смертью — это прекращение трудового договора не по инициативе работника или работодателя, а по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). И именно эта формулировка должна лежать в основе записи.
Документ-основание: без него вносить запись нельзя
Прежде чем брать в руки ручку и трудовую книжку, кадровик должен получить документальное подтверждение печального события. Основанием для внесения записи может служить только один из следующих документов:
- Свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС (оригинал или надлежащим образом заверенная копия).
- Решение суда о признании работника умершим или об установлении факта смерти (вступившее в законную силу).
Слухов, заявлений родственников или справок из морга недостаточно для того, чтобы издавать приказ и вносить запись в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция внесения записи
Процесс оформления состоит из нескольких последовательных шагов, нарушать которые нельзя.
Шаг 1: Издание приказа
На основании свидетельства о смерти (или решения суда) работодатель издает приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.
Важный нюанс: Дата приказа должна совпадать с датой его фактического издания, а вот датой прекращения трудового договора (увольнения) будет являться дата смерти работника, указанная в свидетельстве ЗАГС или решении суда. Это правило закреплено в ч. 2 ст. 83 ТК РФ.
Шаг 2: Заполнение трудовой книжки
В самой трудовой книжке необходимо заполнить раздел «Сведения о работе». Внимательно следите за нумерацией, датами и формулировками.
- Графа 1 (№ записи): проставляется следующий порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): вносится дата прекращения трудового договора (дата смерти работника из свидетельства ЗАГС). Обратите внимание: дата приказа и дата в графе 2 будут разными!
- Графа 3 (Сведения о приеме… увольнении): здесь делается запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Слово «уволен» в данной ситуации не используется, так как увольнение — это действие, совершаемое по воле сторон, а здесь договор именно «прекращается».
- Графа 4 (Основание): указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя (дата и номер), а также реквизиты свидетельства о смерти.
Пример заполнения (визуализация)
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в таблице:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Специалист по кадрам Петрова Е;А.
- Графа 4: Приказ от № 45-к, Свидетельство о смерти I-МЮ № 123456 от
Заверение записи и выдача трудовой книжки
После внесения записи в трудовую книжку необходимо правильно ее заверить и передать документ близким покойного.
Нужно ли ставить печать и подписи?
Согласно действующим правилам, при прекращении трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью работодателя (при ее наличии);
- Подпись самого работника в данном случае не ставится, так как он физически не может этого сделать, а закон не требует подписей родственников или иных лиц.
Кому выдать документ?
Трудовая книжка умершего работника выдается на руки одному из его родственников под расписку (в книге учета движения трудовых книжек). Если за книжкой никто не обращается, работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет в архиве предприятия, как невостребованную.
Частые ошибки, которых нужно избегать
Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться серьезными проблемами для родственников при оформлении пенсий, пособий и наследства. Обратите внимание на следующие типичные нарушения:
- Использование слова «Уволен». Правильная формулировка — «Трудовой договор прекращен».
- Указание даты издания приказа в графе 2. Датой прекращения договора всегда является дата смерти из свидетельства ЗАГС.
- Неверная ссылка на статью ТК РФ. Часто путают п. 6 ст. 83 (обстоятельства, не зависящие от воли сторон) с другими основаниями. Обязательно пишите полный путь: «пункт 6 части первой статьи 83».
- Внесение записи без свидетельства о смерти. Это грубейшее нарушение, которое может привести к юридическим казусам (например, если человек был признан безвестно отсутствующим, а не умершим).
Оформление увольнения в связи со смертью работника требует от кадровика максимальной внимательности и сочувствия к близким покойного. Строго следуйте букве закона, не торопитесь и всегда сверяйтесь с официальными документами-основаниями. Грамотно внесенная запись избавит родственников усопшего от дополнительных бюрократических мытарств в и без того тяжелый для них период.