Дата публикации: 21 мая 2026 года
Актуальность: В 2026 году правила работы с трудовыми книжками претерпели изменения, особенно в части электронного документооборота. Эта статья поможет кадровикам избежать ошибок при оформлении увольнения.
Самое главное помнить: Трудовая книжка — это официальный документ, от правильности заполнения которого зависит трудовая биография работника. Ошибки могут привести к судебным разбирательствам и административной ответственности работодателя.
Основные этапы оформления увольнения в трудовой книжке
Подготовка к процедуре увольнения
Перед началом процедуры увольнения кадровик должен:
- Проверить наличие всех необходимых документов (приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка работника)
- Убедиться, что приказ об увольнении подписан уполномоченным лицом
- Подготовить бланк трудовой книжки или форму СТД-Р (для электронных трудовых)
- Проверить правильность заполнения титульного листа (если книжка новая)
Порядок внесения записи об увольнении
В трудовую книжку вносится запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». Запись должна содержать:
Графа 1: Порядковый номер записи (например, 5) Графа 2: Дата увольнения (число, месяц, год) Графа 3: Формулировка причины увольнения (например: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации") Графа 4: Дата и номер приказа об увольнении
Пример записи об увольнении по собственному желанию:
5 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ № 45/к от
Пример записи об увольнении по сокращению штата:
6 Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ № 50/к от
Особенности работы с электронными трудовыми книжками
Обязанности работодателя при увольнении
При работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК) кадровик должен:
- Внести запись об увольнении в информационную систему не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении
- Сформировать и отправить в СФР (Социалфонд России) форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1
- Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р) в день увольнения
Сроки: Форма ЕФС-1 должна быть отправлена не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (пункт 2 части 5 статьи 11 Закона от № 27-ФЗ).
Выдача документов при увольнении с ЭТК
Работник получает:
- Выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
- Справку о доходах и суммах НДФЛ (2-НДФЛ)
- Справку для расчета пособий по временной нетрудоспособности
- Справку о трудовом стаже (при необходимости)
Ошибки при заполнении трудовой книжки и их исправление
Типичные ошибки кадровиков
Наиболее распространенные ошибки при оформлении увольнения:
- Неправильная формулировка причины увольнения
- Отсутствие ссылки на статью Трудового кодекса
- Неправильная дата или номер приказа
- Отсутствие печати организации
- Неправильное заполнение графы 1 (пропуск порядкового номера)
Порядок исправления ошибок
Если ошибка обнаружена:
- До выдачи трудовой книжки работнику: Исправить ошибку, заверив исправление подписью и печатью
- После выдачи трудовой книжки:
- Если ошибка незначительная (например, опечатка в дате), можно сделать исправление в присутствии работника
- Если ошибка существенная, необходимо оформить дубликат трудовой книжки
Важно: Неправильное заполнение титульного листа при первичном оформлении требует уничтожения книжки и выдачи новой.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Обязательные действия кадровика
При выдаче трудовой книжки необходимо:
- Подтвердить получение трудовой книжки подписью работника в книге учета движения трудовых книжек
- Поставить печать организации на первой странице трудовой книжки (если таковая имеется)
- Выдать работнику расписку о получении трудовой книжки
Форма расписки:
Я, ___________________________________ (ФИО работника), получил трудовую книжку в день увольнения "___" _____________ 20__ г. _____________________________ (подпись работника) (дата)
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения:
- Направить работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки
- Сохранить копию письма и уведомление о вручении
- После получения уведомления о вручении (или истечения срока хранения письма) составить акт о неполучении трудовой книжки
- Хранить трудовую книжку в организации в течение 2 лет
Важно: Работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки до момента ее выдачи работнику или отправки по почте.
Документы, которые должен выдать работодатель при увольнении
Полный перечень документов, которые обязан выдать работодатель:
- Работнику с бумажной трудовой книжкой:
- Трудовая книжка с записью об увольнении
- Расчетный лист с расшифровкой выплат
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (2-НДФЛ)
- Справка для расчета пособий по временной нетрудоспособности
- Справка о трудовом стаже (при необходимости)
- Работнику с электронной трудовой книжкой:
- Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
- Все вышеперечисленные документы
Ответственность кадровика за нарушения
Административная ответственность
За нарушения при оформлении трудовой книжки предусмотрены:
- Штрафы для должностных лиц (кадровиков) от 1 000 до 5 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ)
- Штрафы для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей
Гражданско-правовая ответственность
В случае неправильного оформления трудовой книжки работник может:
- Обратиться в суд с требованием о внесении исправлений
- Потребовать возмещения морального вреда
- Получить дубликат трудовой книжки за счет работодателя
Чек-лист кадровика: что проверить перед увольнением
- ✅ Приказ об увольнении подписан уполномоченным лицом
- ✅ В приказе указана правильная причина и дата увольнения
- ✅ Трудовая книжка (или форма СТД-Р для ЭТК) подготовлена к заполнению
- ✅ В трудовой книжке правильно заполнен титульный лист (если новая)
- ✅ Запись об увольнении содержит все обязательные реквизиты
- ✅ Дата и номер приказа в трудовой книжке совпадают с приказом
- ✅ Печать организации поставлена на титульном листе (если предусмотрена)
- ✅ Работник расписался в книге учета движения трудовых книжек
- ✅ Все необходимые документы подготовлены к выдаче
- ✅ Форма ЕФС-1 (для ЭТК) отправлена в СФР в установленный срок
Часто задаваемые вопросы кадровиков
Вопрос 1: Можно ли уволить работника без трудовой книжки?
Ответ: Нет, трудовая книжка — это обязательный документ при увольнении. Если работник потерял трудовую книжку, ему необходимо выдать дубликат.
Вопрос 2: Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?
Ответ: Направить работнику заказное письмо с уведомлением. После получения уведомления о вручении (или истечения срока хранения) составить акт о неполучении.
Вопрос 3: Можно ли сделать запись об увольнении задним числом?
Ответ: Нет, запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения или не позднее следующего рабочего дня.
Вопрос 4: Нужно ли заверять запись об увольнении печатью?
Ответ: Печать ставится только на титульном листе трудовой книжки (если таковая имеется). Запись об увольнении заверяется подписью ответственного лица.
Вопрос 5: Что делать, если работник не прошел испытательный срок?
Ответ: Запись об увольнении за не прохождение испытательного срока оформляется так:
7 Уволен за не прохождение испытательного срока, часть 1 статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации Приказ № 55/к от
Оформление увольнения в трудовой книжке — это ответственная процедура, требующая внимания к деталям. Кадровик должен:
- Следовать установленным правилам и нормам
- Использовать правильные формулировки причин увольнения
- Своевременно вносить записи и отправлять отчетность
- Соблюдать сроки выдачи документов
- Вести учет движения трудовых книжек
Правильное оформление трудовой книжки при увольнении защищает как работника, так и работодателя от возможных споров и претензий. В случае малейших сомнений рекомендуется обратиться к нормативным актам или проконсультироваться с юристом.
Очень важно: Всегда проверяйте правильность заполнения трудовой книжки перед выдачей работнику. Ошибки могут привести к серьезным последствиям для обеих сторон трудового договора.
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки при увольнении, обратитесь к специалистам или изучите актуальные нормативные акты.