Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные строки для внесения записей о трудовой деятельности, работодатель обязан оформить вкладыш – дополнительный лист, который подшивается к основной книжке и продолжает вести учёт стажа, должностей и наград. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм действий, нормативные основания и готовый образец заявления работника на выдачу вкладыша.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку и обеспечивать её сохранность;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – порядок заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек и вкладышей;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ) – требования к оформлению вкладыша и проставлению штампа «Выдан вкладыш».
Когда необходим вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- На ьном листе трудовой книжки закончились строки для записи о приёме, переводе, увольнении или награждении;
- Трудовая книжка повреждена и требуется замена, но сохраняется старый стаж – вкладыш служит продолжением;
- По инициативе работника (например, при необходимости предоставить дополнительные сведения о работе).
Порядок оформления вкладыша
- Подготовка бланка. Бланк вкладыша выдаётся отделом кадров или бухгалтерией организации. Если организация не имеет собственного бланка, его можно получить в территориальном органе службы занятости или в МФЦ по месту регистрации.
- Заполнение вкладыша. На первом листе вкладыша указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер трудовой книжки (основной);
- Дата выдачи вкладыша;
- Подпись ответственного лица и печать организации.
- Подшивка вкладыша. Вкладыш аккуратно подшивается к трудовой книжке после последней заполненной страницы основной книжки (обычно после страницы с данными о работнике).
- Проставление штампа. На ьном листе трудовой книжки (стр. 1) в верхней части делается запись либо ставится штамп:
Выдан вкладыш серия XXXX № YYY от ДД.ММ.ГГГГ
Если места для записи нет, запись делается на ьном листе первого вкладыша.
- Внесение последующих записей. Все новые сведения о трудовой деятельности вносятся в подшитый вкладыш, а при его заполнении процесс повторяется.
Заявление работника на выдачу вкладыша
Заявление подаётся в письменной форме (можно в электронном виде с электронной подписью) и адресуется руководителю организации или непосредственно отделу кадров. Ниже представлен типовой образец.
Образец заявления
[Наименование организации] [ИНН/КПП] [Адрес организации] От: ________________________ [ФИО работника] [Должность, подразделение] [Табельный номер (если есть)] [Контактный телефон] [E‑mail] «___» __________ 20__ г. Заявление о выдаче вкладыша к трудовой книжке Прошу выдать мне вкладыш к трудовой книжке в связи с исчерпанием свободных строк для внесения записей о трудовой деятельности. Приложение: Копия трудовой книжки (страницы с личными данными и последними записями); Документ, подтверждающий личность (паспорт). С уважением, ________________ /[ФИО]/
После получения заявления отдел кадров проверяет наличие оснований, готовит бланк вкладыша, заполняет его и оформляет запись о выдаче в трудовой книжке.
Что делать, если организация не имеет штампа «Выдан вкладыш»?
Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/12345-6), в случае отсутствия готового штампа допустимо внести запись от руки ручкой синего или чёрного цвета, соблюдая требуемый формат:
Выдан вкладыш серия XXXX № YYY от ДД.ММ.ГГГГ
Запись должна быть чёткой, читаемой и расположена в верхней части ьного листа трудовой книжки (или первого вкладыша, если места нет).
Полезные советы
- Храните копию заявления и выданного вкладыша в личном деле работника – это упростит восстановление документов при утере.
- При оформлении нескольких вкладышей подряд нумерация серии и номера должна быть последовательной (например, серия 001, номер 001; серия 001, номер 002 и т.д.).
- Если работник переходит в другую организацию, вкладыш остаётся прикреплённым к трудовой книжке и передаётся вместе с ней новому работодателю.
- При электронном ведении трудовых книжек (ЭТК) вкладыш не требуется – все записи хранятся в информационной системе, но при переходе на бумажный носитель процедура остаётся той же.
Оформление вкладыша в трудовую книжку – стандартная процедура, регулируемая трудовым законодательством. Правильное заполнение заявления, своевременная выдача бланка и корректное проставление отметки о выдаче обеспечивают непрерывность ведения трудового стажа и защищают права работника. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец заявления, кадровая служба сможет избежать ошибок и обеспечить полное соответствие требованиям закона.