В трудовой книжке сотрудника КОСГУ (Космическая государственная служба) иногда возникает необходимость добавить новый блок записей, когда в оригинальной книге заканчивается место. В таком случае используется вкладыш в трудовую книжку. Ниже вы найдёте полное руководство по его оформлению, юридическим требованиям, скачиваемым шаблонам и советам по правильному вшиванию.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш – это отдельный документ, который вставляется в трудовую книжку между существующими страницами. Он содержит все необходимые сведения о работе, наградах, изменениях должности и т.д., как если бы они были записаны в оригинальной книге. Вкладыш используется:
- Когда в трудовой книжке закончено место для новых записей.
- При смене работодателя, если предыдущая книга не может быть использована.
- Для оформления дополнительных сведений, которые не попали в оригинальный блок.
Юридические основания
Вкладыш регулируется рядом нормативных актов:
- Постановление Правительства РФ от №225 (редакция от №373) – об общих правилах оформления трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от №320н – содержит краткую инструкцию по оформлению вкладыша.
- Инструкция к Единому плану счетов 157н – уточняет, как учитывать вкладыши как бланки строгой отчетности.
Все эти акты подтверждают, что вкладыш является официальным документом, который должен быть заполнен без помарок и в соответствии с установленными формами.
Структура бланка вкладыша
Бланк вкладыша состоит из двух разделов:
- Сведения о работе – 9 разворотов.
- Сведения о награждениях – 8 разворотов.
Каждый разворот содержит таблицу с полями, которые необходимо заполнить. Ниже приведён пример таблицы для раздела «Сведения о работе».
| Дата начала работы | Дата окончания работы | Должность | Организация | Условия труда | Зарплата | Подпись руководителя |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Инженер-исследователь | КОСГУ | Полный рабочий день | 120 000 руб. | ___________________ |
Для раздела «Сведения о награждениях» поля аналогичны, но включают:
- Наименование награды
- Дата вручения
- Организатор награды
- Подпись руководителя
Как правильно заполнить вкладыш
- Получите пустой бланк – его можно скачать в формате Word или PDF с официальных сайтов:
- Моё дело
- КонсультантПлюс
- SPOK.BY
- Заполните все поля аккуратным почерком (или печатным шрифтом в Word). Не допускайте помарок – в случае ошибок необходимо выдать новый бланк.
- Укажите уникальный номер и серию уничтоженного бланка в специальном поле. Это необходимо для учёта.
- Проверьте наличие всех необходимых подписей руководителей и сотрудника.
- Сохраните копию заполненного бланка в электронном виде для внутреннего учёта.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Вшивание – это процесс вставки вкладыша между страницами трудовой книжки. Следуйте пошаговой инструкции:
- Откройте книгу и найдите свободный разворот.
- Вставьте вкладыш так, чтобы его первая страница была сразу после последней заполненной страницы.
- Закрепите вкладыш с помощью скрепки или клея, если это допускается в вашей организации.
- Проверьте, чтобы все страницы были ровными и не перекрывались.
- Сделайте отметку в журнале учёта: «Выдан вкладыш в трудовую книжку» с указанием даты, номера и серии.
Стоимость и порядок выдачи
Согласно действующим правилам, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. Плата за бланк вкладыша может быть взята с сотрудника, если он уже имеет трудовую книжку, но требуется добавить новый блок; В некоторых организациях, включая КОСГУ, стоимость может быть покрыта работодателем.
Где скачать шаблоны?
- Моё дело – бесплатные PDF‑шаблоны с примером заполнения.
- КонсультантПлюс – готовые формы в формате Word, которые можно редактировать.
- SPOK.BY – пошаговые инструкции и готовые бланки.
Все шаблоны обновляются ежегодно, поэтому убедитесь, что вы используете актуальную версию (2026 год).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вставить вкладыш в середину книги? – Да, но только если это не нарушит порядок записей. Обычно вкладыш вставляется после последней заполненной страницы.
- Что делать, если в вкладыше есть ошибки? – Выдайте новый бланк и удалите ошибочный. Важно не оставлять помарки.
- Нужно ли оформлять заявление о выдаче вкладыша? – В большинстве случаев это не требуется, но в некоторых организациях, включая КОСГУ, рекомендуется оформлять внутреннее заявление для учёта.
Вкладыш в трудовую книжку – это надёжный способ сохранить всю историю трудовой деятельности сотрудника, даже если оригинальная книга заполнена. Следуя приведённым инструкциям, вы сможете:
- Правильно заполнить бланк без ошибок.
- Вшить его в книгу без повреждений.
- Соответствовать всем юридическим требованиям.
- Обеспечить надёжный учёт и хранение документов.
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к кадровому отделу КОСГУ или к специалистам «КонсультантПлюс» – они помогут с выбором актуальной версии бланка и с правильным оформлением.