Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные варианты по-прежнему остаются в обороте и имеют юридическую силу. Часто кадровики сталкиваются с проблемой: в бумажной трудовой книжке заканчиваются свободные строки в разделе «Сведения о работе». В этом случае оформление продолжается во вкладыше. Как сделать это законно и без ошибок? Разберем подробный алгоритм и покажем образец.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш — это дополнительный бланк строгой отчетности, который вшивается в трудовую книжку в том случае, если в одном из ее разделов (чаще всего «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях») не осталось свободных мест. Важно помнить: вкладыш недействителен без самой трудовой книжки. Он не является самостоятельным документом.
Главные правила оформления вкладыша
Прежде чем вносить записи, необходимо правильно оформить сам вкладыш:
- Вшивание: Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки (обычно между последней страницей и задней обложкой) прочными нитками.
- Нумерация: На титульном листе вкладыша указываются ФИО, дата рождения, образование и профессия работника на момент заведения вкладыша, а также дата его заполнения. Ставится печать организации и подпись ответственного лица.
- Отметка на обложке: На внутренней стороне обложки трудовой книжки обязательно делается отметка: «Выдан вкладыш к трудовой книжке серия [серия] номер [номер]», ставится подпись кадровика и печать.
Как продолжить запись: пошаговая инструкция
Самая частая ошибка неопытных кадровиков — начать нумерацию во вкладыше с цифры «1», если в трудовой книжке записи закончились, например, на номере «15». Это грубое нарушение. Нумерация записей должна быть сквозной!
Шаг 1: Завершение записи в самой трудовой книжке
Если строка в трудовой книжке закончилась посреди записи (например, нет места для внесения приказа об увольнении или перевода), то в этой строке ставится прочерк, а сама запись переносится целиком во вкладыш.
Шаг 2: Перенос нумерации во вкладыш
В графе 1 раздела «Сведения о работе» вкладыша ставится следующий порядковый номер. Например, если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
Шаг 3: Внесение данных
В графе 2 указывается дата события (приема, перевода, увольнения). В графе 3 пишется содержание записи, а в графе 4 — реквизиты приказа (распоряжения) работодателя.
Образец продолжения записи во вкладыше
Представим ситуацию: в трудовой книжке записи закончились на номере 15. Работника переводят на новую должность. Нужно сделать запись номер 16.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе» во вкладыше:
Графа 1 (№ записи): 16
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о приеме…): Переведен на должность старшего инженера-программиста в отдел разработки.
Графа 4 (Наименование, дата, номер документа): Приказ от № 45-к
Образец: если строка в трудовой книжке закончилась на середине записи
Допустим, в трудовой книжке под номером 15 начата запись об увольнении, но для внесения реквизитов приказа (Графа 4) не осталось места.
- В трудовой книжке в Графе 4 ставится прочерк (или запись обрывается по правилам).
- Во вкладыше в Графе 1 ставится тот же номер — 15.
- В Графе 2 ставится прочерк (так как дата уже указана в трудовой книжке).
- В Графе 3 пишется: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В Графе 4 указываются реквизиты приказа: «Приказ от № 52-у».
Важные нюансы и частые ошибки
- Несколько вкладышей: Если закончился и первый вкладыш, выдается второй. Правила те же: нумерация продолжается, на обложке трудовой книжки делается отметка о выдаче второго вкладыша.
- Запись о работе в разделе «Награждения»: Категорически запрещено вносить записи о работе в раздел «Сведения о награждениях», даже если там есть пустые строки. Для этого выдается вкладыш;
- Исправления: Если ошибка допущена во вкладыше, она исправляется по тем же правилам, что и в трудовой книжке (зачеркивание недопустимо, вносится запись «Запись за номером таким-то недействительна» и пишется верный вариант).
- Электронная трудовая книжка: С 2020 года работники перешли на ЭТК. Однако если сотрудник сохранил бумажную трудовую, работодатель обязан продолжать вести обе формы. Правила ведения вкладышей при этом не изменились.