Важность правильного оформления записи о переводе в трудовую книжку трудно переоценить – от этого зависят законность последующего увольнения, расчёт отпускных, а также возможность подтверждения стажа перед пенсионным фондом.

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 16, 17, 19, 275;
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда РФ от № 279н);
• Приказы и распоряжения работодателя, подтверждающие назначение (протокол совета директоров, решение общего собрания участников и т.п.).

Согласно пункту 4 статьи 275 ТК РФ запись о переводе должна соответствовать формулировке приказа (распоряжения) работодателя.

Когда требуется запись о переводе на должность генерального директора?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Назначение (избрание) нового генерального директора;
2. Перевод уже работающего сотрудника (например, директора филиала) на должность генерального директора организации;
3. Восстановление на прежнюю должность после временного отстранения.

В графе 3 (наименование должности) рекомендуется использовать формулировку «назначен» или «избран», а не «принят», так как генеральный директор назначается решением учредителей или совета директоров.

Пошаговый порядок оформления перевода

Шаг 1. Принятие решения о назначении

Для юридических лиц решение принимается:

• общим собранием участников (акционеров) – оформляется протокол;
• советом директоров – оформляется протокол заседания;
• единственным учредителем – оформляется решение (распоряжение) учредителя.

Шаг 2. Издание приказа (распоряжения) о назначении

В приказе указываются:

• наименование организации;
• номер и дата протокола (решения), на основании которого делается назначение;
• полные ФИО назначаемого лица;
• дата вступления в должность;
• подпись уполномоченного лица (обычно председателя совета директоров или учредителя).

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в графу 3 (наименование должности) и графу 4 (дата и номер приказа). Пример формулировки:

Назначен генеральным директором ООО «Пример», с г. № 12/2026 от г.

Шаг 4. Подписание и заверение записи

Запись подписывается:

• генеральным директором (лицом, которому делается запись);
• уполномоченным представителем работодателя (директор по персоналу, главный бухгалтер и т.п.).

Шаг 5. Сохранение сопроводительных документов

В личном деле сотрудника хранятся:

• протокол (решение) о назначении;
• приказ (распоряжение) о назначении;
• копия записи в трудовой книжке.

Образец записи в трудовую книжку

Если в организации несколько филиалов, в графе 3 дополнительно указывается название филиала.

Пример приказа о назначении генерального директора (2026 год)

Приказ № 12/2026
от г.

Об утверждении назначения генерального директора ООО «Альфа‑Тех»

В соответствии с протоколом общего собрания участников ООО «Альфа‑Тех», проведённым г.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить Иванова Ивана Ивановича генеральным директором ООО «Альфа‑Тех» с г.
Утвердить должностные обязанности генерального директора в соответствии с уставом организации.
Довести настоящий приказ до сведения работников организации под подпись.

Генеральный директор ООО «Альфа‑Тех» ___________________ Петров П. П.

Часто задаваемые вопросы

Кому вносится запись в трудовую книжку?

Запись вносится в трудовую книжку самого назначаемого лица (генерального директора). Если у него нет трудовой книжки, она выдается в порядке, установленном ТК РФ.

Можно ли использовать формулировку «принят на должность»?

Теоретически возможно, но в практике рекомендуется использовать «назначен» или «избран», так как генеральный директор назначается решением учредителей, а не принимается по инициативе работодателя.

Что делать, если генеральный директор является единственным учредителем?

В этом случае учредитель издаёт собственное распоряжение о назначении, которое служит основанием для записи. Пример формулировки в графе 4:

с г. № 1/2026 от г.

Как оформить запись при переводе директора филиала на должность генерального директора головной компании?

Необходимо оформить отдельный приказ о переводе, в котором указывается «перевод из должности директора филиала в должность генерального директора». Запись в трудовой книжке делается по той же схеме, но в графе 3 указывается новое наименование должности.

Оформление записи о переводе на должность генерального директора в трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований и внутренней документации организации. Правильная формулировка, наличие протокола (решения) и приказа, а также подписи уполномоченных лиц гарантируют юридическую чистоту записи и защиту интересов как работодателя, так и самого директора.

Помните: без надлежащего приказа и корректной записи в трудовой книжке любые последующие действия (увольнение, начисление отпускных, пенсионные начисления) могут быть оспорены в суде.