Этот вопрос волнует как работодателей, так и самих сотрудников․ Ответ неоднозначен и напрямую зависит от вида перевода — временного или постоянного․ Неправильное оформление может привести к спорам с работником и претензиям со стороны трудовой инспекции․ Давайте разберемся в деталях․
Ключевое различие: перевод временный и постоянный
Законодательство (Трудовой кодекс РФ и Порядок ведения и хранения трудовых книжек) жестко разделяет эти два понятия․ От этого зависит, нужно ли ставить запись․
Временный перевод, запись НЕ вносится
Если сотрудник переводится на другую работу на ограниченный срок (например, для замещения отсутствующего работника в период его отпуска, больничного, командировки или на вакантную должность), то сведения об этом не отражаются в трудовой книжке․
На что обратить внимание:
- Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ (распоряжение) работодателя․
- В ЕФС-1 (СЗВ-ТД) сведения о таком переводе также не указываются (подраздел 1․1 не сдается)․
- Основание: Порядок ведения трудовых книжек прямо указывает, что записи о временных переводах не заносятся․
Пример: Бухгалтер уходит в декретный отпуск, и на ее место временно (на 1,5 года) переводится кассир․ Запись в трудовую книжку кассира не ставится․ После возвращения бухгалтера кассир возвращается на прежнюю должность — и это также без записи․
Постоянный перевод — запись ОБЯЗАТЕЛЬНА
Если перевод осуществляется на постоянной основе (смена основной должности, профиля работы, структурного подразделения, если оно указано в договоре), то в трудовую книжку вносится соответствующая запись․
Правила оформления:
- Запись делается на основании приказа (распоряжения) работодателя․
- Указывается номер и дата приказа, новая должность (с учетом структурного подразделения, если его изменение является существенным)․
- Запись подписывается работником (если он не отказывается) и заверяеться печатью (для бумажной книжки)․
- Сведения о таком переводе указываются в ЕФС-1 (СЗВ-ТД)․
Пример: Специалист отдела продаж переводится на постоянную должность руководителя этого отдела․ В трудовой книжке делается запись: «Переведен на должность руководителя отдела продаств с на основании приказа №123-к от «․
Что считается «переводом», а что — «перемещением»?
Важно не путать эти термины․
- Перевод — это смена трудовой функции (должности)․ Требует оформления и, если перевод постоянный, — записи в книжке․
- Перемещение — это изменение рабочего места без смены должности (например, переход в другой кабинет, смена участка, смена оборудования)․ Если структурное подразделение не указано в трудовом договоре, его изменение может считаться переводом․ В остальных случаях перемещение не оформляется записью в трудовой книжке․
Особенности при электронных трудовых книжках (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Здесь есть свои нюансы:
- Все сведения о приеме, увольнении, постоянном переводе вносятся в электронный документ автоматически на основе сведений из ЕФС-1․
- Запись о временном переводе также не вносится ни в бумажную, ни в электронную книжку․
- Важно: данные в ЭТК нельзя изменять задним числом․ Если работник выбрал бумажную книжку, но работодатель ведет только электронную, то по заявлению работника ему должна быть выдана бумажная книжка с внесенными в нее обязательными записями (прием, увольнение, постоянный перевод)․
Можно ли внести запись о временном переводе по просьбе работника?
Нет, не следует этого делать․ Закон не предусматривает такой возможности․ Внесение записи о временном переводе исказит реальную картину трудовых отношений и создаст ложное впечатление о смене основной должности․ Вместо этого работнику можно выдать:
- Копию приказа о временном переводе․
- Справку с места работы с указанием периода и выполняемых функций․
Эти документы будут подтверждать факт работы на другой должности в определенный период, но не изменят официальную запись в трудовой книжке․
Что делать, если временный перевод превратился в постоянный?
Если после временного замещения работник официально оформляется на новую должность на постоянной основе, то необходимо:
- Оформить новый приказ о постоянном переводе (или о приеме на другую постоянную должность, если предыдущий договор был прекращен)․
- Внести соответствующую запись в трудовую книжку (или в ЭТК)․
- Указать сведения в ЕФС-1․
Просто продолжать работать на новой должности после истечения срока временного перевода без оформления, нарушение․
Краткий итог: когда запись не нужна?
Запись о переводе в трудовую книжку НЕ вносится, если:
- Перевод является временным (замещение, выполнение работ на период отсутствия основного сотрудника)․
- Произошло просто перемещение без смены должности (в рамках одного структурного подразделения или без изменения указанного в договоре подразделения)․
- Работник работает дистанционно, но его должность и условия оплаты не изменились (если он не требует внесения записи и не передает книжку)․
Ответственность за нарушения
Несоблюдение правил ведения трудовых книжек (внесение ненужных записей или, наоборот, невнесение обязательных) влечет для работодателя административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей)․
Таким образом, не вносить запись о переводе в трудовую книжку можно и нужно только в случае временного перевода․ Для постоянного перевода запись является обязательной․ Всегда основывайтесь на сути изменения трудовых отношений: меняется ли должность (трудовая функция) или только место/условия работы? При сомнениях лучше проконсультироваться с юристом, чтобы избежать future споров․