С 1 января 2020 года в России началось постепенное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Они заменяют традиционный бумажный документ и позволяют фиксировать сведения о трудовой деятельности в цифровом виде. Одним из часто возникающих вопросов является то, как правильно оформить временный перевод сотрудника в системе ЭТК, а также как оформить его переход в постоянный перевод.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящийся в единой государственной информационной системе (СФР). Основные характеристики:

• Создаётся и ведётся работодателем в электронном виде.
• Доступ к данным имеет работник через портал Госуслуг и специализированные сервисы (КонсультантПлюс, Контур.Экстерн и др;);
• Записи в ЭТК обязательны для всех новых сотрудников, принятых после 1 января 2021 года, а также для работников, переведённых в электронный формат по инициативе работодателя.
• ЭТК заменяет бумажную книжку только в части, где законодательством предусмотрено обязательное фиксирование (трудовая деятельность, переводы, увольнения и пр.).

Понятие «временный перевод»

Временный перевод – это перемещение работника к другому работодателю (или в другое подразделение) на ограниченный срок без прекращения трудового договора с первоначальным работодателем. По ТК РФ (ст. 66.1) такой перевод может быть:

1. Внутренний – внутри одной организации (другие подразделения, филиалы).
2. Внешний – к другому юридическому лицу (в рамках единой группы компаний, по согласованию с ПФР).

Временный перевод заканчивается либо по истечении установленного срока, либо в случае признания его постоянным.

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы временного перевода и их отражения в ЭТК:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 66.2, 66.3);
• Постановление Правительства РФ от  № 2253 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от  № 140н «Об утверждении формы и порядка заполнения сведений о трудовой деятельности в электронной трудовой книжке».
• Инструкции ПФР по передаче сведений о трудовой деятельности (формы ЕФС‑1, СЗВ‑ТД).

Как оформить временный перевод в электронной трудовой книжке?

Процедура состоит из нескольких этапов:

Подготовительный этап

• Согласовать с работником и (при внешнем переводе) с принимающим работодателем сроки и условия перевода.
• Получить согласие ПФР (в случае внешнего перевода) и оформить приказ о переводе.

Оформление приказа

В приказе указываются:

• Дата и номер приказа.
• ФИО работника.
• Наименование (ИНН) первоначального и принимающего работодателя.
• Должность, на которую переводят, и срок (дата начала и дата окончания временного перевода).
• Основание (ст. 66.1 ТК РФ).

Внесение записи в ЭТК

Запись вносится в электронную трудовую книжку через систему СФР (обычно через сервис «Электронный личный кабинет работодателя»). Необходимо заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности» со следующими полями:

Уведомление работника

Работнику необходимо предоставить копию приказа и подтверждение внесения записи в ЭТК (скриншот из личного кабинета или справка из СФР).

Превращение временного перевода в постоянный

Если после окончания срока временного перевода работодатель решает оставить сотрудника на новой должности, перевод считается постоянным. В этом случае:

• Составляется новый приказ «О постоянном переводе».
• В ЭТК вносятся новые сведения о трудовой деятельности с датой фактического начала исполнения обязанностей (дата, когда перевод стал постоянным).
• В графе «Дата увольнения» указывается дата прекращения трудовых отношений с первоначальным работодателем (если перевод осуществляется к другому юридическому лицу).
• Код операции в форме ЕФС‑1 меняется на «ПРИМЕНЕНИЕ» (код 05) – это фиксирует окончательное изменение работодателя.

Технические аспекты и формы

Для отражения переводов в ЭТК используются следующие формы:

• ЕФС‑1 – единый формуляр сведений о трудовой деятельности. Код «ПЕРЕВОД» (04) – для временного и постоянного перевода.
• СЗВ‑ТД – сводный электронный документ по трудовой деятельности, формируется раз в квартал.
• Внутренний модуль «Трудовая книжка» в системах «Контур.Экстерн», «СБИС», «КонсультантПлюс» позволяет вносить записи без прямого доступа к СФР.

Обязанности работодателя и штрафы

Невыполнение или несвоевременное внесение сведений о трудовой деятельности в ЭТК влечёт за собой административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц – от 10 000 руб. до 30 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Для юридических лиц – штраф от 50 000 руб. до 200 000 руб..
• В случае повторных нарушений – возможность приостановки доступа к системе СФР.

Частые ошибки и рекомендации

1. Не указывают срок временного перевода. В приказе и в ЭТК обязательно должна быть указана дата начала и (по возможности) окончания.
2. Заполняют форму ЕФС‑1 неверным кодом. Для временного перевода используйте код 04 («ПЕРЕВОД»), для постоянного – код 05 («ПРИМЕНЕНИЕ»).
3. Пропускают уведомление работника. Работник имеет право запросить сведения о своей трудовой деятельности; отсутствие подтверждения может привести к спорам.
4. Не фиксируют изменения в бумажной ТК. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, в ней также должна быть сделана запись о переводе (стр. 1‑2).
5. Заполняют поля «Дата увольнения» неправильно. При временном переводе поле оставляют пустым; при постоянном – указывают дату прекращения трудовых отношений с прежним работодателем.

Пример записи в электронной трудовой книжке

Допустим, Иванов И.И. переводится на временную должность «Инженер‑технолог» в дочернюю компанию «ООО «ТехИнвест» с по .

Если перевод признаётся постоянным, в ЭТК вносится новая запись:

Электронная трудовая книжка упрощает процесс фиксирования трудовых перемещений, однако требует от работодателя строгого соблюдения нормативных требований. При оформлении временного перевода необходимо:

• Подготовить и подписать приказ с указанием всех реквизитов.
• Внести запись в ЭТК через форму ЕФС‑1 с кодом «ПЕРЕВОД».
• Уведомить работника и, при необходимости, оформить запись в бумажной ТК.
• При переходе в постоянный перевод оформить новый приказ и обновить сведения в ЭТК (код «ПРИМЕНЕНИЕ»).

Тщательное соблюдение процедуры поможет избежать штрафов, сохранить корректность кадрового учёта и обеспечить прозрачность трудовых отношений как для работодателя, так и для работника.

Дата публикации:  г.