Оформление временного работника на место сотрудника, находящегося в отпуске, распространенная кадровая практика. Главная особенность такого трудоустройства заключается в заключении срочного трудового договора. Однако с внесением записей в трудовую книжку у кадровиков часто возникают вопросы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о приеме на работу в таком случае, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.
Главное правило: слово «временно» не пишется
Самое главное, что нужно запомнить при заполнении трудовой книжки: в графе 3 раздела «Сведения о работе» слово «временно» или указание на то, что работник принимается на период отпуска основного сотрудника, не вписывается.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 608), запись о приеме на работу должна содержать только:
- Порядковый номер записи;
- Дату приема;
- Наименование организации;
- Профессию, должность, специальность, квалификацию;
- Реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Указание в трудовой книжке на срочный характер договора является избыточной информацией и нарушением инструкции. Срочность фиксируется исключительно в самом трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
Нормативная база
При заполнении трудовой книжки необходимо опираться на:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 59, 66).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 608).
- Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утвержденную Приказом Минтруда России от № 320н).
Пошаговый образец записи
Рассмотрим стандартную ситуацию: Иванова Мария Петровна принимается на должность бухгалтера на время нахождения основного работника (Сидоровой Е.А.) в ежегодном оплачиваемом отпуске.
В разделе «Сведения о работе» запись будет выглядеть следующим образом:
Пример заполнения граф:
Графа 1 (№ записи): 11
Графа 2 (Дата приема):
Графа 3 (Сведения о приеме): Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера.
Графа 4 (Основание): Приказ от № 25-к
Визуальный образец таблицы трудовой книжки:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 10 | 10 05 2026 | Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |
| 11 | 15 05 2026 | Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера. | Приказ от № 25-к |
Особенности увольнения временного работника
Хотя при приеме на работу мы не указываем срочный характер договора, при увольнении запись должна быть максимально точной.
Если основной работник выходит из отпуска досрочно или по его окончании, трудовой договор с временным работником расторгается в связи с истечением срока его действия. В этом случае в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Образец записи об увольнении:
«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки кадровиков
- Ошибка 1: Запись: «Принята на время отпуска основного работника». Это грубое нарушение. В трудовой книжке не должно быть упоминаний о временном характере работы при приеме.
- Ошибка 2: Запись: «Принята на должность бухгалтера по срочному трудовому договору». Указание на срочность договора в графе 3 также недопустимо.
- Ошибка 3: В графе 4 указан только номер приказа, но не указана дата его издания. Реквизиты приказа должны быть полными: наименование, дата и номер.
Что делать, если временный работник стал постоянным?
Бывают ситуации, когда основной сотрудник увольняется, не выходя из отпуска, или работодатель решает оставить временного сотрудника на постоянной основе. В таком случае срочный трудовой договор трансформируется в договор, заключенный на неопределенный срок.
Если срок действия срочного договора истек, но ни одна из сторон не потребовала его расторжения, а работник продолжает трудиться, договор считается заключенным на неопределенный срок. Вносить дополнительные записи в трудовую книжку об изменении характера договора не нужно. Первоначальная запись о приеме на работу остается без изменений.
Оформление приема работника на время отпуска основного сотрудника требует внимательности. Главное правило — трудовая книжка отражает факт трудоустройства и должность, а не условия и сроки действия договора. Четкое следование Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилам их ведения позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантирует юридическую чистоту кадрового документооборота.