Приём временного сотрудника для замещения основного работника, находящегося в отпуске (по беременности и родам, по уходу за ребёнком, учебном отпуске и т.д.), является распространённой практикой в российских организациях. Важно правильно оформить трудовые отношения и внести соответствующие записи в трудовую книжку замещающего работника, иначе возможны штрафы со стороны трудовой инспекции и споры с сотрудником.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 59 (срочный трудовой договор), ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 256 (отпуск по беременности и родам), ст. 256.1 (отпуск по уходу за ребёнком).
• Федеральный закон № 439-ФЗ от «О трудовых книжках» – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России от № 1 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».
• Письмо Роструда от № ПГ/07222-6-1 – разъяснения по оформлению записей при приёме на работу временного работника.

Кто считается временным работником?

Временным работником признаётся сотрудник, принятый по срочному трудовому договору на определённый срок, который напрямую связан с отсутствием основного работника (например, отпуск по уходу за ребёнком). Срок договора обычно устанавливается равным планируемому периоду отсутствия основного сотрудника, но может быть продлён по соглашению сторон.

Оформление приёма на работу

1. Подготовка документов:
   • Заявление о приёме на работу (временный сотрудник).
   • Срочный трудовой договор, в котором чётко указывается:
   • должность, которую будет выполнять временный работник;
   • срок действия договора (например, «с по »);
   • условия оплаты труда, режим работы;
   • пункт о том, что договор заключён для замещения основного работника ФИО, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком.
   • Приказ о приёме на работу (форма Т-1 или её электронный аналог).
   • Личная карточка сотрудника (форма Т-2).
2. Ознакомление с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и т.д.).
3. Внесение записи в трудовую книжку – обязательный шаг, который выполняется в течение трёх рабочих дней с даты приёма (ст. 66 ТК РФ).

Что указывать в трудовой книжке временного работника?

В разделе «Сведения о работе» делается запись о приёме на работу. Согласно Правилам ведения трудовых книжек, запись должна содержать:

• Дата приёма на работу (число, месяц, год).
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• Должность, которую занимает сотрудник.
• Вид трудового договора – срочный.
• Срок действия договора (указывается в скобках после должности или в отдельной колонке «Срок»).
• Основание для приёма – замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком (можно указать ФИО основного сотрудника и вид отпуска).

Пример записи в трудовой книжке

2026  Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера-кассира (срочный трудовой договор на период с по ) для замещения сотрудника Ивановой Анны Сергеевны, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком.

Если организация ведёт трудовую книжку в электронном виде, запись формируется в соответствии с approved форматом и подписывается электронной подписью ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).

Особенности при отпуске по уходу за ребёнком

• Неопределённая дата выхода основного сотрудника. Поскольку сотрудница может выйти на работу раньше окончания отпуска, в трудовой книжке временного работника часто указывают формулировку: «До выхода на работу основного сотрудника Ф.И.О.» либо уточняют, что договор может быть расторгнут по соглашению сторон раньше указанного срока.
• Возможность продления договора. Если отпуск по уходу за ребёнком продляется, срочный трудовой договор можно продлить дополнительным соглашением. В этом случае в трудовой книжке делается новая запись о продлении (или вносится изменение в существующую запись).
• Сохранение места работы основного сотрудника. Временный работник не приобретает право на сохранение места работы после окончания срока договора; его трудовая книжка отражает только период работы по срочному договору.

Ответственность работодателя за неправильное оформление

Нарушение порядка внесения записей в трудовую книжку может повлечь:

• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Требование сотрудника о внесении недостающей записи и возможное возмещение морального вреда.
• Сложности при последующем трудоустройстве работника (некорректная трудовая книжка может вызвать вопросы у нового работодателя).

Практический чек‑лист для кадровика

1. Проверить наличие основания для приёма (приказ об отпуске основного сотрудника).
2. Подготовить срочный трудовой договор с чётким указанием срока и условия замещения.
3. Издать приказ о приёме на работу (форма Т‑1).
4. Ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами под подпись.
5. Внести запись в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней.
6. Хранить копию трудового договора и приказа в личном деле сотрудника.
7. При изменении срока отпуска основного сотрудника – оформить дополнительное соглашение и внести соответствующую запись/изменение в трудовую книжку.

Правильное оформление приёма временного работника и внесение записи в его трудовую книжку – не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав обеих сторон трудового отношения. Следуя установленным нормам, используя чётко сформулированные формулировки и своевременно внося изменения, работодатель избегает штрафов и поддерживает репутацию надёжного работодателя.