Оформление временного замещения – один из самых распространённых кадровых процессов в любой организации. Правильное внесение записи в трудовую книжку временно принятых работников имеет решающее значение для их будущих пенсионных прав, а также для соблюдения требований Трудового кодекса РФ.

Общие положения

Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Любой период официального трудоустройства, в т.ч. и работа «на замену» (временное отсутствие основного сотрудника), должен быть отражён в ТК. Запись вносится работодателем в соответствии с пунктом 3‑5 статьи 66 ТК РФ и пунктом 2, 4, 11 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

Когда обязательна запись?

• Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск) основного работника.
• Отпуск по уходу за ребёнком.
• Продолжительный больничный лист (более 30 календарных дней).
• Отпуск по уходу за больным членом семьи (по согласованию).
• Отпуск по ежегодному отпуску, если для замещения привлекается сотрудник по срочному трудовому договору, и эта работа является его основной.

Важно: запись делается только в том случае, если временно принятый работник ведёт свою трудовую книжку в бумажном виде. При электронных ТК запись фиксируется в системе автоматически.

Правовые основания

1. Трудовой кодекс РФ, статья 66, пункты 3‑5. Устанавливают обязанность работодателя вносить запись о приёме на работу, переводе, увольнении, а также о приёме на работу «на период временного отсутствия другого работника».
2. Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от № 4н). Описывает форму записи, порядок её оформления и требования к подписи.
3. Федеральный закон № 323‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Содержит сведения о том, как учитываются периоды замещения при расчёте страховых взносов.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Для внесения записи необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка приказа о приёме на работу. В приказе указывается:
   • ФИО временно принимаемого работника;
   • Должность, на которую он принимается;
   • Основание (замещение сотрудника ФИО основного работника в период его декретного/болезненного отпуска);
   • Срок действия трудового договора (дата начала и дата окончания);
   • Условия оплаты труда и график работы;
   • Подпись руководителя и печать организации.
2. Подписание трудового договора. Договор может быть срочным (по ст. 57 ТК РФ) или бессрочным, если работа становится основной.
3. Внесение записи в ТК. Запись делается в разделе «Сведения о работе», используя следующую форму (см. образец ниже):
   • Дата приёма;
   • Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
   • Должность;
   • Основание приёма (замещение сотрудника ФИО в период декретного/болезненного отпуска);
   • Срок действия договора (если он срочный);
   • Подпись работодателя (расшифровка подписи) и печать.
4. Контроль качества записи. Проверить разборчивость, отсутствие исправлений, правильность дат и реквизитов.

Образец приказа о приёме на работу «на период отсутствия основного сотрудника»

Приказ № 27/2026
от г.


О приёме на работу временного сотрудника

В соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 2 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек
приказываю:

Принять на работу Петрова Иванa Сергеевича, паспорт № 45 12 345678, 
 в должность «Бухгалтер‑заместитель» в ООО «Альфа» с г. по г.
 (замещение главного бухгалтера Сидорова Алексея Петровича, находящегося в декретном отпуске).

Оформить с Петровым И. С. срочный трудовой договор № 12/2026 от г.

Внести запись в трудовую книжку Петрова И. С. в разделе «Сведения о работе».

Установить заработную плату 70 000 (семьдесят тысяч) рублей в месяц, график работы 5/2.

Контроль исполнения: отдел кадров.

Генеральный директор ___________________ (Иванов В. В.)

Образец записи в трудовую книжку

Особенности при срочном трудовом договоре

• Если работа временно принятых сотрудников является их основным занятием, запись в ТК делается без указания «срочности» договора – в разделе «Сведения о работе» указывается только срок действия (дата начала – дата окончания).
• При совместительстве (когда сотрудник уже имеет основное место работы) запись в ТК делается по желанию работника и в соответствии с ч. 3‑5 ст. 66 ТК РФ.
• Если временный работник привлекается по временной (временной) работе (например, в рамках проекта), запись в ТК не требуется, но в организации должен быть оформлен приказ и договор.

Ошибки при оформлении и их последствия

Неправильные или отсутствующие записи могут привести к:

1. Снижение пенсионных начислений (неучтённый период работы).
2. Отказ в выплате пособий по временной нетрудоспособности.
3. Трудовые споры и штрафы для работодателя (пункт 5.1.1 Положения о ТК).
4. Необходимость внесения исправлений, что требует согласия работника и может потребовать судебного решения.

Рекомендация: перед внесением записи проверяйте:

• Точность ФИО, даты рождения, серии и номера паспорта.
• Соответствие названия организации (полное официальное наименование, ИНН, ОКПО).
• Отсутствие исправлений чернилами – используйте корректирующую ленту и подпишите исправление.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если сотрудник работает по совместительству?

Запись в ТК по совместительству вносится по желанию работника. Если совместитель считается основным местом работы, запись обязательна.

Как оформить запись, если временный сотрудник уже имеет электронную ТК?

В электронных системах запись делается через профиль работодателя в ЕТК. Не требуется бумажная запись, но приказ и договор остаются обязательными.

Можно ли использовать одну запись для нескольких замен (например, несколько сотрудников в отпуске подряд)?

Каждое замещение фиксируется отдельной записью с указанием конкретного ФИО основного работника и периода;

Как оформить запись, если срок замещения превышает 1 год?

Срок более 1 года допускается, но в этом случае рекомендуется оформить бессрочный договор с указанием «замещение … до окончания отпуска» и регулярно обновлять приказ о продлении.

Запись в трудовой книжке о приёме на работу «на период отсутствия основного сотрудника» – обязательный элемент кадровой документации, который гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа;
• Право на пенсионные и социальные выплаты;
• Соблюдение требований Трудового кодекса и Положения о ТК.

Тщательное соблюдение процедуры (приказ, договор, запись) позволяет избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений как для работодателя, так и для работника.

Дата актуализации статьи: