Оформление временных или сезонных работников — распространенная практика для многих компаний. Однако кадровый учет таких сотрудников имеет свои нюансы‚ особенно в сфере ведения трудовых книжек. В 2026 году цифровизация кадрового делопроизводства достигла нового уровня‚ и работодателю крайне важно понимать‚ как правильно зафиксировать прием и увольнение временного персонала‚ чтобы избежать штрафов.

Электронная или бумажная: какую трудовую книжку вести?

Главное изменение последних лет касается перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Вот что нужно знать работодателю при приеме временного сотрудника:

• Для впервые трудоустраивающихся: С 2025 года оформлять бумажные трудовые книжки впервые запрещено. Если ваш временный работник никогда ранее не работал‚ ему сразу оформляется электронная трудовая книжка. Бумажный вариант не заводится.
• Для опытных сотрудников: Если временный работник уже имеет бумажную трудовую книжку и ранее подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель отдает ему бумажную книжку на руки и продолжает вести только электронные сведения.
• Предоставление документов: При оформлении сезонного работника от него потребуется трудовая книжка (при наличии) либо справка СТД-Р (или СТД-СФР)‚ подтверждающая наличие электронной трудовой книжки.

Отчетность в СФР: замена электронной трудовой книжки

Функцию электронной трудовой книжки сейчас выполняют отчеты в Социальный фонд России (СФР). При приеме временного сотрудника действуют строгие сроки:

1. Не позднее рабочего дня‚ следующего за датой приказа о приеме на работу‚ вы обязаны сдать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
2. Если в компании не принято издавать приказы о приеме на работу‚ срок сдачи отчета отсчитывается от даты заключения трудового договора. В этом случае в графе «Основание» необходимо указать реквизиты самого договора.

Важно: Пенсионный фонд (ныне часть СФР) фиксирует все кадровые движения сотрудника именно на основе этих отчетов. Нарушение сроков сдачи ЕФС-1 грозит работодателю штрафными санкциями.

Оформление срочного трудового договора

Прием временного сотрудника всегда сопровождается заключением срочного трудового договора. Это может быть:

• Договор на срок до 2 месяцев.
• Договор на сезонные работы.
• Договор на время исполнения обязанностей временно отсутствующего основного сотрудника.

Трудовой договор в двух экземплярах должен быть подписан не позднее 3 дней после начала фактической работы сотрудника. Вместе с договором издается приказ о приеме.

Как внести запись в бумажную трудовую книжку

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку и не перешел полностью на электронный формат‚ работодатель обязан продолжать ее ведение.

Запись о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» необходимо указать:

• Наименование организации (или отдельного подразделения‚ если сотрудник принят туда).
• Должность‚ на которую принят сотрудник.
• Основание (реквизиты приказа или трудового договора).

При приеме по срочному договору (например‚ на время декрета основного сотрудника) в графе 3 обычно делается стандартная запись о приеме без указания срочного характера‚ однако в графе 4 указывается реквизиты приказа‚ из которого видно‚ что договор срочный.

Запись об увольнении

Чаще всего временных и сезонных работников увольняют в связи с истечением срока трудового договора (по соответствующему пункту ТК РФ). Запись об увольнении вносится в стандартном порядке.

Что нельзя писать в трудовой книжке

Существуют строгие ограничения на внесение информации. В трудовую книжку категорически нельзя вносить записи:

• О дисциплинарных взысканиях (выговорах‚ замечаниях).
• О временных переводах на другую должность.

При этом‚ если в период работы временного сотрудника изменилось название вашей организации‚ эти изменения обязательно нужно отразить в его трудовой книжке.

Права временных сотрудников

Оформляя временного работника‚ помните о его гарантиях по Трудовому кодексу:

• Отпуск: Временным работникам положен отпуск из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы (или денежная компенсация при увольнении).
• График и табель: На таких сотрудников в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени и утверждается график работы.

Краткий алгоритм приема временного сотрудника

1. Получить от работника паспорт‚ трудовую книжку (или справку СТД-Р/СТД-СФР)‚ СНИЛС и иные документы (например‚ заграничный паспорт‚ если принимаете иностранца).
2. Заключить срочный трудовой договор (не позднее 3 дней с момента начала работы).
3. Издать приказ о приеме на работу.
4. Не позднее следующего рабочего дня сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР.
5. Внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался).

Соблюдение этих правил позволит вам быстро и законно оформить сезонного или временного работника‚ минимизировав риски трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.